CRM mit Mail-Synchronisierung für kleine Unternehmen
Mail-Synchronisierung bedeutet je nach Werkzeug vier verschiedene Dinge. Die vier Fragen vor der Auswahl, und die eine, die über Team-Tauglichkeit entscheidet.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
/ 3 Min. Lesezeit / Art. #59
Jedes CRM führt Mail-Synchronisierung als Funktion, und keines meint dasselbe damit. Die Unterschiede zeigen sich erst, nachdem Sie Ihre Kontakte importiert haben, und das ist der teure Moment dafür.
Vier Fragen klären das in etwa zehn Minuten.
Synchronisiert es in beide Richtungen oder nur eingehend?
Zweiwegig heißt, dass auch Post, die Sie aus Ihrem eigenen Programm senden, am Datensatz erscheint. Einwegig heißt, nur Antworten erscheinen, und alles aus Ihrer Mail-App ist unsichtbar, sofern Sie nicht daran denken, eine Adresse in Kopie zu setzen. Einwegig wirkt in der Vorführung gut und scheitert in der Praxis, denn die Hälfte des Gesprächs, die Sie geschrieben haben, ist die Hälfte, die eine Kollegin lesen muss. Die Synchronisierung setzt außerdem einen einzigen Verlauf voraus, was ein Grund ist, im bestehenden zu antworten.
Wie weit greift es zurück?
Manche Werkzeuge füllen beim Verbinden Monate an Historie nach. Manche beginnen im Moment des Verbindens und sehen nie zurück. Das entscheidet, ob Ihr CRM am ersten Tag nützlich ist oder in drei Monaten, und es ist die Frage, die auf einer Funktionsseite am ehesten fehlt. Stellen Sie sie direkt.
Was steuert, was synchronisiert?
Die sichere Voreinstellung ist eine Positivliste Ihrer Kundendomains. Die übliche Voreinstellung ist alles außer dem Ausgeschlossenen. Der Unterschied wiegt schwerer als er klingt, denn eine Ausschlussliste blockiert nur, woran jemand gedacht hat, und der Tag, an dem es zählt, ist der Tag, an dem auch die Steuerberatung im CRM steht. Private Post herauszuhalten ist vor der ersten Synchronisation weit leichter eingerichtet als danach.
Kann es ein gemeinsames Postfach anbinden?
Viele kleine Unternehmen laufen über hallo@ oder info@, und etliche CRM-Systeme synchronisieren nur persönliche Postfächer. Kommen Ihre Kundengespräche an einer gemeinsamen Adresse an und das Werkzeug kann sie nicht anbinden, wirkt die Synchronisation für immer kaputt, während sie genau wie entworfen arbeitet.
Wie testen Sie es vor dem Kauf?
Binden Sie in einer Testversion ein Postfach an und schicken Sie sich selbst einen echten Verlauf von einer echten Kundenadresse. Prüfen Sie dann drei Dinge: Ist die gesendete Nachricht erschienen, hing die Antwort am selben Datensatz, und wie weit reichte die Historie zurück.
Dieser Test dauert zwanzig Minuten und beantwortet mehr als jede Vergleichstabelle. Führen Sie den Prozess noch aus dem Posteingang, ist der Gmail-Aufbau ein vernünftiger Ort zum Bleiben, bis eine dieser Antworten zählt. Und beachten Sie: Synchronisation ist ein anderer Mechanismus als das Tracking von Öffnungen und Klicks, eine eigene Funktion, die aus eigenen Gründen ausfällt.
Häufige Fragen
Worauf achtet man bei einem CRM mit Mail-Synchronisierung?
Auf vier Dinge: ob zweiwegig oder nur eingehend synchronisiert wird, wie weit beim Verbinden nachgefüllt wird, ob sich die Synchronisation auf eine Positivliste von Kundendomains beschränken lässt, und ob neben persönlichen Postfächern auch ein gemeinsames angebunden werden kann. Das Letzte übersehen viele kleine Unternehmen, denn Kundenpost kommt oft an einer gemeinsamen Adresse an.
Was unterscheidet ein- und zweiwegige Synchronisation?
Zweiwegig heißt, dass auch aus dem eigenen Mailprogramm gesendete Nachrichten am CRM-Datensatz erscheinen. Einwegig erfasst nur Eingehendes. Einwegig führt sich gut vor und enttäuscht im Gebrauch, denn die selbst geschriebene Hälfte eines Gesprächs ist meist die, die eine Kollegin braucht, und an jede Kopie zu denken ist kein System. Fragen Sie in einer Vorführung ausdrücklich danach, denn Funktionsseiten nennen die Richtung selten.
Erfasst die Synchronisation auch alte Mails?
Das hängt ganz vom Werkzeug ab. Manche füllen beim ersten Verbinden mehrere Monate Historie nach, andere beginnen in diesem Moment und greifen nie zurück. Fragen Sie direkt, statt es anzunehmen, denn davon hängt ab, ob das CRM am ersten Tag nützlich ist oder erst nach Monaten neuer Gespräche. Das Fenster entscheidet außerdem, wie viel Altpost für alle mit Zugriff auf den Datensatz sichtbar wird.
Kann ein CRM ein gemeinsames Postfach synchronisieren?
Manche können es und viele nicht, und Funktionsseiten sagen selten, welche. Kommt Ihre Kundenpost an einer Adresse wie hallo@ statt an einem persönlichen Postfach an, entscheidet diese Frage, ob das Werkzeug überhaupt für Sie taugt. Testen Sie es in einer Testversion, statt der Marketingseite zu trauen. Kommt Ihre Kundenpost an einer gemeinsamen Adresse an, entscheidet diese eine Frage, ob das Werkzeug überhaupt taugt.
Ist es sicher, ein Arbeitspostfach anzubinden?
Ja, sofern Sie vor dem Verbinden entscheiden, was synchronisiert, und nicht danach. Am sichersten ist eine Positivliste von Kundendomains, sodass nichts anderes je in Reichweite kommt. Eine Ausschlussliste taugt auch, blockiert aber nur, woran jemand gedacht hat, und das ist eine schwächere Zusage, als es wirkt. Schreiben Sie die Regel auf, bevor Sie verbinden, denn nachträglich zu filtern ist deutlich mehr Arbeit als vorher zu begrenzen.
Wie testet man die Mail-Synchronisierung vor dem Kauf?
Binden Sie in einer Testversion ein Postfach an und tauschen Sie einen echten Verlauf mit einer echten Kundenadresse. Prüfen Sie dann, ob die gesendete Nachricht erschien, ob die Antwort am selben Datensatz hing, und wie viel Historie mitkam. Zwanzig Minuten davon beantworten mehr als jeder Funktionsvergleich. Nutzen Sie dafür eine echte Kundenadresse und keine zweite eigene, denn die eigene Domain verhält sich beim Abgleich oft anders.