Actualizar registros con una importación

Una ejecución de actualización cambia desde una hoja de cálculo registros que ya tienes en Syncek, como teléfonos nuevos de tus contactos o una lista revisada de responsables de cuenta. Syncek encuentra el registro de cada fila por un campo que eliges, y cambia las columnas que mapeas. El modo de importación, ese campo y Skip empty values se eligen en el último paso, Preview import.

1. Elige el modo de importación

• Add as new records crea un registro por cada fila y no compara nada. Importa dos veces el mismo archivo en este modo y tendrás cada registro repetido.
• Update existing only cambia los registros que coinciden con una fila. La fila que no coincide con ninguno se omite, y no se crea nada nuevo.
• Add new & update existing actualiza las coincidencias y crea un registro por cada una de las demás filas.

2. Elige el campo de coincidencia

Match by es el campo que Syncek compara para encontrar el registro de cada fila. Tiene que ser una columna mapeada de tipo Text, Email, Phone o Link. La lista también ofrece campos Number, pero hoy un campo Number no encuentra ninguna coincidencia, así que todas las filas cuentan como sin coincidencia. Elige un campo cuyo valor pertenezca a un solo registro: un correo, un código de cliente, una web.

La comparación distingue mayúsculas de minúsculas, salvo en los correos. ACME-01 y acme-01 son dos códigos distintos. Ana@example.com y ana@example.com son la misma dirección.

3. Mapea solo las columnas que quieres cambiar

Skip empty values viene activado. Así, una celda en blanco en una columna de texto, número, fecha o selección deja intacto el valor guardado.

Los campos de correo, teléfono, enlace, dirección y nombre tienen partes. Si mapeas una columna a una sola parte, como la ciudad de un Address, la actualización sustituye el campo entero: las partes que no mapeas se vacían, y una celda en blanco vacía la parte que mapea, con Skip empty values activado o no. Mapea todas las partes de ese campo en la misma ejecución y, antes de actualizar, quita el mapeo de toda columna que no quieras cambiar.

4. Lee la vista previa antes de empezar

La vista previa marca cada fila con un icono antes de escribir nada, y los recuentos sobre la tabla dicen will be created, will be updated, will be skipped y with errors. Pulsa uno de los recuentos para ver solo esas filas.

Una coincidencia ambigua es un valor que tienen varios registros a la vez. Esa fila cuenta en with errors y no se importa. Busca la coincidencia por un campo único, o fusiona los duplicados antes.

Solo se omiten filas en Update existing only: cuando el campo de coincidencia está vacío o cuando ningún registro tiene ese valor.

Filas repetidas en el mismo archivo

La vista previa compara cada fila con los registros que ya hay en Syncek, nunca con las otras filas del archivo. Un valor nuevo para Syncek que aparece dos veces puede acabar en dos registros con Add new & update existing. Quita las filas repetidas antes de importar.

Si una ejecución cambió más de la cuenta, deshazla en las 72 horas siguientes.