CSV vor dem CRM-Import richtig vorbereiten

Eine CSV für einen CRM-Import vorzubereiten heißt, fünf Dinge zuerst in der Datei zu beheben: Dubletten entfernen, jeder Spalte eine Überschrift und eine Datenart geben, Daten und Telefonnummern in ein einheitliches Format bringen, entscheiden welche Spalte der eindeutige Schlüssel ist, und dann zehn Zeilen zum Test importieren. In der Datei zu bereinigen kostet Minuten. Nach dem Import zu bereinigen ist die langsamste Arbeit, die es in einem CRM gibt.

Dubletten vorher entfernen, nicht nachher

Eine Dublette in einer Tabelle ist ein Löschvorgang. Nach dem Import ist sie eine Zusammenführung, die zwei Sätze Notizen, Mails und Deals abgleichen muss. Sortieren Sie nach E-Mail-Adresse und entfernen Sie exakte Wiederholungen: die Adresse ist das einzig verlässlich eindeutige Feld, also auch die Spalte, die zuerst zu reparieren ist, wenn Zeilen ohne sie existieren.

Eine Kopfzeile, ein Feld je Spalte

Löschen Sie Titelzeile, verbundene Zellen und leere Trennzeilen. Importwerkzeuge erwarten in Zeile eins Überschriften und darunter ausschließlich Daten.

Trennen Sie alles, was zwei Tatsachen enthält. "Jane Smith" wird zu Vorname und Nachname, denn aus einer Spalte mit vollem Namen lässt sich keine Mail personalisieren, ohne zu raten, wo der Vorname endet.

Benennen Sie Überschriften nach dem, was sie enthalten. Eine Spalte namens "Info" ist eine Entscheidung, die an jemanden vertagt wurde, der sich nicht erinnern wird.

Formate: Datum, Telefon, Betrag

Daten sind die verlässliche Katastrophe. 03.04.2026 ist je nach Leser ein anderer Tag, und eine Tabellenkalkulation formatiert die Spalte beim Öffnen um. Nutzen Sie JJJJ-MM-TT.

Telefonnummern brauchen die Ländervorwahl und keine Verzierung: +49 30 12345678, mit der Spalte vorher als Text formatiert, sonst verschwindet eine führende Null lautlos. Beträge gehören als schlichte Zahl.

Den Schlüssel festlegen, dann zehn Zeilen testen

Entscheiden Sie vor dem Start, welche Spalte einen Datensatz identifiziert, denn das Importwerkzeug wird danach fragen. E-Mail für Personen, Domain für Firmen. Ohne Schlüssel erzeugt ein zweiter Import einen vollständigen zweiten Satz von allem.

Importieren Sie dann zehn Zeilen, sehen Sie sie im CRM an, und erst danach den Rest. Jeder Zuordnungsfehler ist in zehn Zeilen sichtbar und in zehntausend teuer. Prüfen Sie, was Ihr Werkzeug bei einem Treffer tut: anlegen, überspringen oder aktualisieren. Das falsch zu haben ist, wie aus einer Datei zweitausend Dubletten und ein Aufräumdurchgang werden, den niemand brauchte.

Behalten Sie die Datei

Speichern Sie die importierte Datei mit dem Datum im Namen. Wenn in drei Wochen etwas falsch aussieht, lautet die Frage, ob die Daten so ankamen, und nur das Original beantwortet sie. Genau dort beginnt eine Aufbewahrungsregel zu zählen.

HubSpot, Pipedrive, Attio und Syncek bieten Spaltenzuordnung und einen Abgleichsschlüssel. Der Zuordnungsbildschirm lohnt langsames Lesen: er ist der letzte Punkt, an dem ein Fehler billig ist. Wenn Sie eine neue Struktur aufsetzen, legen Sie die Objekte vor dem Import fest und nicht danach, und geben Sie jedem Phasen, für die Sie einen Test schreiben können.

Häufige Fragen

Wie bereitet man eine CSV für einen CRM-Import vor?

Beheben Sie fünf Dinge vorher: doppelte Zeilen entfernen, eine Kopfzeile mit einer Datenart je Spalte sicherstellen, Datums- und Telefonformate vereinheitlichen, die Spalte wählen, die jeden Datensatz eindeutig identifiziert, und einen Testimport über zehn Zeilen fahren. In der Tabelle kostet das Minuten, während dieselben Probleme im CRM danach Zusammenführungen statt Löschungen bedeuten.

Dubletten vor oder nach dem Import entfernen?

Immer vorher. Eine doppelte Zeile in einer Tabelle zu entfernen ist ein einzelner Löschvorgang. Dieselbe Dublette im CRM wird zu einer Zusammenführung, die zwei Sätze Notizen, Mails, Aufgaben und Deals abgleichen muss, und jemand muss entscheiden, welcher Datensatz überlebt. Nach E-Mail sortieren und exakte Wiederholungen löschen erwischt die meisten in wenigen Minuten.

Welches Datumsformat gehört in einen CRM-Import?

Nutzen Sie JJJJ-MM-TT. Es ist eindeutig, sortiert auch als Text korrekt und wird von jedem gängigen Importwerkzeug akzeptiert. Formate wie 03.04.2026 bedeuten zwei verschiedene Tage, je nachdem ob Tag oder Monat zuerst erwartet wird, und Tabellenkalkulationen formatieren Datumsspalten beim Öffnen oft still um, also prüfen Sie nach Ihrer letzten Änderung.

Was ist der eindeutige Schlüssel und warum zählt er?

Es ist die Spalte, mit der das Importwerkzeug entscheidet, ob eine Zeile ein neuer oder ein bestehender Datensatz ist. Für Personen funktioniert die E-Mail, für Firmen die Web-Domain. Ohne Schlüssel legt jeder Import neue Datensätze an, dieselbe Datei zweimal ergibt also einen kompletten Doppelbestand. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Werkzeug anlegt, überspringt oder aktualisiert.

Warum sollte man erst mit zehn Zeilen testen?

Weil jeder Zuordnungsfehler in zehn Zeilen sichtbar und in zehntausend teuer ist. Ein Zehn-Zeilen-Import erlaubt Ihnen, die Datensätze zu öffnen und zu bestätigen, dass Namen, Daten und Telefonnummern in den richtigen Feldern gelandet sind und ihr Format behalten haben. Eine falsche Zuordnung nachträglich zu beheben heißt meist alles löschen und neu beginnen.

Sollte man die importierte Datei aufbewahren?

Ja, gespeichert mit dem Importdatum im Dateinamen. Wenn ein Datensatz Wochen später falsch aussieht, ist die Originaldatei der einzige Weg zu beantworten, ob die Daten so ankamen oder danach geändert wurden. Sie erlaubt außerdem, einen korrigierten Import gegen einen bekannten Ausgangspunkt zu fahren, statt zu rekonstruieren, was die Quelle enthielt.