CRM-Daten in ein anderes System migrieren
Drei Aufgaben unter einem Namen. Das Schwerste ist zu entscheiden, was nicht mitkommt.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Eine CRM-Migration sind drei Aufgaben unter einem Namen. Die Daten herausholen. Entscheiden, was tatsächlich mitkommt. Sie hineinbekommen. Der meiste Schmerz entsteht daraus, sie als einen Schritt zu behandeln und den mittleren zuletzt zu machen.
Checkliste für die CRM-Migration
Die drei Aufgaben gliedern sich in sieben Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie angehen. Jeder hat eine Prüfung, die bestanden sein muss, bevor der nächste beginnt.
| # | Schritt | Was zu tun ist | Erledigt, wenn |
|---|---|---|---|
| 1 | Alles exportieren | Exportieren Sie Kontakte, Firmen, Deals, Notizen und Mailverlauf als getrennte Dateien, solange das Abo läuft. Bearbeiten Sie nur Kopien. | Eigene Felder und Notizinhalte stimmen bei einer Handvoll gut bekannter Datensätze mit dem Bildschirm überein. |
| 2 | Entscheiden, was nicht mitkommt | Schreiben Sie die Regel auf, bevor Sie in die Daten sehen, und wenden Sie sie auf die Kopien an. | Die Regel steht schriftlich fest, und alles, was sie ausschließt, liegt in einer Archivdatei. |
| 3 | Dubletten zusammenführen | Suchen Sie doppelte Kontakte und Firmen in den Kopien und führen Sie sie zusammen. | Jede Person und jede Firma kommt genau einmal vor. |
| 4 | Felder zuordnen | Schreiben Sie alte und neue Felder nebeneinander. Jedes alte Feld ohne Gegenstück bekommt ein neues Zuhause oder fällt weg. | Kein altes Feld ist offen, und jeder Wert eines Felds mit festen Werten, etwa der Lebenszyklusphase, hat ein Gegenstück. |
| 5 | Testimport | Importieren Sie 10 bis 20 Datensätze in dieser Reihenfolge: Firmen, Kontakte, Deals. Öffnen Sie jeden im neuen System. | Jedes Feld ist dort gelandet, wo die Zuordnung es vorsieht, und jeder Kontakt und jeder Deal hängt an der richtigen Firma. |
| 6 | Vollständiger Import | Laden Sie den Rest in derselben Reihenfolge, danach Notizen und Aktivitäten. | Jede Schicht enthält so viele Datensätze, wie die Importdatei Zeilen hatte. |
| 7 | Altes CRM lesbar halten | Behalten Sie etwa einen Monat lang Lesezugriff. | Der Monat ist um, und jede Nachfrage nach etwas, das nicht mitkam, wurde aus dem alten System beantwortet. |
Exportieren Sie alles, bevor Sie irgendetwas kündigen
Tun Sie das am Tag der Entscheidung, nicht in der Woche des Wechsels.
Exportieren Sie Kontakte, Firmen, Deals, Notizen und Mailverlauf getrennt und lassen Sie die Rohdateien unberührt. Gearbeitet wird an Kopien. Sobald das Abo ausläuft, verlieren Sie den Zugang zu Exporten womöglich ganz, und ein gekündigter Anbieter hat es nicht eilig zu helfen.
Prüfen Sie, ob der Export wirklich enthält, was auf dem Bildschirm stand. Eigene Felder und Notizinhalte fehlen oft.
Entscheiden Sie, was NICHT mitkommt
Diesen Schritt überspringen die meisten, und genau dort liegt der Wert.
Eine Migration ist der einzige Moment, in dem es ein Aufräumen geschenkt gibt. Kontakte, die nie geantwortet haben, vor drei Jahren abgeschlossene Deals, Firmen, die es nicht mehr gibt: Sie mitzunehmen kostet jetzt Importzeit und verstopft danach jede Ansicht. Offene Deals, die sich nicht mehr bewegen, sind dieselbe Frage, und ob die Pipeline realistisch ist, lässt sich vor einem Import leichter beantworten als danach.
Schreiben Sie die Regel auf, bevor Sie in die Daten sehen, damit Sie nicht Datensatz für Datensatz entscheiden. Etwa: Kontakte mit Aktivität in zwei Jahren, alle abgeschlossenen Deals, Notizen an beidem. Suchen Sie dann die Dubletten vor dem Import statt danach, denn Zusammenführen ist in einer Tabelle leichter als in einer Datenbank.
