Warum synchronisieren meine Mails nicht ins CRM?
Fünf Ursachen in der Reihenfolge, in der man sie prüft, beginnend mit dieser: die Verbindung ist still abgelaufen und nichts hat es gemeldet.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Arbeiten Sie sie der Reihe nach ab. Die erste fällt still aus und wird deshalb leicht übersehen, und die letzte ist der Fall, in dem gar nichts kaputt ist.
Die Verbindung ist abgelaufen
Mailverbindungen werden mit einem Token autorisiert, das abläuft, und sie brechen auch, wenn das Postfachkennwort wechselt, wenn Zwei-Faktor eingeschaltet wird oder wenn eine Administratorin den App-Zugriff entzieht.
Die meisten CRM-Systeme zeigen das als kleinen Hinweis in den Einstellungen statt als Warnung, denn ein Hintergrundjob, der still scheitert, ist leichter zu bauen als einer, der Sie unterbricht. Prüfen Sie also zuerst die Statusseite der Anbindung, nicht die Post.
Ein neues Verbinden füllt meist nach, aber prüfen Sie wie weit. Manche Werkzeuge setzen erst ab dem Moment des Neuverbindens fort, was für die Ausfalltage eine stille Lücke lässt. Diese Lücke zeigt sich außerdem als ein Datum des letzten Kontakts, das still falsch ist, und das ist schlimmer als ein leeres.
Kein passender Kontakt
Die Synchronisation hängt eine Nachricht über den Abgleich der Adresse an einen Datensatz. Schrieb die Person von einer anderen Adresse, hat die Nachricht kein Ziel und wird verworfen statt eingereiht.
Das ist eine häufige Ursache und von außen nicht von der ersten zu unterscheiden. Der Test geht schnell: Suchen Sie im CRM nach der exakten Adresse aus dem Nachrichtenkopf, nicht nach dem Namen.
Diese Adresse als Zweitmail am bestehenden Kontakt einzutragen behebt es künftig und oft rückwirkend. Derselbe blinde Fleck ist der Grund, warum zu bestätigen, dass ein Angebot angekommen ist, einen Satz wert ist.
Außerhalb des Synchronisationsfensters
Die meisten Systeme greifen beim ersten Verbinden nur begrenzt zurück, und manche synchronisieren nur vorwärts ab diesem Moment. Eine Nachricht von vor dem Fenster erscheint nie, und Warten ändert daran nichts.
Ein Filter macht seine Arbeit
Hat jemand Domain-Ausschlüsse oder eine Positivliste eingerichtet, arbeitet das System korrekt und die Nachricht wird absichtlich übersprungen. Das lohnt sich zu prüfen, bevor man es für einen Fehler hält, denn solche Kontrollen werden mit Absicht ergänzt und wer sie gesetzt hat, ist womöglich nicht wer gerade sucht.
Das falsche Postfach ist verbunden
Gemeinsame Postfächer, Aliasse und Weiterleitungen verursachen das. Post an hallo@, zugestellt in ein persönliches Postfach, synchronisiert nur, wenn dieses persönliche Postfach das verbundene ist.
Wenn nichts kaputt ist
Eine Mail, die ankam, aber keine Öffnung und keinen Klick zeigt, ist kein Synchronisationsfehler. Das ist Tracking, ein eigener Mechanismus, der aus eigenen Gründen ausfällt.
Und sieht der Datensatz falsch statt leer aus, liegt es an den Daten und nicht an der Synchronisation: ein Aufräumdurchgang findet doppelte Kontakte, die ein Gespräch auf zwei Datensätze aufteilen.
Häufige Fragen
Warum synchronisieren meine Mails nicht ins CRM?
Prüfen Sie fünf Dinge der Reihe nach: ob die Mailverbindung abgelaufen ist, ob die Absenderadresse zu einem Kontakt passt, ob die Nachricht älter ist als Ihr Synchronisationsfenster, ob ein Filter sie absichtlich überspringt, und ob das verbundene Postfach jenes ist, das die Post empfangen hat. Beginnen Sie mit der abgelaufenen Verbindung, weil sie still ausfällt.
Woran erkennt man eine kaputte CRM-Mailverbindung?
Sehen Sie auf die Einstellungsseite der Anbindung, nicht in die Post. Die meisten Systeme zeigen eine gebrochene Verbindung als kleinen Statushinweis statt als Warnung, weil ein still scheiternder Hintergrundjob einfacher zu bauen ist als einer, der unterbricht. Deshalb kann eine Synchronisation tagelang stillstehen, ohne dass es jemand bemerkt. Lohnend ist, diese Seite einmal pro Woche anzusehen, denn niemand wird Sie darauf hinweisen.
Holt ein Neuverbinden die verpassten Mails nach?
Manchmal, und es hängt vom Werkzeug ab. Manche füllen den Ausfallzeitraum nach, andere setzen erst ab dem Neuverbinden fort und hinterlassen eine dauerhafte Lücke. Prüfen Sie, welches Verhalten Ihres hat, bevor Sie annehmen, die Nachrichten erschienen von selbst, denn im zweiten Fall müssen Sie sie von Hand anhängen. Notieren Sie den Ausfallzeitraum, solange Sie ihn kennen, denn hinterher lässt sich die Lücke kaum noch datieren.
Warum synchronisieren manche Mails und andere nicht?
Fast immer, weil die Adresse zu keinem Kontakt passt. Die Synchronisation hängt eine Nachricht über den Abgleich der Absender- oder Empfängeradresse an einen Datensatz, also hat Post von einer privaten Adresse, einem Alias oder einer Kollegin ohne CRM-Eintrag kein Ziel und wird verworfen. Die Adresse als Zweitmail einzutragen behebt es meist.
Kann ein CRM Mails von vor dem Verbinden holen?
Nur innerhalb seines Nachfüllfensters, meist ein fester Zeitraum von einigen Monaten. Ältere Nachrichten erscheinen nie, egal wie lange Sie warten. Prüfen Sie die Länge dieses Fensters vor dem Verbinden, denn sie entscheidet auch, wie viel historische Post für alle mit Zugriff auf den Datensatz sichtbar wird.
Ist fehlendes Tracking dasselbe wie fehlende Synchronisation?
Nein, zwei getrennte Mechanismen, die getrennt ausfallen. Die Synchronisation hängt die Nachricht an den Datensatz. Das Tracking meldet, ob sie geöffnet oder geklickt wurde, über ein Pixel und umgeschriebene Links. Eine sauber synchronisierte Nachricht kann völlig ohne Tracking-Daten dastehen, oft weil das Mailprogramm der empfangenden Person keine Bilder geladen hat.