Einen verlorenen Deal im CRM richtig erfassen
Drei Schritte: als verloren markieren, den Grund in einem strukturierten Feld statt in einer Notiz festhalten, und den Datensatz behalten statt zu löschen.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Einen verlorenen Deal gut zu behandeln sind drei Schritte: als verloren markieren, den Grund in einem strukturierten Feld statt in einer Notiz festhalten, und den Datensatz behalten statt ihn zu löschen. Das Grundfeld ist der Teil, den Teams überspringen, und der einzige, der sich später auszahlt, denn ein filterbarer Grund wird zu einer Auswertung und ein in einer Notiz vergrabener Grund wird zu nichts.
Ein Feld, keine Notiz
Eine Notiz mit "sind zum Wettbewerber gegangen, Preis war ein Thema, Timing auch nicht gut" ist für einen Menschen lesbar und für jede Auswertung unsichtbar.
Machen Sie den Verlustgrund zu einem Einfachauswahl-Feld mit kurzer Liste. Einfachauswahl statt Freitext, weil Freitext "Preis", "preis", "zu teuer" und "Budget" als vier Antworten auf eine Frage erzeugt. Kurz, weil eine Liste mit zwanzig Einträgen wie eine mit dreien benutzt wird.
Sechs bis acht Optionen decken fast jedes kleine Unternehmen ab:
| Grund | Wann sich ein zweiter Blick lohnt |
|---|---|
| Preis | Selten, außer Ihre Preise ändern sich |
| Zum Wettbewerber gegangen | Nahe dessen Verlängerungstermin |
| Kein Budget | Im nächsten Budgetjahr |
| Keine Entscheidung getroffen | Sobald ein Entscheider bestätigt ist |
| Timing, später erneut prüfen | An dem Datum, das Sie beim Schließen setzen |
| Passt nicht | Fast nie, und das ist der Filter bei der Arbeit |
| Verstummt | Als fehlende Antwort behandeln, nicht als Verlust |
Ergänzen Sie ein Freitextfeld für Details, wenn Sie eines wollen. Halten Sie das strukturierte Feld beim Schließen verpflichtend.
Warum der Datensatz bleiben muss
Einen verlorenen Deal zu löschen entfernt ihn aus Ihrer Historie, und in der Historie leben die nützlichen Zahlen. Die Gewinnquote ist ohne Verluste bedeutungslos, der durchschnittliche Verkaufszyklus ebenso.
Die Grundliste beendet außerdem Diskussionen. Ist "keine Entscheidung getroffen" Ihr größter Topf, liegt das Problem bei der Qualifizierung und nicht beim Preis, und Rabatte bewegen daran nichts. Sehen Sie sich die Verteilung quartalsweise an: ein Verlust ist eine Anekdote, zwanzig sind ein Muster.
Wann man einen wieder öffnet
Die rechte Spalte ist der Grund, warum sich das Feld zu füllen lohnt. Setzen Sie beim Schließen wegen Timing ein Prüfdatum, damit der Datensatz von selbst auftaucht, statt auf jemandes Erinnerung zu warten.
Öffnen Sie wieder, indem Sie einen neuen Deal anlegen, statt den alten zu bearbeiten. Der alte ist Ihre Aufzeichnung dessen, was passiert ist. Für eine Agentur ist diese Aufzeichnung meist das nächste Projekt.
Tun Sie es in dem Moment, in dem Sie es wissen
Verlorene Deals werden spät oder gar nicht erfasst, weil das Schließen Verwaltung ohne Belohnung ist. Der Preis ist eine aufgeblähte Pipeline voller Deals, die vor Wochen endeten, und das ist ein festgefahrener Deal, über den niemand entschieden hat unter anderem Namen.
HubSpot und Pipedrive liefern ein Verlustgrund-Feld mit, Attio und Syncek lassen eine Einfachauswahl am Deal-Objekt zu, und Airtable oder Google Sheets schaffen es mit einer validierten Spalte. Entscheidend ist, dass das Schließen das Feld verlangt und dass der Phasenwechsel dann passiert, wenn er passiert. Eine Verlust-Phase plus ein Grundfeld schlägt eine Pipeline voller verlustgefärbter Phasen.
Häufige Fragen
Wie erfasst man einen verlorenen Deal im CRM?
Verschieben Sie ihn in eine Verlust-Phase und halten Sie den Grund in einem strukturierten Einfachauswahl-Feld fest, nicht in einer Notiz. Behalten Sie den Datensatz, statt ihn zu löschen. Ein strukturierter Grund lässt sich später gruppieren und zählen, was aus einzelnen Verlusten ein Muster macht, auf das Sie reagieren können. Freitextgründe erzeugen mehrere Schreibweisen derselben Antwort.
Sollte man verlorene Deals aus dem CRM löschen?
Nein. Verluste sind das, was Gewinnquote und Zykluszahlen überhaupt aussagekräftig macht, und sie zu löschen bläht Ihre scheinbare Leistung auf, während es die Historie dahinter zerstört. Verlust-Datensätze sind außerdem die beste Quelle für Reaktivierungslisten, besonders Deals, die an Timing oder Budget scheiterten. Halten Sie sie geschlossen und aus den aktiven Ansichten gefiltert.
Welche Verlustgründe sollte man anbieten?
Sechs bis acht Optionen decken die meisten kleinen Unternehmen ab: Preis, zum Wettbewerber gegangen, kein Budget, keine Entscheidung, Timing, passt nicht und verstummt. Halten Sie die Liste kurz, denn eine lange wird ohnehin wie eine kurze benutzt, mit allem in den ersten zwei oder drei Optionen. Ergänzen Sie ein optionales Freitextfeld für Details.
Wann öffnet man einen verlorenen Deal wieder?
Legen Sie einen neuen Deal an, statt den alten zu öffnen, damit die ursprüngliche Aufzeichnung erhalten bleibt. Die besten Kandidaten sind Deals, die an Timing oder Budget scheiterten und nicht an der Passung: setzen Sie beim Schließen ein Prüfdatum, damit die Chance von selbst wieder auftaucht. An Wettbewerber verlorene Deals lohnen nahe deren Verlängerung.
Was bedeutet es, wenn die meisten an "keine Entscheidung" scheitern?
Meist liegt das Problem bei der Qualifizierung und nicht am Preis oder am Produkt. Deals, die ohne Entscheidung enden, hatten typischerweise nie einen bestätigten Entscheider oder eine echte Frist, laufen also normal weiter und stoppen genau dann, wenn die Freigabe nötig wird. Rabatte helfen nicht, weil niemand den Preis abgelehnt hat.
Sollte der Verlustgrund verpflichtend sein?
Ja, und zwar genau bei der Schließen-Aktion. Ihn in dem Moment zu verlangen, in dem ein Deal geschlossen wird, ist der einzige verlässliche Weg, ihn gefüllt zu bekommen, denn niemand kommt später zurück, um ihn zu ergänzen. Halten Sie ihn bei einem Klick aus einer kurzen Liste, damit die Pflicht eine Sekunde kostet und nicht eine Minute.