Private Mails aus dem CRM heraushalten

Die Mail-Synchronisation ist die Funktion, die ein CRM überhaupt lohnenswert macht, und sie ist zugleich diejenige, die private Korrespondenz vor Kolleginnen und Kollegen legt. Der Mechanismus ist überraschend einfach: Sie verbinden ein Postfach, und das CRM gleicht jede Nachricht mit seinen Kontakten ab. Alles, was passt, hängt am Datensatz, wo es jede Person mit Zugriff lesen kann.

Was die Synchronisation wirklich kopiert

Die meisten CRM-Systeme gleichen über die Adresse ab, nicht über den Inhalt. Der Abgleich läuft in beide Richtungen, eingehend und ausgehend, und er greift beim ersten Verbinden meist ein Stück in die Vergangenheit zurück.

Genau dieser letzte Punkt sorgt für die meisten Überraschungen. Ein Konto zu verbinden ist keine Entscheidung über künftige Post allein. Es kann eine Entscheidung über die letzten sechs oder zwölf Monate sein, einmal getroffen, von der Person, die durch die Einrichtung geklickt hat.

Vier Kontrollen, von grob nach fein

Eine eigene Adresse für den Vertrieb. Die verlässlichste Kontrolle, weil sie keine laufende Disziplin verlangt. Ein Postfach, das ausschließlich Kundenpost führt, kann nichts anderes preisgeben, und es ist kein Filter zu pflegen. Der Preis: Man vergisst, sie zu benutzen.

Nur Ihre Kundendomains zulassen. Manche Systeme synchronisieren nur Post an und von einer Liste von Domains. Das dreht die Voreinstellung von "alles außer dem Ausgeschlossenen" zu "nichts außer dem Eingeschlossenen", und das ist die sichere Richtung und die, nach der man ausdrücklich fragen sollte.

Bestimmte Adressen und Domains ausschließen. Der übliche Mittelweg. Tragen Sie Steuerberatung, Bank, Familiendomain und Personalvermittlung ein. Es funktioniert, und es scheitert lautlos, denn es blockiert nur, woran jemand gedacht hat.

Synchronisation je Kontakt abschalten. Nützlich im Einzelfall, wenn eine Kundin zugleich eine Freundin ist. Kein System, und über eine Handvoll Datensätze hinaus nicht tragfähig.

Das gemeinsame Postfach ist ein eigenes Problem

Eine Adresse wie hallo@ oder info@ ist nicht die Post einer Person, und sie zu synchronisieren legt jeden Verlauf vor alle.

Post, die bereits übertragen wurde

Entscheiden Sie dann, wie lange der Rest bleibt. Synchronisierte Post ist die umfangreichste und heikelste Kategorie in einem CRM und diejenige, die eine geschriebene Aufbewahrungsfrist am meisten verdient statt eines stillschweigenden "für immer".

Schreiben Sie die Regel, bevor Sie einschalten

Ein Absatz genügt: welche Postfächer synchronisieren, welche Adressen nie, wie weit die erste Synchronisation zurückreicht und wem man Bescheid gibt, wenn etwas ankommt, das nicht hätte ankommen dürfen.

Verbinden Sie das mit einem regelmäßigen Aufräumen, damit Ausschlussliste und Datenbestand aktuell bleiben.

Häufige Fragen

Wie verhindert man, dass private Mails ins CRM synchronisiert werden?

Am verlässlichsten ist ein eigenes Postfach für Kundenpost, sodass nichts Privates überhaupt in Reichweite kommt. Wo das nicht praktikabel ist, prüfen Sie, ob Ihr CRM eine Positivliste von Kundendomains synchronisieren kann statt standardmäßig alles. Eine Ausschlussliste für einzelne Adressen taugt als dritte Möglichkeit, blockiert aber nur, woran jemand gedacht hat.

Kopiert die CRM-Mailsynchronisation auch alte Nachrichten?

Meist ja. Die meisten Systeme greifen beim ersten Verbinden eines Postfachs in die Vergangenheit zurück, oft mehrere Monate oder länger. Ein Konto zu verbinden ist damit eine Entscheidung über bereits versendete Post und nicht nur über künftige Nachrichten. Prüfen Sie die Länge dieses Zeitfensters vor dem Verbinden, denn es verursacht die meisten unangenehmen Überraschungen.

Können Kolleginnen und Kollegen meine synchronisierten Mails sehen?

Wer Zugriff auf den Kontakt- oder Deal-Datensatz hat, kann die daran hängenden Nachrichten in der Regel lesen. Das ist der Zweck der Funktion und zugleich ihr Risiko. Steht ein privater Kontakt auch im CRM, wird der Verlauf teamsichtbar, ohne dass jemand das entschieden hätte. Gesteuert wird das über die Rechte am Datensatz, nicht über die Rechte an Ihrem Postfach.

Sollte man ein gemeinsames Postfach mit dem CRM synchronisieren?

Das hängt davon ab, was sonst dort ankommt. Eine reine Serviceadresse ist ein guter Kandidat. Eine Adresse, an die auch Rechnungen, Bewerbungen und Lieferantenstreitigkeiten gehen, ist es nicht, denn die Synchronisation macht all das für das ganze Team sichtbar. Den Verkehr auf zwei Adressen zu trennen ist einfacher, als ihn nachträglich zu filtern.

Wie entfernt man bereits synchronisierte Mails?

Durchsuchen Sie die Aktivitätsliste des CRM nach den Domains und Adressen, die Sie ausschließen wollten, löschen Sie diese Einträge und tragen Sie jede im selben Durchgang in die Ausschlussregel ein, damit die Nachricht morgen nicht erneut synchronisiert. Das Entfernen der Aktivität im CRM berührt das Original in Ihrem Postfach normalerweise nicht, prüfen Sie das aber vorher im eigenen System.

Wie lange sollte ein CRM synchronisierte Mails aufbewahren?

Lange genug, um nützlich zu sein, und keinen Tag länger, mit einer geschriebenen Frist statt einer Voreinstellung. Synchronisierte Post ist meist die umfangreichste und heikelste Kategorie im System und damit die eine, die eine ausdrückliche Grenze am meisten verdient. Legen Sie die Zahl einmal fest, notieren Sie sie neben Ihren übrigen Aufbewahrungsregeln und setzen Sie ein Datum zur Überprüfung.