Datensätze per Import aktualisieren
Ordne Tabellenzeilen Datensätzen zu, die du schon hast, ändere nur die Felder, die du ändern willst, und vermeide Duplikate beim Aktualisieren.
Ein Aktualisierungslauf ändert aus einer Tabelle Datensätze, die du in Syncek schon hast, etwa neue Telefonnummern deiner Kontakte oder eine überarbeitete Liste der Account-Verantwortlichen. Syncek findet den Datensatz jeder Zeile über ein Feld, das du wählst, und ändert die Spalten, die du zuordnest. Importmodus, dieses Feld und Skip empty values stellst du im letzten Schritt ein, Preview import.
1. Importmodus wählen
- Add as new records legt für jede Zeile einen Datensatz an und vergleicht nichts. Importierst du dieselbe Datei zweimal in diesem Modus, gibt es jeden Datensatz doppelt.
- Update existing only ändert die Datensätze, die zu einer Zeile passen. Eine Zeile ohne Treffer wird übersprungen, und nichts Neues entsteht.
- Add new & update existing aktualisiert die Treffer und legt für jede übrige Zeile einen Datensatz an.
2. Abgleichsfeld wählen
Match by ist das Feld, über das Syncek den Datensatz einer Zeile findet. Es muss eine zugeordnete Spalte vom Typ Text, Email, Phone oder Link sein. Die Liste bietet auch Felder vom Typ Number an, aber ein Number-Feld findet derzeit keinen Treffer, also gilt jede Zeile als ohne Treffer. Nimm ein Feld, dessen Wert zu genau einem Datensatz gehört: eine E-Mail-Adresse, eine Kundennummer, eine Website.
Beim Abgleich zählt die Groß- und Kleinschreibung, außer bei E-Mail-Adressen.
ACME-01 und acme-01 sind zwei verschiedene Nummern. Ana@example.com und
ana@example.com sind dieselbe Adresse.
3. Nur die Spalten zuordnen, die sich ändern sollen
Skip empty values ist standardmäßig an. Dann lässt eine leere Zelle in einer Text-, Zahlen-, Datums- oder Auswahlspalte den gespeicherten Wert unangetastet.
Felder für E-Mail, Telefon, Link, Adresse und Namen bestehen aus Teilen. Ist eine Spalte nur einem Teil zugeordnet, etwa dem Ort einer Address, ersetzt die Aktualisierung das ganze Feld: Nicht zugeordnete Teile werden geleert, und eine leere Zelle leert den Teil, dem sie zugeordnet ist, ob Skip empty values an ist oder nicht. Ordne alle Teile eines solchen Felds im selben Lauf zu, und heb vor einem Aktualisierungslauf die Zuordnung jeder Spalte auf, die nichts ändern soll.
4. Die Vorschau lesen, bevor es losgeht
Die Vorschau markiert jede Zeile mit einem Symbol, bevor etwas geschrieben wird, und die Zahlen über der Tabelle lauten will be created, will be updated, will be skipped und with errors. Klick auf eine der Zahlen, um nur diese Zeilen zu sehen.
Ein mehrdeutiger Treffer ist ein Wert, den mehrere vorhandene Datensätze tragen. Diese Zeile zählt unter with errors und wird nicht importiert. Gleiche über ein eindeutiges Feld ab oder führ die Duplikate vorher zusammen.
Übersprungen wird nur bei Update existing only: wenn das Abgleichsfeld leer ist oder kein Datensatz diesen Wert hat.
Doppelte Zeilen in derselben Datei
Die Vorschau vergleicht jede Zeile mit den Datensätzen, die schon in Syncek sind, nie mit den anderen Zeilen der Datei. Ein Wert, der für Syncek neu ist und zweimal vorkommt, kann bei Add new & update existing zu zwei Datensätzen werden. Entferne doppelte Zeilen vor dem Import.
Hat ein Lauf mehr geändert als geplant, mach ihn rückgängig, solange die 72 Stunden laufen.