Atualizar registos com uma importação

Uma execução de atualização altera, a partir de uma folha de cálculo, registos que já tem no Syncek, como números de telefone novos dos seus contactos ou uma lista revista de responsáveis de conta. O Syncek encontra o registo de cada linha por um campo que escolhe, e altera as colunas que mapeia. O modo de importação, esse campo e Skip empty values escolhem-se no último passo, Preview import.

1. Escolha o modo de importação

• Add as new records cria um registo por cada linha e não compara nada. Importe o mesmo ficheiro duas vezes neste modo e fica com cada registo em duplicado.
• Update existing only altera os registos que correspondem a uma linha. A linha sem correspondência é ignorada, e não se cria nada de novo.
• Add new & update existing atualiza as correspondências e cria um registo por cada uma das restantes linhas.

2. Escolha o campo de correspondência

Match by é o campo que o Syncek compara para encontrar o registo de cada linha. Tem de ser uma coluna mapeada do tipo Text, Email, Phone ou Link. A lista também oferece campos Number, mas hoje um campo Number não encontra nenhuma correspondência, por isso todas as linhas contam como sem correspondência. Escolha um campo cujo valor pertença a um único registo: um email, um código de cliente, um site.

A comparação distingue maiúsculas de minúsculas, exceto nos emails. ACME-01 e acme-01 são dois códigos diferentes. Ana@example.com e ana@example.com são o mesmo endereço.

3. Mapeie só as colunas que quer alterar

Skip empty values vem ativado. Assim, uma célula em branco numa coluna de texto, número, data ou seleção mantém o valor guardado.

Os campos de email, telefone, link, morada e nome são feitos de partes. Se mapear uma coluna para uma só parte, como a localidade de uma Address, a atualização substitui o campo inteiro: as partes que não mapear ficam vazias, e uma célula em branco esvazia a parte para a qual está mapeada, com Skip empty values ativado ou não. Mapeie todas as partes desse campo na mesma execução e, antes de atualizar, retire o mapeamento de todas as colunas que não quer alterar.

4. Leia a pré-visualização antes de começar

A pré-visualização marca cada linha com um ícone antes de escrever o que quer que seja, e as contagens por cima da tabela dizem will be created, will be updated, will be skipped e with errors. Clique numa das contagens para ver só essas linhas.

Uma correspondência ambígua é um valor que vários registos têm ao mesmo tempo. Essa linha conta em with errors e não é importada. Faça a correspondência por um campo único, ou funda os duplicados antes.

Só se ignoram linhas em Update existing only: quando o campo de correspondência está vazio ou quando nenhum registo tem esse valor.

Linhas repetidas no mesmo ficheiro

A pré-visualização compara cada linha com os registos que já estão no Syncek, nunca com as outras linhas do ficheiro. Um valor novo para o Syncek que aparece duas vezes pode dar dois registos com Add new & update existing. Retire as linhas repetidas antes de importar.

Se uma execução alterou mais do que devia, anule-a nas 72 horas seguintes.