Nachfassen im CRM verfolgen

Nachfassaktionen gehen aus einem strukturellen Grund verloren, nicht aus einem persönlichen. Das, woran Sie denken müssen, hängt an einem Deal, und der Ort, an dem Sie es notieren, ist ein anderer: eine Aufgaben-App, ein Notizbuch, eine Kalendererinnerung, Ihr Kopf.

Zwei Felder und eine Ansicht

Nächster Schritt ist das, was als Nächstes passiert, geschrieben als Handlung. "Marta wegen des überarbeiteten Umfangs anrufen" trägt. "Nachfassen" nicht, denn in drei Wochen sagt es Ihnen nicht mehr, was Sie gemeint haben.

Datum des nächsten Schritts ist das Wann. Jeder offene Deal hat eines. Ein Deal ohne Datum ist entweder abgeschlossen oder vergessen, und beides braucht heute eine Entscheidung statt nächsten Monat.

Speichern Sie dann eine Ansicht: offene Deals, deren Datum heute oder früher liegt, älteste zuerst. Diese Ansicht ist Ihr Tag. Alles andere im CRM ist Nachschlagewerk.

Warum das eine Aufgabenliste schlägt

Wenn die Erinnerung in einer Aufgaben-App auslöst, müssen Sie erst den Zusammenhang suchen, bevor Sie handeln können. In dieser Lücke sterben Nachfassaktionen, denn der Aufwand des Anfangens ist höher als der des Verschiebens.

Der tägliche Durchgang

Der Schritt ist passiert, also erfassen Sie das Ergebnis und setzen den nächsten. Der Schritt ist nicht passiert, weil der Tag zu Ende war, also verschieben Sie das Datum und lassen den Schritt stehen. Oder der Schritt kann nicht passieren, weil Sie auf die Kundin warten, und das ist der Fall, der am meisten Nachdenken verlangt.

Schließen Sie die Ansicht nicht, bevor jede Zeile ein Datum in der Zukunft hat. Diese Regel ist die ganze Disziplin, und nach dem Abbau des Rückstaus dauert es zehn Minuten.

Wenn das Datum kommt und sich nichts geändert hat

Wenn Sie ein Datum gesetzt haben, der Tag kommt und es seit dem letzten Mal keine Bewegung von der Kundin gab, ist ein erneutes Verschieben die Voreinstellung und meist falsch. Zweimal hintereinander verschoben heißt: Der Deal wartet nicht auf ein Datum, sondern auf eine Entscheidung, die jemand nicht getroffen hat.

Fragen Sie, worauf der Deal tatsächlich wartet, und schreiben Sie das in den nächsten Schritt. Lautet die Antwort "auf nichts, sie sind still geworden", ist der Deal festgefahren und gehört in den Prozess für festgefahrene Deals statt in weitere zwei Wochen Datumsschieberei. Manchmal lautet die ehrliche Lesart, dass das Nachfassen enden sollte.

Der wöchentliche Durchgang

Sehen Sie einmal pro Woche die Gegenliste an: offene Deals ganz ohne Datum für den nächsten Schritt.

Prüfen Sie bei der Gelegenheit, ob die Phase noch zu den Belegen passt. Ein Deal, bei dem seit drei Monaten nachgefasst wird, steht meist eine Phase weiter, als er verdient hat, und die Eintrittsbedingung der nächsten Phase sagt Ihnen, welche es ist. Kontakte, die überhaupt nie geantwortet haben, sind ein anderes Problem mit einer eigenen Antwort.

Häufige Fragen

Wie verfolgt man Nachfassaktionen im CRM?

Legen Sie zwei Felder auf jeden offenen Deal: einen nächsten Schritt als konkrete Handlung und ein Datum dafür. Speichern Sie dann eine Ansicht mit offenen Deals, deren Datum heute oder früher liegt, älteste zuerst. Diese eine Ansicht jeden Morgen abzuarbeiten ersetzt jedes separate Erinnerungssystem, denn die Erinnerung sitzt am Datensatz, der den Zusammenhang hält.

Aufgaben oder Datumsfeld für das Nachfassen?

Ein Datum am Deal-Datensatz trägt für die meisten kleinen Teams besser. Eine Aufgabe in einer getrennten App hält den Satz, nicht die Historie, also heißt Handeln zuerst den Zusammenhang suchen, und in dieser Lücke wird verschoben. Ein Datum am Datensatz ist außerdem für Kolleginnen sichtbar, eine Erinnerung im Telefon einer Person nicht.

Was sollte ein nächster Schritt aussagen?

Er sollte eine konkrete Handlung benennen und genug Detail tragen, um Wochen später verständlich zu sein. "Marta wegen des überarbeiteten Umfangs anrufen" trägt. "Nachfassen" nicht, denn es hält eine Absicht statt einer Handlung fest und sagt Ihnen am Stichtag nichts. Der Test: Könnte eine Kollegin danach handeln, ohne Sie zu fragen, was gemeint war?

Was tun, wenn der Termin kommt und sich nichts geändert hat?

Widerstehen Sie dem Verschieben, besonders wenn Sie schon einmal verschoben haben. Zweimal hintereinander heißt meist, dass der Deal auf eine Entscheidung wartet und nicht auf vergehende Zeit. Schreiben Sie auf, worauf er tatsächlich wartet. Lautet die Antwort, dass die Kundin still geworden ist, behandeln Sie ihn als festgefahrenen Deal statt ein weiteres Datum zu setzen.

Wie oft sollte man Deals ohne Nachfassdatum durchsehen?

Einmal pro Woche genügt, und es ist der Durchgang, den die meisten Teams auslassen. Deals ohne Termin sind für Ihre Tagesansicht unsichtbar, also erinnert Sie nichts an sie und sie sammeln sich leise an. Jeder Deal auf dieser Liste braucht entweder ein Datum oder die Entscheidung, ihn zu schließen, und die Liste wachsen zu lassen ist der Weg, auf dem Deals verschwinden, ohne je verloren zu werden.

Wie weit im Voraus sollte man das Nachfassen terminieren?

Nah genug, dass das Gespräch noch frisch ist, und weit genug, dass sich plausibel etwas geändert haben könnte. Ein sich weitendes Muster trägt gut: einige Tage nach dem ersten Kontakt, dann etwa eine Woche, dann zwei. Wichtiger als der Abstand ist, dass das Datum am Datensatz steht und nicht in Ihrem Kopf, und dass es nie leer bleibt.