Wie findet man doppelte Kontakte im CRM?

Finden Sie Dubletten, indem Sie nach dem Feld sortieren, das eindeutig sein soll, und nicht nach dem Namen. Zuerst die Mailadresse, weil sie das einzige Feld ist, das fast alle einheitlich ausfüllen. Dann die Telefonnummer ohne Formatierung. Dann Firma plus Nachname, was die Fälle erwischt, in denen ein Datensatz die dienstliche und der andere die private Adresse trägt. Der Name ist der schlechteste Einstieg, weil dieselbe Person als Micha, Michael und M. Schmidt auftaucht und das nicht zusammen sortiert.

Was jeder Durchgang erwischt

Die Mailadresse erwischt die Masse und erzeugt kaum Fehltreffer. Zwei Datensätze mit einer Adresse sind eine Person.

Die Telefonnummer erwischt Datensätze, die aus einem Anruf oder einer Visitenkarte entstanden sind, wo niemand eine Mail eingetippt hat. Entfernen Sie Leerzeichen, Bindestriche und Ländervorwahlen vor dem Vergleich, sonst erkennt dieselbe Nummer in zwei Schreibweisen sich selbst nicht.

Firma plus Nachname erwischt den Rest und ist der Durchgang, der menschliche Augen braucht, denn zwei Personen können in einer Firma denselben Nachnamen tragen.

Entscheiden Sie vor dem Zusammenführen

Wählen Sie den bleibenden Datensatz danach, welcher die Historie trägt, nicht danach, welcher ordentlicher aussieht. Ein karger Datensatz mit drei Jahren Aktivität ist mehr wert als ein vollständiger von letzter Woche.

Führen Sie außerdem nur in eine Richtung zusammen. A in B und später B in A ergibt einen Datensatz, dessen Werte aus dem zuletzt gelaufenen Durchgang stammen, und niemand kann sagen, welcher das war.

Zusammenführen ist selten umkehrbar

Prüfen Sie vorher, ob Ihr CRM eine Zusammenführung rückgängig machen kann. Viele können es nicht, und die, die es können, stellen den Datensatz oft ohne seine Verknüpfungen wieder her.

Exportieren Sie die betroffenen Zeilen vorher. Das sind zwei Minuten, die aus einem unumkehrbaren Vorgang einen wiederherstellbaren machen, und es ist derselbe Grund, aus dem eine CSV vor dem Import geprüft wird und nicht danach.

Danach den Zulauf reparieren

Entdoppeln bleibt Wartung, solange Sie nicht ändern, was Dubletten erzeugt. Die üblichen Quellen sind ein Import ohne Abgleichsschlüssel, ein Formular, das bestehende Datensätze nicht prüft, und zwei Personen, die denselben Kontakt aus verschiedenen Richtungen anlegen.

Geben Sie dem CRM ein eindeutiges Feld zum Abgleichen, dann schrumpft das Problem auf die Fälle, die wirklich Urteilsvermögen brauchen. Sonst laufen Sie dieselben Durchgänge im nächsten Quartal erneut, weshalb eine Bereinigung in den Kalender gehört und was wie lange bleibt einmal entschieden werden sollte.

Häufige Fragen

Wie findet man doppelte Kontakte im CRM?

Indem Sie nach dem Feld sortieren, das eindeutig sein soll, statt nach dem Namen. Die Mailadresse erwischt die meisten Fälle nahezu ohne Fehltreffer. Die Telefonnummer ohne Leerzeichen und Vorwahl erwischt Datensätze aus Anrufen. Firma plus Nachname erwischt den Rest und braucht Prüfung, weil zwei Personen in einer Firma denselben Nachnamen tragen können.

Warum funktioniert die Suche nach Namen schlecht?

Weil dieselbe Person als Micha, Michael und M. Schmidt erfasst wurde und das nicht nebeneinander sortiert. Namen schwanken zusätzlich durch Umlaute, Doppelnamen und Umschriften. Nach Namen zu sortieren findet die Dubletten, die ohnehin auffällig waren, und übersieht die teuren: Datensätze, die Monate auseinander von verschiedenen Personen angelegt wurden. Verlassen Sie sich deshalb auf ein Feld, das technisch eindeutig sein soll, und behandeln Sie den Namen nur als letzten Durchgang mit menschlicher Prüfung.

Welchen Datensatz behält man?

Den mit der Historie, nicht den vollständiger wirkenden. Aktivitäten, Deals und Notizen sind teuer nachzubauen, leere Felder sind billig zu füllen. Ein karger Datensatz mit drei Jahren Schriftverkehr ist mehr wert als ein ordentlicher von letzter Woche. Führen Sie stets in dieselbe Richtung zusammen, damit das Ergebnis nicht von der Reihenfolge abhängt.

Kann man eine Zusammenführung rückgängig machen?

Oft nicht, und wo es geht, kommt der Datensatz häufig ohne seine Verknüpfungen zurück. Prüfen Sie das in Ihrem Werkzeug vorher und nicht hinterher. Die betroffenen Zeilen vorab zu exportieren dauert zwei Minuten und macht aus einem unumkehrbaren Vorgang einen wiederherstellbaren, was sich selbst dann lohnt, wenn ein Rückgängig angeboten wird.

Wie verhindert man neue Dubletten?

Indem Sie ändern, was sie erzeugt. Die üblichen Quellen sind Importe ohne Abgleichsschlüssel, Webformulare ohne Prüfung bestehender Datensätze und zwei Personen, die denselben Kontakt aus verschiedenen Richtungen anlegen. Geben Sie dem CRM ein Feld, über das es zuverlässig abgleichen kann, meist die Mailadresse, dann bleiben nur Fälle mit echtem Entscheidungsbedarf.