Wofür braucht man ein CRM-System?
Vier Signale, die dafür sprechen, drei Dinge die es nicht löst, und die Kosten jenseits des Abos.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
/ 3 Min. Lesezeit / Art. #55
Vermutlich noch nicht, wenn Sie allein verkaufen und jedes offene Gespräch im Kopf halten können. Das ist eine echte Antwort, und die meisten Ratgeber lassen sie aus.
Die lohnende Frage ist nicht, ob ein CRM gut ist. Sie lautet, ob Sie einen der vier Momente erreicht haben, in denen es anfängt Geld zu kosten, keines zu haben.
Die vier Signale
Eine zweite Person muss wissen, wie etwas steht. Das ist der große Punkt. In dem Moment, in dem jemand Sie fragen muss statt nachzusehen, ist Ihr Gedächtnis zur Infrastruktur geworden, und die ist bei Krankheit oder Urlaub nicht verfügbar.
Sie haben einen Deal an Schweigen verloren. Nicht am Preis und nicht an der Passung, sondern weil ein Verlauf unter einem lebhafteren begraben wurde und niemand nachfasste. Ab dem zweiten Mal ist das ein Systemproblem.
Sie führen eine Tabelle neben dem Posteingang. Wenn Sie Werte, Phasen oder nächste Schritte bereits in einer Datei festhalten, haben Sie ein CRM. Es ist nur manuell, und jedes manuelle driftet. Der Punkt, an dem die Pflege mehr kostet als der Wechsel, ist eine eigene Frage.
Jemand ist gegangen und hat die Pipeline mitgenommen. Die teuerste Variante, und die einzige, die sich nicht rückwirkend beheben lässt.
Trifft nichts davon zu, ist die ehrliche Antwort abzuwarten. Den Prozess aus Gmail heraus zu führen trägt eine Weile und kostet nichts. Die Anzeichen, dass es nicht mehr trägt, sind konkret genug, um sie im eigenen Posteingang zu sehen.
Was löst ein CRM nicht?
Es erzeugt keine Nachfrage. Ein CRM macht eine vorhandene Pipeline sichtbar; größer macht es sie nicht. Sichtbar heißt auch überprüfbar, und eine Pipeline, auf die Sie Geld setzen würden, ist eine andere Zahl als die auf dem Bildschirm. Es entscheidet nicht Ihren Prozess. Wenn niemand einig ist, was ein qualifizierter Lead ist, gibt ein Werkzeug mit Phasen der Uneinigkeit nur einen Ort. Zu entscheiden, was eine Phase bedeutet, ist Arbeit vor jeder Auswahl.
Und es bringt niemanden dazu nachzufassen. Es macht ausbleibendes Nachfassen sichtbar, was etwas anderes ist und nur hilft, wenn jemand hinsieht. Es zu tun, ohne zu nerven, ist der Teil, den kein Werkzeug für Sie übernimmt.
Was kostet es jenseits des Abos?
Die Einrichtung ist die kleinere Hälfte. Der eigentliche Preis ist die Gewohnheit: Ein Datensatz lohnt das Lesen nur, wenn ihn jemand pflegt, und daran scheitert es, nicht an der Software. Das meiste davon ist eine Frage des Aufbaus, und es lässt sich billiger lösen, indem man weniger verlangt, als indem man lauter verlangt.
Rechnen Sie nach dem Start mit zwei Wochen unvollständiger Daten, und erwarten Sie, dass die Einrichtung Tage statt Stunden dauert, sobald Sie Felder entscheiden und Kontakte importieren.
Häufige Fragen
Wofür braucht man ein CRM-System?
Um eine vorhandene Pipeline für mehr als eine Person sichtbar zu machen, die Historie am Datensatz zu halten statt in jemandes Postfach, und aus "was steht heute an" eine Liste statt einer Gedächtnisübung zu machen. Nötig wird es, sobald eine zweite Person den Stand kennen muss, ein Deal an Schweigen verloren ging, oder eine Tabelle neben dem Posteingang läuft.
Wann ist ein Unternehmen zu klein für ein CRM?
Die Größe ist das falsche Maß. Eine Einzelberaterin mit fünfzig laufenden Gesprächen braucht eher eines als ein Fünf-Personen-Betrieb mit sechs großen Kunden, die alle beim Namen kennen. Der Test lautet, ob die Information irgendwo anders lebt als im Kopf und Postfach einer Person, denn genau das hört bei Abwesenheit auf zu funktionieren.
Reicht eine Tabelle statt eines CRM?
Ja, und für viele Unternehmen jahrelang. Was eine Tabelle nicht kann: zeigen, was heute fällig ist, ohne dass Sie diese Ansicht von Hand pflegen, und ein Gespräch am Datensatz halten. Gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht die Grenze: In Google Sheets können mehrere Personen zur selben Zeit in einer Datei arbeiten, in Excel ebenso mit der gemeinsamen Dokumenterstellung. Wenn Sie bereits eine neben dem Posteingang führen, haben Sie sich für ein manuelles CRM entschieden.
Was löst ein CRM tatsächlich?
Es macht eine bestehende Pipeline für mehrere Personen sichtbar, hält die Historie am Datensatz statt in einem Postfach, und verwandelt die Frage nach dem heutigen Tag in eine Liste. Es erzeugt keine Nachfrage, entscheidet nicht Ihren Vertriebsprozess und bringt niemanden zum Nachfassen. Es macht ausbleibendes Nachfassen sichtbar, was nur hilft, wenn jemand die Liste auch ansieht.
Was kostet ein CRM wirklich?
Das Abo ist die kleinere Hälfte. Die Einrichtung dauert Tage, sobald Sie Felder entscheiden, Kontakte importieren und sich auf die Bedeutung der Phasen einigen. Der größere Posten ist laufend: Ein Datensatz lohnt das Lesen nur, wenn ihn jemand aktuell hält, und diese Gewohnheit scheitert in den meisten Einführungen, nicht die Software.
Was sollte man vor dem Kauf eines CRM tun?
Schreiben Sie Ihre Phasen auf und was zutreffen muss, um jede zu betreten. Diese eine Seite entscheidet, ob irgendein Werkzeug Ihnen hilft, und sie ist kostenlos. Teams, die sie überspringen, konfigurieren ein System um einen Prozess herum, dem niemand zugestimmt hat, und geben dann dem Werkzeug die Schuld.