Ein CRM für eine Agentur aufbauen
Eine Agentur braucht vier Objekte statt drei: Firma, Person, Deal und Projekt. Ohne das vierte verstopft geleistete Arbeit die Pipeline oder verschwindet.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Ein Agentur-CRM braucht vier Objekte statt der üblichen drei: Firma, Person, Deal und Projekt. Die Standardform nimmt an, dass ein Deal endet, wenn er abgeschlossen ist. In einer Agentur beginnt die Beziehung genau dort und erzeugt den nächsten Deal, also verliert eine Struktur ohne Platz für geleistete Arbeit genau die Historie, die Folgeaufträge gewinnt.
Warum die Standardform nicht passt
Ein Produktverkauf ist eine Transaktion. Ein Agenturmandat ist eine Beziehung mit mehreren überlappenden Transaktionen darin: Sie pitchen einen neuen Umfang, während Sie den aktuellen liefern und den letzten abrechnen.
Zwingen Sie das in Firma, Person und Deal, passiert eines von zwei Dingen. Entweder wird jedes Projekt zu einem Deal, und die Pipeline füllt sich mit Arbeit, die Sie längst gewonnen haben, oder Projekte leben außerhalb des CRM, und die Kundenhistorie hat genau dort ein Loch, wo der Wert liegt.
Die vier Objekte
Firma ist der Kunde und der dauerhafte Datensatz. Alles andere hängt daran.
Person ist der Kontakt. In Agenturen wechseln Kontakte schnell, also behalten Sie die, die gehen: eine Marketingleiterin, die wechselt, ist ein warmer Lead bei einer neuen Marke, und das ist die verlässlichste Quelle für Agentur-Neugeschäft.
Deal ist ein Umfang, den Sie gewinnen wollen, und er verlässt die Pipeline, wenn er gewonnen oder verloren ist. Nichts bereits Gewonnenes bleibt dort.
Projekt ist geleistete oder laufende Arbeit: Startdatum, Enddatum, Wert, Verantwortliche, Status. Dieses Objekt fehlt den meisten Agenturen.
Retainer liegen dazwischen. Behandeln Sie die Verlängerung als Deal und die laufende Arbeit als Projekt mit rollierendem Enddatum, damit Verlängerungen in der Pipeline auftauchen, wo Sie sie prognostizieren können.
Zwei Felder, die sich ihren Platz verdienen
Halten Sie die Empfehlungsquelle an der Firma fest, als Feld und nicht als Notiz. Agenturen leben von Empfehlungen, und "woher kommt unsere Arbeit" ist unbeantwortbar, wenn die Antwort in neun Schreibweisen in Notizen steht. Dasselbe Argument wie beim strukturierten Verlustgrund.
Halten Sie das letzte Lieferdatum am Projekt fest. Es zeigt, dass ein Kunde still geworden ist, obwohl er formal noch aktiv ist, und das kann eine Pipeline-Ansicht nicht zeigen.
Halten Sie die Pipeline bei neuer Arbeit
Das häufigste Pipeline-Problem einer Agentur ist, dass Umsetzung darin steckt. Ein Board, auf dem "in Produktion" eine Phase ist, lässt sich nicht prognostizieren, weil die Hälfte der Karten Umsatz ist, den Sie schon halten.
Halten Sie Phasen beim Gewinnen von Arbeit und lassen Sie Projekte den Lieferstatus tragen. Ist ein Umfang unterschrieben, verlässt er die Pipeline am Tag der Unterschrift, und er sollte gehen, wenn der Käufer unterschreibt, nicht am Freitag.
Attio und Syncek lassen eigene Objekte direkt definieren, HubSpot verlangt dafür einen bezahlten Tarif, und Airtable oder Notion geben Ihnen die Form ohne viel Vertriebsstruktur. Ein sauberer Startdatenbestand zählt mehr als das Werkzeug, also bereiten Sie die Importdatei zuerst vor: vier Objekte voller doppelter Firmen sind schlechter als drei, die stimmen.
Häufige Fragen
Wie sollte eine Agentur ihr CRM strukturieren?
Mit vier Objekten: Firma, Person, Deal und Projekt. Firma ist der dauerhafte Kundendatensatz, Person der Kontakt, Deal ein Umfang, den Sie anbieten, und Projekt bereits gewonnene Arbeit, die Sie liefern. Das vierte Objekt fehlt den meisten Agentur-Setups, und ohne es verstopft geleistete Arbeit entweder die Pipeline oder verschwindet ganz aus der Kundenhistorie.
Gehören Agenturprojekte ins CRM oder ins Projekttool?
Die Lieferdetails gehören in Ihr Projekttool, ein schlanker Projektdatensatz aber ins CRM: Kunde, Wert, Start, Ende, Verantwortliche und Status. Dieser Datensatz verbindet Umsatz mit der Kundenhistorie und sagt Ihnen, wann ein Kunde zuletzt Arbeit hatte. Ohne ihn zeigt das CRM nur, was Sie verkaufen wollten, nie was Sie geliefert haben.
Wo passen Retainer in ein Agentur-CRM?
Teilen Sie sie. Behandeln Sie jede Verlängerung als Deal, damit sie in der Pipeline erscheint und prognostizierbar wird, und die laufende Arbeit als Projekt mit rollierendem Enddatum. Ein Retainer rein als Dauer-Deal bleibt für immer in der Pipeline und bläht die Prognose auf; rein als Projekt versteckt er die Verlängerung, bis sie da ist.
Sollte man Kontakte löschen, die einen Kunden verlassen?
Nein. Markieren Sie sie als früheren Kontakt und lassen Sie sie mit der alten Firma verknüpft. Im Agentur-Neugeschäft ist ein Kontakt, der zu einem anderen Unternehmen wechselt, einer der verlässlichsten warmen Leads überhaupt, weil er Ihre Arbeitsweise bereits kennt. Den Datensatz zu löschen verliert beides: diesen Lead und die Historie, wer in vergangenen Projekten entschieden hat.
Wie verfolgt man, woher Agenturarbeit kommt?
Setzen Sie ein Feld für die Empfehlungsquelle an den Firmendatensatz und machen Sie es zur Auswahl statt zu Freitext. Agenturen leben stark von Empfehlungen und Folgeaufträgen, und die Frage "woher kommt unsere Arbeit" ist unbeantwortbar, wenn die Antwort in unterschiedlich formulierten Notizen steckt. Ein strukturiertes Feld macht daraus eine Auswertung in Sekunden.
Braucht eine Agentur getrennte Pipelines für neue und bestehende Kunden?
Oft ja, weil beide wirklich andere Phasen haben. Neugeschäft braucht Qualifizierung und einen Angebotsschritt; Arbeit für Bestandskunden überspringt meist beides und geht von Umfang zu Freigabe. Beides in einer Pipeline erzwingt Phasen, die keiner Seite passen. Zwei Pipelines mit eigenen Phasen bleiben genau, und die meisten CRMs unterstützen mehrere ohne Aufpreis.