Gmail als CRM nutzen

Sie können einen Vertriebsprozess aus Gmail heraus führen, und als Einzelperson oder in einem sehr jungen Unternehmen sollten Sie das vermutlich auch. Die Post ist ohnehin da, der Aufbau kostet einen Nachmittag, und die Alternative wäre, für ein System zu zahlen, bevor Sie wissen, was Sie davon brauchen.

Der Aufbau, der trägt

Nutzen Sie Labels als Phasen. Legen Sie je Phase Ihres Prozesses ein Label an, mit vorangestellter Zahl, damit die Reihenfolge stimmt: 1-Kontaktiert, 2-Qualifiziert, 3-Angebot, 4-Gewonnen, 5-Verloren. Vergeben Sie genau eines je laufendem Verlauf. Die Regel, die das trägt: Ein Verlauf hat jeweils ein Phasen-Label, so wie ein Deal in einer Phase steht.

Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion als Datum des nächsten Schritts. Wenn Sie mit einem Verlauf fertig sind, legen Sie ihn auf den Tag zurück, an dem das Nächste passieren soll. Ihr Posteingang wird zur Liste des Fälligen, und das ist das meiste von dem, was eine Pipeline-Ansicht leistet.

Die vier Dinge, die nicht gehen

Geteilte Sichtbarkeit. Ein Verlauf in Ihrem Posteingang gehört Ihnen. Wenn eine Kollegin wissen muss, wie ein Deal steht, liegt die Antwort in Ihrem Kopf oder Ihrem Postfach, und beides ist im Urlaub nicht verfügbar. Weiterleiten ist keine Lösung, sondern eine Kopie, die sofort veraltet.

Auswertung. Sie können Gmail nicht fragen, wie viele Deals in der Angebotsphase stehen, was sie wert sind oder wie sich Ihre Abschlussquote im Quartal verändert hat. Labels zählen Verläufe, nicht Werte, und es gibt keine Historie abgeschlossener Deals, aus der sich rechnen ließe.

Ein Datensatz, der kein Verlauf ist. Eine Kundin ist nicht ein Gespräch. Sie ist mehrere Verläufe, eine Rechnung, zwei Personen, die gegangen sind, und ein Wert. Gmail kann nur das Gespräch halten, also lebt alles Übrige im Gedächtnis einer Person.

Anzeichen, dass Sie darüber hinaus sind

Eine zweite Person muss den Stand von Deals sehen, ohne Sie zu fragen. Sie wurden etwas über die Pipeline gefragt, das Sie aus Labels nicht beantworten konnten. Ein Deal ging verloren, weil sein Verlauf unter einem lebhafteren begraben wurde. Sie führen neben Gmail eine Tabelle für die Werte, was bedeutet, dass Sie bereits ein CRM haben, nur ein manuelles. Das sind vier von sieben Anzeichen, dass das Postfach zum CRM geworden ist.

Ausziehen, ohne die Historie zu verlieren

Von Hand übertragen Sie die Struktur: die Liste offener Deals, ihren Wert, ihre Phase und den nächsten Schritt je Deal. Das ist meist eine kurze Tabelle, und die CSV vor dem Import in Ordnung zu bringen spart mehr Zeit als jeder andere Teil des Umzugs.

Machen Sie danach Ihre Labels ehrlich, indem Sie echte Phasen daraus machen. Eine Phase bedeutet, dass etwas Bestimmtes geschehen ist, und das aufzuschreiben ist der Teil, zu dem Gmail Sie nie gezwungen hat. Wenn Sie laufende Kundenarbeit statt Einzelverkäufen betreiben, zählt der Aufbau entlang der Kunden mehr als die Pipeline selbst.

Häufige Fragen

Kann man Gmail als CRM nutzen?

Ja, als Einzelperson oder in einem jungen Unternehmen, und der Aufbau dauert einen Nachmittag. Nutzen Sie nummerierte Labels als Pipeline-Phasen, die Erinnerungsfunktion als Datum des nächsten Schritts und Sterne für die laufende Woche. Es hört auf zu tragen, sobald eine zweite Person Einblick in den Stand der Deals braucht oder Sie über den Pipeline-Wert berichten müssen, denn Gmail zählt Verläufe und keine Deals.

Wie richtet man Gmail für den Vertrieb ein?

Legen Sie je Phase ein Label an, mit vorangestellter Zahl für die Reihenfolge, und vergeben Sie genau ein Label je laufendem Verlauf. Legen Sie jeden Verlauf auf das Datum zurück, an dem sein nächster Schritt fällig ist, damit der Posteingang zur Liste des heute Geschuldeten wird. Filtern Sie Newsletter und Benachrichtigungen heraus, damit dort nur Gespräche mit echten Menschen bleiben.

Welche Grenzen hat Gmail als CRM?

Vier, und keine davon lässt sich wegkonfigurieren. Verläufe sind für Kolleginnen nicht sichtbar, der Stand eines Deals lebt also im Postfach einer Person. Es gibt keine Auswertung von Wert oder Abschlussquote. Eine Kundin ist mehr als ein Gespräch, und Gmail kann nur das Gespräch halten. Und wenn jemand geht, geht die Pipeline mit.

Wann sollte man von Gmail auf ein CRM wechseln?

Sobald eines davon zutrifft: Eine zweite Person braucht den Stand von Deals, ohne Sie zu fragen; Sie konnten eine Frage zur Pipeline aus Ihren Labels nicht beantworten; ein Deal ging verloren, weil sein Verlauf begraben wurde; oder Sie führen neben Gmail eine Tabelle für Werte. Die Tabelle ist das klarste Zeichen, denn sie heißt, dass der reine Mail-Aufbau längst nicht mehr reicht.

Verliert man beim Wechsel die Mail-Historie?

Nein, wenn Sie das Postfach verbinden statt die Nachrichten zu migrieren. Die meisten CRM-Systeme synchronisieren Post und hängen Verläufe an die passenden Kontakte, einschließlich eines Zeitfensters aus der Vergangenheit. Von Hand bewegen Sie die Struktur, die nie in Gmail war: offene Deals, ihren Wert, ihre Phase und den nächsten Schritt je Deal.

Ist eine CRM-Erweiterung für Gmail dasselbe wie ein CRM?

Eine Erweiterung bringt Pipeline-Struktur in die Gmail-Oberfläche und löst damit das Datensatzproblem und einen Teil der Auswertung. Was sie meist nicht löst, ist geteilte Sichtbarkeit im Team, denn die Daten bleiben oft an einzelne Postfächer gebunden. Prüfen Sie genau diese Frage vor der Auswahl, denn es ist die Grenze, die die meisten überhaupt erst aus Gmail hinausgetrieben hat.