Zugriff auf das Postfach ausgeschiedener Mitarbeiter

Wenn eine Kollegin geht, passieren drei Dinge, und sie werden miteinander verwechselt. Die Synchronisation endet. Die bereits übertragene Historie bleibt meist. Und die Entscheidung, wer sie jetzt lesen darf, fällt an die Person, die in jener Woche die Verwaltungskonsole hält.

Nur das Erste ist technisch.

Was passiert mit der Synchronisation, wenn das Konto deaktiviert wird?

Wird das Konto deaktiviert, bricht die Verbindung binnen Stunden, weil das Token ungültig wird. Danach kommt nichts Neues mehr an. Was das nicht tut: irgendetwas entfernen. Nachrichten, die bereits an Kontakten und Deals hängen, sind jetzt CRM-Datensätze und verhalten sich wie alle anderen: Sie bleiben, bis jemand sie löscht. Dasselbe gilt für das, was das Tracking aufgezeichnet hat, solange die Person gesendet hat: Die Öffnungen liegen am Datensatz, nicht an der Person.

Das ist meist richtig. Ein Kundengespräch ist Unternehmensinformation, und die letzten sechs Monate davon zu verlieren, weil die tippende Person gegangen ist, wäre das schlechtere Ergebnis.

Wer kann es jetzt lesen?

Hier überrascht es die meisten. Diese Nachrichten sind für alle mit Zugriff auf den Datensatz sichtbar, oft das ganze Team, und das war schon vorher so. Die Frage lautet also nicht "sollen wir das behalten", sondern "war das je für das Team gedacht". Hat die ausscheidende Person ihr Postfach auch privat genutzt, steht davon nun etwas in geteilten Datensätzen, ohne offensichtlichen Weg, es zu finden. Die Aktivitätsliste nach ihren privaten Korrespondenten zu durchsuchen ist die einzige praktikable Bereinigung, und sie ist vor dem Deaktivieren des Kontos viel leichter.

Das ist das stärkste Argument dafür, private Post gar nicht erst synchronisieren zu lassen, und beim Offboarding kommt die Rechnung dafür an.

Sind Postfach und CRM dieselbe Entscheidung?

Ein Postfach zur Weiterleitung offen zu halten ist eine Mail-Entscheidung. Die CRM-Datensätze zu behalten ist eine Daten-Entscheidung. Sie haben andere Zuständige, andere Kosten und in der EU und im Vereinigten Königreich oft eine andere rechtliche Grundlage. Entscheiden Sie beides getrennt und schreiben Sie beides auf. In mehreren Rechtsordnungen unterliegt das Postfach einer ausgeschiedenen Person eigenen Aufbewahrungspflichten, was man besser genau prüft als annimmt.

Die erste Woche

Weisen Sie die Datensätze neu zu, bevor Sie das Konto deaktivieren. Ihre Kontakte, ihre offenen Deals und jede Firma, an der sie als zuständig eingetragen war: Firmen brauchen eine zuständige Person, auch wenn die einzelnen Kontakte auf mehrere verteilt werden.

Setzen Sie dann ein Enddatum für die Mailhistorie, statt sie für immer zu behalten, als Teil Ihrer Aufbewahrungsregeln.

Häufige Fragen

Was passiert mit synchronisierten Mails, wenn jemand geht?

Die Synchronisation endet binnen Stunden nach Deaktivierung des Postfachs, weil das Verbindungstoken ungültig wird. Bereits übertragene Nachrichten bleiben als gewöhnliche CRM-Datensätze und bleiben, bis jemand sie löscht. Das ist meist richtig, denn ein Kundengespräch ist Unternehmensinformation und kein persönliches Eigentum, und die letzten Monate davon zu verlieren wäre das schlechtere Ergebnis.

Können Kolleginnen die Mails einer ausgeschiedenen Person noch lesen?

Ja, wer Zugriff auf den Kontakt- oder Deal-Datensatz hat, kann die daran hängenden Nachrichten lesen, und das galt bereits während der Anstellung. Das Konto zu deaktivieren ändert an der Sichtbarkeit nichts. Ist private Korrespondenz mitsynchronisiert, steht sie nun in geteilten Datensätzen, und sie zu finden ist vor dem Schließen des Kontos weit leichter.

Sollte man die CRM-Mails einer ausgeschiedenen Person löschen?

Nicht standardmäßig, denn Kundengespräche sind Geschäftsunterlagen und ihr Löschen zerstört den Zusammenhang, den die nächste Person braucht. Richtig ist, eine Aufbewahrungsfrist festzulegen statt sie ewig zu halten, und getrennt davon alles Private zu entfernen, das versehentlich mitkam. Das sind zwei Aufgaben mit zwei Begründungen. Legen Sie stattdessen eine Aufbewahrungsfrist fest und entfernen Sie getrennt davon alles Private, das versehentlich mitkam.

Muss das Postfach nach dem Austritt offen bleiben?

Das ist eine Mail-Entscheidung und keine CRM-Entscheidung, und beide werden verwechselt. Das CRM hält eine eigene Kopie von allem Synchronisierten, das Schließen des Postfachs entfernt diese Datensätze also nicht. Ob das Postfach selbst bleibt, hängt von Weiterleitungsbedarf und in mehreren Rechtsordnungen von eigenen Aufbewahrungspflichten ab. Entscheiden Sie beides getrennt und schreiben Sie beides auf, denn die Zuständigen und die Fristen unterscheiden sich.

Was tut man im CRM vor dem Deaktivieren eines Kontos?

Erst neu zuweisen, dann deaktivieren. Verschieben Sie Kontakte, offene Deals und jede Firma mit dieser Person als zuständig auf die Nachfolge. In der anderen Reihenfolge zeigen Datensätze auf eine deaktivierte Benutzerin, was manche Werkzeuge vollständig aus Ansichten ausblenden, sodass die Arbeit still verschwindet statt zu wechseln. Manche Werkzeuge blenden Datensätze deaktivierter Personen vollständig aus Ansichten aus, sodass die Arbeit still verschwindet statt zu wechseln.

Wie entfernt man private Mails, die mitsynchronisiert wurden?

Durchsuchen Sie die Aktivitätsliste nach den bekannten privaten Korrespondenten und Domains, statt alles lesen zu wollen. Löschen Sie diese Einträge und ergänzen Sie die Ausschlussregeln, falls sie nie eingerichtet wurden, damit dasselbe bei der nächsten Person nicht passiert. Das geht deutlich leichter, solange das Konto noch existiert. Ergänzen Sie dabei gleich die Ausschlussregeln, falls es nie welche gab, damit dasselbe bei der nächsten Person nicht wieder passiert.