Was eine Deal-Phase im CRM ist

Eine Deal-Phase ist ein benannter Schritt in Ihrer Pipeline, den ein Deal besetzt, bis er einen geschriebenen Test zum Verlassen besteht. Der Name ist die kleinere Hälfte. Der Test macht eine Phase real: etwas Beobachtbares, das passiert ist, kein Gefühl dazu, wie der Deal läuft. Ohne Austrittstest ist eine Phase ein Etikett, das jemand aus dem Gedächtnis vergibt, und die Pipeline, die sie beschreibt, lässt sich nicht prognostizieren.

Was eine Phase real macht

Zwei Dinge: ein Name, der die Situation des Käufers beschreibt, und ein Austrittskriterium, das eine andere Person prüfen könnte.

Vergleichen Sie zwei Fassungen derselben Phase. "Interessiert" beschreibt eine Stimmung, und zwei Menschen vergeben sie im selben Gespräch unterschiedlich. "Anforderungen schriftlich bestätigt" beschreibt ein Artefakt: entweder existiert die Mail oder nicht.

Die zweite übersteht eine Übergabe. Wenn eine Kollegin die Pipeline öffnet, bedeutet eine artefaktbasierte Phase noch dasselbe.

Benennen Sie Phasen nach dem Käufer, nicht nach sich

"Angebot verschickt" ist eine Tatsache über Ihre Woche. "Angebot geprüft" ist eine Tatsache über den Deal. Das Erste sagt, dass Arbeit passiert ist, das Zweite, dass der Käufer sich eingelassen hat, und das wollten Sie eigentlich wissen.

Das ist die häufigste Korrektur in der Pipeline eines kleinen Teams, und sie entfernt unterwegs meist ein bis zwei Phasen, weil mehrere verkäuferseitige Phasen zu einer käuferseitigen zusammenfallen.

Wie viele Phasen

Vier bis sieben für die meisten kleinen Teams. Weniger, und die Phasen unterscheiden nichts mehr. Mehr, und niemand pflegt sie, was eine detaillierte Pipeline ergibt, der keiner traut.

Der Test ist nicht die Anzahl. Er lautet, ob jede Phase ein Austrittskriterium hat, das Sie einer neuen Kollegin in die Hand geben könnten. Teilen zwei Phasen ein Kriterium, sind sie eine Phase.

Der Verlustgrund gehört als Feld dazu und nicht als Phase: einen verlorenen Deal zu erfassen handelt davon, warum er endete, und das kann eine Phase nicht tragen.

Wo Phasen leben

Jedes CRM hat sie. Pipedrive baut seine Oberfläche darum, Attio und Syncek lassen Phasen je Objekt definieren, und ein Kanban-Board in Notion oder eine Statusspalte in Google Sheets sind dieselbe Idee mit weniger Struktur. Unterschiedlich ist, ob das Werkzeug festhält, wie lange ein Deal in jeder Phase lag.

Die Liegezeit macht aus einer Pipeline statt einer Liste eine Diagnose, weil sie zeigt, wo Deals aufhören sich zu bewegen, und nicht nur, wo sie stehen. Sie ist auch, wie eine Agentur die Umsetzung aus der Pipeline hält.

Legen Sie die Austrittskriterien vor den Namen fest und lesen Sie sie erneut, wenn jemand zum ersten Mal fragt, ob ein Deal weiterrücken soll. Die Phase, für die ein Kriterium am schwersten zu schreiben ist, gehört gelöscht, und das strengste Kriterium gehört zur Qualifizierung.

Häufige Fragen

Was ist eine Deal-Phase in einem CRM?

Eine Deal-Phase ist ein benannter Schritt in einer Pipeline, in dem ein Deal bleibt, bis er einen definierten Test zum Weiterrücken besteht. Jede Phase sollte die Situation des Käufers beschreiben und ein Austrittskriterium tragen, das eine andere Person prüfen kann, etwa "Anforderungen schriftlich bestätigt". Phasen ohne geschriebenen Test werden zu Etiketten aus dem Gedächtnis, und darauf lässt sich nicht prognostizieren.

Wie viele Deal-Phasen sollte eine Pipeline haben?

Vier bis sieben funktioniert für die meisten kleinen Teams. Unter vier sagen die Phasen nichts Nützliches mehr darüber, wo ein Deal steht. Über sieben pflegt niemand sie mehr genau, und Ihnen bleibt eine detaillierte Pipeline, der keiner traut. Der eigentliche Test lautet, ob jede Phase ihr eigenes Austrittskriterium hat, sonst sind es zwei Namen für eine Phase.

Was unterscheidet eine Phase von einer Pipeline?

Die Pipeline ist die gesamte Abfolge, eine Phase ist ein Schritt darin. Eine Pipeline beschreibt, wie ein Deal vom ersten qualifizierten Gespräch bis zum Abschluss wandert. Eine Phase beschreibt eine Position auf diesem Weg und die Bedingungen, sie zu verlassen. Viele Teams führen mehrere Pipelines, etwa eine für Neugeschäft und eine für Verlängerungen, jede mit eigenen Phasen.

Sollte "verloren" eine Phase sein?

Ja, als Endphase, aber der Grund gehört in ein eigenes Feld und nicht in den Phasennamen. Phasen wie "wegen Preis verloren" und "an Wettbewerber verloren" vervielfachen Ihre Phasenliste und können zwei Gründe trotzdem nicht gleichzeitig abbilden. Eine Verlust-Phase plus ein Grundfeld ergibt eine Auswertung, die Sie tatsächlich gruppieren und zählen können.

Was sagt die Liegezeit pro Phase aus?

Die Liegezeit ist, wie lange ein Deal dort liegt, wo er ist, und sie macht aus einer Liste eine Diagnose. Lesen Sie sie je Phase, nicht je Deal. Eine Phase, in der die meisten Karten älter sind als Ihr üblicher Zyklus, sagt Ihnen, dass ihr Austrittskriterium unklar ist oder dass sie dem Käufer still etwas abverlangt, das ihm niemand gegeben hat.

Kann man Phasen später noch ändern?

Ja, und die meisten Teams sollten das nach einigen Monaten echter Nutzung tun. Namen und Kriterien zu ändern ist in jedem gängigen CRM eine Konfigurationsarbeit. Sorgfalt braucht die Historie: wenn Sie Phasen umbenennen oder zusammenlegen, vergleicht sich alte Auswertung womöglich nicht sauber mit neuer, also notieren Sie das Änderungsdatum und behandeln Vergleiche über diese Linie vorsichtig.