Was man am ersten Tag im CRM einrichtet

Der erste Tag ist nicht dafür da, das vollständige System zu bauen. Er ist dafür da, zur kleinsten Fassung zu kommen, die etwas Wahres sagt, denn ein CRM, das in Woche eins niemand öffnet, ist ein CRM, das in Monat sechs niemand öffnet.

Vier Dinge. Alles andere wartet.

Welche Kontakte importieren Sie?

Holen Sie die Menschen herein, mit denen Sie tatsächlich arbeiten: alle, mit denen Sie im letzten Jahr Post gewechselt haben, samt der zugehörigen Firmen. Widerstehen Sie dem ganzen Adressbuch. Ein System, das mit viertausend unbekannten Kontakten aufgeht, liest sich wie fremde Daten, und fremde Daten pflegt niemand.

Sie können jederzeit ergänzen. Sie wieder zu entfernen, wenn Berichte darauf stehen, ist schwerer.

Wie viele Felder brauchen Sie am ersten Tag?

Jedes CRM bringt Dutzende mit und lässt Sie weitere erfinden. Am ersten Tag brauchen Sie einen nächsten Schritt, ein Datum dafür und einen Wert am Deal. Das genügt für die zwei Fragen, für die eine Pipeline existiert: Was ist heute fällig, und was ist das wert, wenn es kommt. Ergänzen Sie Felder, wenn Sie eines zweimal vermisst haben, nicht vorsorglich. Die ersten beiden sind zugleich ein vollständiges System zum Nachfassen, und genau das fehlt den meisten kleinen Teams.

Die Dreißig-Felder-Fassung ist ein häufiger Fehlweg. Jedes leere Feld ist ein kleiner Vorwurf, und ein damit übersäter Datensatz fühlt sich nicht mehr pflegenswert an. Drei Felder genügen auch, um Aktivität zu lesen, ohne Menschen zu zählen.

Was tun Sie, bevor Sie die Phasen konfigurieren?

Nicht im Werkzeug. Auf einer Seite, in Worten. Benennen Sie jede Phase und die Tatsache, die für den Eintritt zutreffen muss. "Angebot" ist keine Phase, solange niemand sagen kann, was belegt, dass ein Deal darin steht. Zu entscheiden, was eine Phase bedeutet, ist diese ganze Arbeit, und der Teil, den kein Werkzeug abnimmt.

Fünf Phasen reichen. Sieben sind meist zwei ungeklärte Meinungen. So aufgeschriebene Phasen sind zugleich das, was später eine Pipeline-Summe möglich macht, der Sie trauen.

Welche gespeicherte Ansicht bauen Sie?

Offene Deals, deren Datum für den nächsten Schritt heute oder früher liegt, älteste zuerst.

Diese Ansicht ist der Grund, das CRM morgen zu öffnen. Ohne sie haben Sie einen Aktenschrank, und einen Aktenschrank pflegt man, wenn man daran denkt.

Was wartet auf Woche zwei?

Auswertungen, Automatisierungen, eigene Pipelines, Mailvorlagen, Anbindungen. All das entscheidet sich besser, wenn zwei Wochen echter Datensätze vorliegen. Realistisch sind Tage statt Stunden, sobald Sie Felder entscheiden und importieren, und das vorher zu wissen verhindert die Enttäuschung am ersten Tag, die Akzeptanz zerstört. Danach beginnt das schwierige Problem: das Team dazu zu bringen, es zu nutzen, ist keine Konfigurationsfrage.

Häufige Fragen

Was sollte man am ersten Tag im CRM einrichten?

Vier Dinge: die Kontakte importieren, mit denen Sie aktiv arbeiten, drei Felder anlegen (nächster Schritt, Datum, Wert), Ihre Phasen in Worten aufschreiben, bevor Sie sie konfigurieren, und eine gespeicherte Ansicht des heute Fälligen bauen. Alles Übrige, auch Auswertungen und Automatisierungen, entscheidet sich besser nach zwei Wochen echter Datensätze.

Wie viele Felder braucht ein CRM zum Start?

Drei am Deal genügen: ein nächster Schritt als Handlung, ein Datum dafür und ein Wert. Ergänzen Sie erst, wenn Sie eines zweimal vermisst haben, nie vorsorglich. Ein mit leeren Feldern übersäter Datensatz fühlt sich nicht mehr pflegenswert an, und das ist ein häufiger Weg, auf dem ein neues CRM still aufgegeben wird.

Sollte man alle Kontakte in ein neues CRM importieren?

Nein. Importieren Sie die Menschen, mit denen Sie im letzten Jahr Post gewechselt haben, samt zugehöriger Firmen. Ein System, das mit Tausenden unbekannter Kontakte aufgeht, liest sich wie fremde Daten, und die pflegt niemand. Später zu ergänzen ist leicht, sie wieder zu entfernen, wenn Berichte darauf beruhen, ist es nicht.

Wie viele Phasen sollte ein kleines Team haben?

Etwa fünf, und jede braucht eine Tatsache, die für den Eintritt zutreffen muss. Landen Sie bei sieben, sind zwei davon meist dieselbe Phase, beschrieben von zwei Personen ohne Einigung. Schreiben Sie die Eintrittsbedingungen auf eine Seite, bevor Sie etwas konfigurieren. Diese eine Seite entscheidet, ob die Daten hinterher überhaupt etwas bedeuten, und sie kostet nichts außer einer Stunde.

Lässt sich ein CRM an einem Tag fertig einrichten?

Die Konfiguration ja: Felder und Phasen anzulegen ist die Arbeit eines Nachmittags. Tage kostet erst, zu entscheiden, welche es sein sollen, sie mit den Menschen abzustimmen, die damit arbeiten, und Kontakte zu importieren, denen Sie vertrauen. Planen Sie die Entscheidungen ein, nicht das Klicken.

Was sollte man beim Einrichten vermeiden?

Bauen Sie keine Berichte, bevor Daten da sind, legen Sie keine Felder an, die Sie nicht zweimal gebraucht haben, und konfigurieren Sie keine Phasen, die Sie nicht vorher in Worten aufgeschrieben haben. Jedes davon fühlt sich am ersten Tag nach Fortschritt an und erzeugt ein System, das um Vermutungen herum geformt ist statt um die Arbeit Ihres Teams.