Welche Daten gehören zuerst ins CRM?

Nehmen Sie die Deals, an denen Sie gerade arbeiten, die dazugehörigen Personen und den nächsten Schritt zu jedem. Das ist der ganze erste Import. Alles andere, die alten Kontakte, das abgeschlossene Geschäft, die Jahre an E-Mails, kann warten oder nie ankommen, und eine Einführung, die damit beginnt, kommt meist nicht ans Ziel.

Warum mit den offenen Deals beginnen und nicht mit der Kontaktliste?

Der Reflex ist, die Kontaktliste zu importieren, weil sie existiert und groß ist. Das ist der falsche erste Zug. Eine Kontaktliste ohne zugeordnete Deals ergibt ein durchsuchbares Adressbuch. Niemand öffnet ein CRM täglich, um ein Adressbuch anzusehen. Was ein Team jeden Morgen in das Werkzeug bringt, ist die Pipeline: was offen ist, was sich bewegt hat, wer heute einen Anruf braucht.

Der erste Import sind also die 20 oder 50 Deals, die aktuell im Spiel sind. Die Personen kommen mit, denn ein Deal ohne zugeordnete Person ist kein Deal.

Was ist das Minimum je Datensatz?

Für jeden offenen Deal erledigen fünf Felder fast die ganze Arbeit:

Name, in einer Form, die jemand anderes eine Woche später wiedererkennt.
Wert, in einer Währung, und eine echte Zahl statt eines Platzhalters.
Phase, mit einem schriftlichen Austrittstest, damit sie für alle dasselbe bedeutet.
Erwartetes Abschlussdatum, das jemand bereit ist zu prüfen.
Nächster Schritt, mit Datum. Dieses Feld macht das Öffnen des Werkzeugs überhaupt lohnend.

Alles darüber hinaus ist beim Import optional. Ergänzen Sie ein Feld, wenn eine Frage, die Sie tatsächlich stellen, ohne es unbeantwortbar ist, und nicht vorsorglich, weil ein Feld nützlich sein könnte.

Was gehört nicht in den ersten Import?

Abgeschlossenes Geschäft, älter als ein Jahr. Es sieht nach Historie aus und verhält sich wie Ballast. Wenn Sie es später brauchen, steht es weiterhin in der Tabelle.

Kontakte ohne Beziehung. Eine gekaufte Liste oder ein alter Export bringen Volumen und kein Signal, und sie machen jede spätere Zählung falsch. Alles, wem Sie in diesem Quartal nicht schreiben würden, kann draußen bleiben.

Alle Spalten, die Sie haben. Eine Tabelle sammelt Spalten an, die einmal Sinn ergaben. Alle zu importieren erzeugt Felder, die niemand füllt, und ein CRM voller leerer Felder lehrt das Team, dass Felder egal sind.

In welcher Reihenfolge läuft ein erster Import?

Umfang und Reihenfolge beantworten zwei verschiedene Fragen, und sie zu vermischen ist der übliche Weg, einen ersten Import zu verderben. Was hineinkommt, sind die offenen Deals und die Personen daran, das ist das ganze Argument oben. In welcher Reihenfolge die Dateien geladen werden, bestimmen die Verknüpfungen.

Eine Verknüpfung erreicht nur einen Datensatz, den es schon gibt. Importieren Sie einen Deal, der eine Firma nennt, bevor diese Firma da ist, geht die Verknüpfung verloren, meist lautlos: die Zeile wird angelegt, das Feld bleibt leer, und der Import zählt sie als Erfolg. Laden Sie den ersten Import daher als drei kleine Dateien, in dieser Reihenfolge: die Firmen, zu denen diese Deals gehören, dann die Personen, dann die Deals selbst. Die erste Datei entfällt, wenn Sie an Einzelpersonen und nicht an Organisationen verkaufen.

Es ist dieselbe Reihenfolge, die eine vollständige CRM-Migration verwendet, mit einem Bruchteil der Zeilen. Und nur bei Bedarf historische abgeschlossene Deals für die Rechnung zur Gewinnquote.

Jeder Schritt sollte damit enden, dass das Werkzeug benutzbar ist. Wenn Sie Ihre Montags-Pipelinerunde mit diesen Dateien nicht abhalten können, wird mehr Datenmenge das nicht beheben.

Was hineinkommt, wann und warum:

Was	Importieren?	Warum, oder wann
Die Firmen, zu denen diese Deals gehören	Zuerst	Eine Verknüpfung erreicht nur einen Datensatz, den es schon gibt, also lädt das Verwiesene zuerst. Entfällt, wenn Sie an Einzelpersonen verkaufen
Die Personen an diesen Deals	Danach	Ein Deal ohne zugeordnete Person ist kein Deal
Die offenen Deals selbst	Als Drittes	Was ein Team jeden Morgen in das Werkzeug bringt, ist die Pipeline
Historische abgeschlossene Deals	Später, nur bei Bedarf	Für die Rechnung zur Gewinnquote
Abgeschlossenes Geschäft, älter als ein Jahr	Nein	Sieht nach Historie aus, verhält sich wie Ballast und steht weiterhin in der Tabelle
Kontakte ohne Beziehung	Nein	Bringen Volumen und kein Signal und machen jede spätere Zählung falsch
Alle Spalten, die Sie haben	Nein	Ein CRM voller leerer Felder lehrt das Team, dass Felder egal sind

Warum würgt ein Komplettimport die Einführung ab?

