Eine CRM-Datenbank aufräumen

Eine CRM-Datenbank aufzuräumen funktioniert in vier Durchgängen, in dieser Reihenfolge: Dubletten zusammenführen, nachweislich tote Kontakte deaktivieren, die Felder füllen, nach denen Sie tatsächlich filtern, und uneinheitliche Werte vereinheitlichen. Die Reihenfolge ist der Teil, der Zeit spart. Werte vor dem Zusammenführen zu vereinheitlichen heißt, dieselbe Arbeit zweimal zu machen, denn jede spätere Zusammenführung bringt genau die Varianten zurück, die Sie eben korrigiert haben.

Durchgang eins: Dubletten

Führen Sie vor allem anderen zusammen, denn jeder spätere Durchgang kostet auf einem doppelten Datensatz das Doppelte.

Gleichen Sie zuerst über die E-Mail-Adresse ab. Sie ist das einzige Feld, das eine Person allein identifiziert. Der Firmenname nicht: "Acme", "Acme GmbH" und "ACME Gmbh" sind eine Firma und drei Zeichenketten, weshalb die Domain der bessere Firmenschlüssel ist.

Entscheiden Sie vor dem Start, welcher Datensatz überlebt, und bevorzugen Sie den mit der jüngsten Aktivität. Jüngere Historie zu verlieren, um einen älteren Datensatz zu behalten, ist das übliche Bedauern.

Durchgang zwei: tote Kontakte

Nicht jeder, der verstummt ist, ist tot, also trennen Sie harte Belege vom Schweigen. Abprallende Adressen und Menschen, die das Unternehmen verlassen haben, sind tot: auf inaktiv setzen.

Wer schlicht nicht geantwortet hat, ist ein anderer Fall und braucht eine festgehaltene Entscheidung statt einer Löschung.

Deaktivieren statt löschen, durchgehend. Sonst verlieren Sie Ihre eigenen Nenner, und eine Aufbewahrungsregel ist das, was verhindert, dass daraus jedes Mal eine Einzelfalldiskussion wird.

Durchgang drei: die Felder, nach denen Sie filtern

Füllen Sie nicht jedes leere Feld. Füllen Sie die, die in einer gespeicherten Ansicht, einem Filter oder einer Auswertung vorkommen, und lassen Sie den Rest leer.

Ein leeres Feld ist ehrlich. Ein Feld, das mit einer Vermutung gefüllt wurde, damit der Datensatz vollständig aussieht, ist schlechter als leer, denn Sie werden später danach filtern und eine selbstbewusst falsche Antwort bekommen.

Ein Feld, das bei den meisten Datensätzen leer ist und von nichts genutzt wird, ist ein Kandidat zum Löschen, nicht zum Füllen.

Durchgang vier: uneinheitliche Werte

Hier geht Freitext sterben. Land als "UK", "Vereinigtes Königreich", "GB" und "England" ist eine Tatsache und vier Werte, und kein Filter erwischt alle.

Die dauerhafte Lösung ist nicht das Aufräumen, sondern das Feld in eine Auswahl zu verwandeln, damit die Varianten nicht zurückkommen können. Bereinigen Sie die vorhandenen Werte einmal, ändern Sie den Feldtyp, und das Problem hört auf sich zu wiederholen. Dieselbe Logik macht einen Verlustgrund zur Auswahl statt zur Notiz.

Und dann die Quelle reparieren

Eine Datenbank, die Aufräumen brauchte, wird es wieder brauchen, sofern sich der Zulauf nicht ändert. Die meisten schlechten Daten kommen in Massen an, was den Import zum Ort der Reparatur macht, und der Rest kommt über Felder, die Varianten erlauben.

Halten Sie den Durchgang kurz genug, damit er Gewohnheit bleibt. HubSpot und Pipedrive liefern Dublettenmanager, Attio und Syncek gleichen über E-Mail und Domain ab, und eine Tabelle in Google Sheets oder Airtable findet Dubletten per Formel. Keines entscheidet, welcher Datensatz gewinnt, und diese Entscheidung ist die Arbeit.

Häufige Fragen

Wie räumt man eine CRM-Datenbank auf?

Arbeiten Sie in vier Durchgängen der Reihe nach: Dubletten zusammenführen, nachweislich tote Kontakte deaktivieren, nur die Felder füllen, nach denen Sie filtern, und uneinheitliche Werte vereinheitlichen. Die Reihenfolge zählt, weil Werte vor dem Zusammenführen zu bereinigen die Arbeit wiederholt, da jede Zusammenführung korrigierte Varianten zurückbringt. Danach ändern Sie den Zulauf.

Worüber gleicht man Dubletten ab?

Zuerst über die E-Mail-Adresse, weil sie das einzige verlässlich eindeutige Feld einer Person ist. Bei Firmen über die Web-Domain statt über den Namen: "Acme", "Acme GmbH" und "ACME Gmbh" sind eine Firma in drei Schreibweisen, und ein Namensabgleich übersieht sie entweder oder führt echte verschiedene Unternehmen zusammen. Namen nur als zweiter Durchgang mit Prüfung.

Welcher Datensatz sollte eine Zusammenführung überleben?

Meist der mit der jüngsten Aktivität, nicht der älteste. Legen Sie die Regel vor dem Zusammenführen fest statt fallweise, denn uneinheitliche Entscheidungen hinterlassen eine Datenbank, die zwar dublettenfrei, aber unvorhersehbar ist. Das übliche Bedauern ist, einen alten Datensatz wegen seines Anlagedatums zu behalten und jüngere Mails, Notizen und Deal-Historie zu verlieren.

Sollte man jedes leere Feld füllen?

Nein. Füllen Sie nur die Felder, die in einem Filter, einer gespeicherten Ansicht oder einer Auswertung vorkommen, und lassen Sie den Rest leer. Ein leeres Feld ist ehrlich, während ein mit einer Vermutung gefülltes Feld später gefiltert wird und eine selbstbewusst falsche Antwort liefert. Ein Feld, das fast überall leer ist und von nichts genutzt wird, gehört gelöscht.

Warum werden CRM-Aufräumaktionen ständig verschoben?

Weil die Aufgabe falsch geschnitten ist. Ein Zwei-Stunden-Durchgang wird erledigt, ein Zwei-Tage-Projekt wandert ins nächste Quartal, und zwar jedes Quartal, während der Rückstand, den es abbauen sollte, weiter wächst. Kürzen Sie den Umfang, bis ein Durchgang in einen Nachmittag passt, und reparieren Sie dann, was das Chaos hereinlässt: nur das hält den nächsten Durchgang klein.

Wie verhindert man, dass dieselben Probleme zurückkommen?

Ändern Sie, was sie hereinlässt. Verwandeln Sie Freitextfelder mit festem Wertevorrat in Auswahlfelder, damit Varianten gar nicht erst tippbar sind. Ergänzen Sie Validierung und Dublettenprüfung beim Import, wo die meisten schlechten Daten in Masse ankommen. Aufräumen ohne den Zulauf zu ändern kauft ein paar Monate und garantiert dieselbe Arbeit später erneut.