Festgefahrene Deals in der Pipeline lösen

Einen festgefahrenen Deal zu lösen beginnt mit einer Entscheidung, nicht mit der nächsten Nachfass-Mail. Fragen Sie zuerst, ob der Deal feststeckt oder die Phase: ein einzelner Deal, der lange liegt, ist ein Fall zum Nachfassen, viele Deals, die in derselben Phase liegen, sind ein Prozessproblem. Diese Unterscheidung entscheidet alles Weitere, und ein Filter in Ihrer Pipeline beantwortet sie.

Zuerst: Deal oder Phase

Filtern Sie die Pipeline nach Phase und sortieren Sie nach Liegezeit. Zwei Muster werden sichtbar.

Liegt ein Deal lange und der Rest der Phase bewegt sich normal, ist der Deal das Problem: der Kontakt ist verstummt, ein Wettbewerber ist aufgetaucht, Prioritäten haben sich verschoben. Behandeln Sie ihn wie einen Kontakt, der nicht mehr antwortet.

Liegen die meisten Deals einer Phase lange, ist die Phase das Problem. Meist ist das Austrittskriterium unklar, oder der Käufer braucht an dieser Stelle etwas, das ihm niemand gibt. Das zu beheben hilft jedem künftigen Deal; einzeln nachzufassen hilft keinem.

Die drei Fragen für einen wirklich festgefahrenen Deal

Liegt der Grund bei Ihnen oder beim Kunden? Auf ein Angebot zu warten, das Sie nicht geschrieben haben, ist eine offene Aufgabe, kein festgefahrener Deal.

Hat sich seit dem letzten echten Gespräch etwas geändert? Neues Budgetjahr, neue Ansprechperson, neues System. Wenn sich nichts geändert hat, ändert auch das nächste Nachfassen nichts.

War der Deal je qualifiziert? Die meisten lange liegenden Deals scheitern genau hier. Gehen Sie zurück zu den vier Prüfungen der Qualifizierung. Ein Deal ohne Entscheider bleibt zuverlässig genau an dem Punkt stehen, an dem eine Entscheidung nötig wird.

Etwas ändern, oder schließen

Wenn Sie einen festgefahrenen Deal kontaktieren, ändern Sie eine Variable: eine andere Person, einen anderen Kanal, eine andere Frage. Dieselbe Nachricht an denselben Kontakt zum vierten Mal ist Teil des Stillstands, keine Antwort darauf.

Die Nachricht, die funktioniert, macht das Nein leicht. Fragen Sie, ob das Vorhaben noch ansteht, und sagen Sie, dass Sie den Vorgang sonst schließen. Das bekommt deutlich häufiger eine Antwort als das nächste unverbindliche Nachhaken.

Danach handeln Sie. Schließen Sie den Deal, erfassen Sie den Grund sauber und lassen Sie die Pipeline schrumpfen. Eine kleine ehrliche Pipeline lässt sich prognostizieren, eine große voller Stillstand nicht.

Damit sie sich nicht ansammeln

Zwei Gewohnheiten erledigen fast die ganze Arbeit. Bewegen Sie einen Deal nur, wenn der Käufer handelt, damit Liegezeit etwas bedeutet. Und geben Sie jedem Deal, den Sie behalten, ein Prüfdatum, damit "festgefahren" ein Zustand mit Ablaufdatum ist und kein Dauergast.

Jedes gängige CRM zeigt Ihnen die Liegezeit pro Phase. Pipedrive weist verrottende Deals direkt aus, HubSpot und Attio lassen sich nach letzter Aktivität filtern, und Syncek führt die Liegezeit auf dem Kanban-Board mit. Eine Tabelle schafft das mit einer Datumsspalte und einer Formel. Das Werkzeug zählt weniger als der wöchentliche Blick auf diese Zahl.

Häufige Fragen

Was bedeutet es, wenn ein Deal in einer Phase feststeckt?

Er hat das Austrittskriterium dieser Phase deutlich länger nicht erfüllt, als Ihre Deals normalerweise brauchen. Das ist ein Signal, kein Urteil. Prüfen Sie vor dem Nachfassen, ob auch andere Deals derselben Phase lange liegen: wenn ja, liegt das Problem am Austrittskriterium oder am Schritt selbst, und es zu beheben hilft allen Deals statt nur diesem.

Ab wann gilt ein Deal als festgefahren?

Messen Sie an Ihrer eigenen Pipeline, nicht an einem veröffentlichten Richtwert. Sehen Sie nach, wie lange Deals in genau dieser Phase üblicherweise liegen, und behandeln Sie alles deutlich darüber als entscheidungsbedürftig. Phasen haben unterschiedliche normale Laufzeiten, deshalb markiert eine einzige Zahl für die ganze Pipeline gesunde Deals in langsamen Phasen und übersieht festgefahrene in schnellen.

Sollte man festgefahrene Deals löschen?

Schließen Sie sie, statt sie zu löschen, und halten Sie den Grund fest. Ein verlorener Deal mit Grund ist auswertbar, und genau daraus entsteht oft die beste Reaktivierungsliste des Folgejahres. Den Datensatz zu löschen zerstört diese Historie und lässt Ihre Gewinnquote besser aussehen, als sie war, was jede darauf gebaute Prognose still verfälscht.

Welche Nachricht funktioniert bei einem festgefahrenen Deal?

Die, die das Nein leicht macht. Fragen Sie, ob das Vorhaben noch ansteht, und kündigen Sie an, den Vorgang sonst zu schließen. Das bekommt häufiger eine Antwort als weiteres Nachhaken, weil es den Käufer nichts kostet und etwas auflöst, dem er ausgewichen ist. Beide Antworten sind nützlicher als weiteres Schweigen.

Warum bleiben die meisten Deals in derselben Phase stehen?

Weil diese Phase vom Käufer etwas verlangt, worauf der Prozess ihn nicht vorbereitet hat, meist eine Entscheidung von jemandem, der nie beteiligt war. Bleibt eine ganze Phase stehen, liegt die Ursache weiter vorn: der Deal kam ohne bestätigten Entscheider in die Pipeline, läuft normal weiter und stoppt genau dann, wenn die Freigabe nötig wird.

Schadet es, einem festgefahrenen Deal hinterherzulaufen?

Es kostet dieselbe Nachfasszeit wie ein lebender Deal und bläht die Pipeline-Summe auf, sodass die darauf gebaute Prognose zu hoch ausfällt. Eine große Summe, die überwiegend aus Stillstand besteht, ist schlechter als eine kleine ehrliche, weil damit Einstellungen und Ausgaben geplant werden. Die Zeitkosten sind real, die Prognosekosten fallen meist höher aus.