Ein großer Import bringt alle Inkonsistenzen auf einmal an die Oberfläche: doppelte Personen, drei Datumsformate, Werte in zwei Währungen, eine Phasenspalte mit elf Schreibweisen. Das zu bereinigen ist ein eigenes Projekt, und es passiert, bevor irgendjemand einen Nutzen aus dem Werkzeug gezogen hat.

Teams, die stecken bleiben, sind fast immer hier stecken geblieben. Zwei Wochen Migration, Start mit einer Datenbank, der niemand traute, und zurück zur Tabelle.

Der kleine Import dreht das um. Eine Woche Nutzung sagt Ihnen, welche Felder Sie wirklich brauchen, und Sie bereinigen die Daten, die Sie behalten haben, statt alle.

Wie muss die Datei vor dem Import aussehen?

Was Sie auch importieren, die Form zählt mehr als die Menge: eine Zeile je Sache, eine Bedeutung je Spalte, einheitliche Datumsformate und eine Währung. Diese Regeln sind für 30 Zeilen dieselben wie für 3.000, und bei 30 sind sie an einem Vormittag erledigt, was ein weiteres Argument für den kleinen Anfang ist. Die CSV sauber vorzubereiten ist der größte Teil des Imports.

Häufige Fragen

Welche Daten gehören zuerst ins CRM?

Die Deals, an denen Sie gerade arbeiten, die dazugehörigen Personen und der nächste Schritt zu jedem. Das ist der ganze erste Import, meist 20 bis 50 Deals. Alte Kontakte, abgeschlossenes Geschäft und Jahre an E-Mails können warten oder nie ankommen. Der Test ist, ob das Werkzeug am Ende dieses ersten Schritts benutzbar ist, und nicht, wie viel Tabelle es herüber geschafft hat.

Warum mit Deals statt mit der ganzen Kontaktliste beginnen?

Weil eine Kontaktliste ohne zugeordnete Deals ein durchsuchbares Adressbuch ergibt, und niemand öffnet ein CRM jeden Morgen für ein Adressbuch. Was ein Team täglich zurückbringt, ist die Pipeline: was offen ist, was sich bewegt hat, wer heute einen Anruf braucht. Die Personen kommen ohnehin mit den Deals, denn ein Deal ohne zugeordnete Person ist kein Deal. Das ist eine Frage des Umfangs, nicht der Ladereihenfolge: innerhalb des ersten Imports gehen die Dateien weiterhin in der Reihenfolge der Verknüpfungen hinein, Firmen, dann Personen, dann Deals.

Welche Felder braucht ein offener Deal beim Import?

Fünf erledigen fast die ganze Arbeit. Ein Name, den jemand anderes eine Woche später wiedererkennt. Ein Wert, in einer Währung und als echte Zahl. Eine Phase mit schriftlichem Austrittstest, damit sie für alle dasselbe bedeutet. Ein erwartetes Abschlussdatum, das jemand bereit ist zu prüfen. Und ein nächster Schritt mit Datum, das Feld, das das Öffnen des Werkzeugs überhaupt lohnend macht.

Sollten alte Kontakte und abgeschlossene Deals mit hinein?

Meistens nicht. Abgeschlossenes Geschäft, das älter als ein Jahr ist, sieht nach Historie aus und verhält sich wie Ballast, und es steht weiterhin in der Tabelle, falls Sie es brauchen. Kontakte, denen Sie in diesem Quartal nicht schreiben würden, bringen Volumen und kein Signal und verfälschen jede spätere Zählung. Historische Deals lohnen erst, wenn Sie die Gewinnquote wirklich rechnen, und bei laufendem Betrieb.

Warum würgt ein großer Import die Einführung ab?

Weil er alle Inkonsistenzen auf einmal an die Oberfläche bringt: doppelte Personen, drei Datumsformate, Werte in zwei Währungen, eine Phasenspalte mit elf Schreibweisen. Das zu bereinigen ist ein eigenes Projekt, und es passiert, bevor irgendjemand einen Nutzen gezogen hat. Zwei Wochen Migration, eine Datenbank, der niemand traut, und das Team ist zurück in der Tabelle.

Woran erkennen Sie, dass der erste Import gereicht hat?

Halten Sie Ihre Montags-Pipelinerunde darauf ab. Wenn die offenen Deals, ihre Phasen und ihre nächsten Schritte diese Runde tragen, hat der Import seine Arbeit getan und alles Weitere ist optional. Wenn nicht, wird mehr Datenmenge das nicht beheben, denn das Problem ist die Form dessen, was hineinging, und nicht die Menge.

Bedeutet ein kleiner Import weniger Vorbereitung der Datei?

Nein, und das spricht für den kleinen Anfang und nicht dagegen. Eine Zeile je Sache, eine Bedeutung je Spalte, einheitliche Datumsformate und eine Währung sind für 30 Zeilen dieselben Regeln wie für 3.000. Mit 30 haben Sie an einem Vormittag ein benutzbares Werkzeug, und eine Woche echter Nutzung sagt Ihnen dann, welche Felder der nächste Import wirklich braucht.