Geben Sie dem, was bleibt, einen Ort. Eine archivierte Datei unterliegt weiterhin Ihren Aufbewahrungsregeln, und "wir haben es nicht migriert" ist nicht dasselbe wie "wir haben es gelöscht".
Ordnen Sie die Felder einmal zu, auf Papier
Alte Felder in eine Spalte, neue daneben. Markieren Sie jedes alte Feld ohne neues Zuhause und entscheiden Sie dort, ob Sie eines anlegen oder es fallen lassen.
Das dauert eine Stunde und erspart einen zweiten Import. Die Alternative ist, mitten im Laden zu bemerken, dass die Lebenszyklusphase im alten System vier Werte hat und im neuen drei.
Importieren Sie in zwei Durchgängen
Erst Firmen, dann Kontakte, dann Deals. Jede Schicht verweist auf die vorige, also erzeugt eine andere Reihenfolge Waisen.
Machen Sie einen Testimport von 10 bis 20 Datensätzen, sehen Sie sie im neuen System an, und laden Sie erst dann den Rest. Die CSV richtig vorzubereiten entscheidet zwischen einem Durchgang und fünf.
Die Woche danach
Halten Sie das alte System einen Monat lesbar, wenn es geht. Nicht als Rückfallebene, sondern weil im ersten Monat jemand genau das verlangt, was nicht mitkam.
Häufige Fragen
Wie migriert man Daten von einem CRM in ein anderes?
Exportieren Sie zuerst alles, solange das Abo noch läuft. Entscheiden Sie dann anhand einer geschriebenen Regel, was tatsächlich mitkommt, statt Datensatz für Datensatz zu urteilen. Ordnen Sie alte Felder den neuen auf Papier zu, bevor Sie etwas laden. Importieren Sie schließlich in Schichten, Firmen dann Kontakte dann Deals, und testen Sie 10 bis 20 Datensätze vor dem Rest.
Was sollte man nicht ins neue CRM migrieren?
Alles, was Sie heute nicht neu anlegen würden. Kontakte ohne Aktivität in zwei Jahren, Deals, deren Abschluss so lange her ist, dass niemand darüber berichtet, und Firmen, die es nicht mehr gibt. Eine Migration ist das einzige geschenkte Aufräumen, und tote Datensätze mitzunehmen kostet Importzeit und verstopft danach jede Ansicht.
In welcher Reihenfolge importiert man CRM-Daten?
Erst Firmen, dann Kontakte, dann Deals, zuletzt Notizen und Aktivitäten. Jede Schicht verweist auf die vorige, also erzeugt das Laden von Kontakten vor ihren Firmen Waisen, die von Hand neu verknüpft werden müssen. Testen Sie die Reihenfolge mit 10 bis 20 Datensätzen, denn die Sequenz nachträglich zu korrigieren ist deutlich mehr Arbeit.
Wie lange sollte man das alte CRM behalten?
Etwa einen Monat Lesezugriff, wenn der Vertrag es erlaubt, und nicht als Rückfallebene. In den ersten Wochen fragt jemand nach genau der einen Sache, die nicht mitkam, meist eine Notiz oder ein eigenes Feld, das niemand aufgelistet hatte. Lesbar zu bleiben macht daraus eine Abfrage statt eines Vorfalls. Lesbar zu bleiben verwandelt eine solche Nachfrage in eine Abfrage statt in einen Vorfall, und danach kann das alte System weg.
Was fehlt in einem CRM-Export meistens?
Eigene Felder und die Inhalte von Notizen. Beide wirken auf dem Bildschirm vorhanden und beide fehlen oder sind in der Exportdatei häufig abgeschnitten. Prüfen Sie sie gezielt gegen eine Handvoll gut bekannter Datensätze, bevor Sie sich auf die Datei verlassen, denn wenn es beim Import auffällt, ist das alte System vielleicht schon fort.
Sollte man Daten vor oder nach dem Import bereinigen?
Vorher, in der Tabelle, jedes Mal. Dubletten zusammenzuführen und uneinheitliche Werte zu korrigieren ist in einer Datei, die man sortieren und filtern kann, weit leichter als in einer Datenbank mit bereits gebauten Beziehungen. Nachher zu bereinigen heißt außerdem, dass die schlechten Datensätze so lange in Berichten stehen, wie die Bereinigung dauert.