Ein Kundenblatt in Excel aufbauen
Ein Kundendatensatz ist dazu da, etwas zu entscheiden, nicht dazu, alles Bekannte abzulegen. Welche Felder ihren Platz verdienen, welche wegbleiben und warum das schöne Blatt meist das ist, das niemand ausfüllt.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
/ 4 Min. Lesezeit / Art. #74
Ein Kundenblatt in Excel bauen Sie mit einer Zeile je Kundschaft, einer Spalte je Feld und vier Gruppen von Feldern: Identifikation, Vertriebliches, Operatives und das Datum des letzten Kontakts. Jedes Feld muss helfen, etwas zu entscheiden: wen Sie anrufen, was Sie anbieten, wie viel Kredit Sie einräumen. Ein Feld, das in keine dieser Entscheidungen eingeht, ist Arbeit beim Ausfüllen und Rauschen beim Lesen.
Welche Felder gehören auf ein Kundenblatt?
Identifikation: Firmenname, Ansprechperson, Telefon, E-Mail. Der Firmenname muss überall genau gleich geschrieben sein, denn über ihn hängt alles andere zusammen.
Vertrieblich: wie die Person zu Ihnen kam, was sie gekauft hat, wann sie zuletzt gekauft hat.
Operativ: was für Ihr Geschäft eigen ist und ändert, was Sie tun. In einer Werkstatt ist es das Kennzeichen, in einer Steuerkanzlei die Besteuerungsform. Das ist das Feld, das niemand aus einer Vorlage kopieren kann, und meistens ist es das nützlichste auf dem Blatt.
Datum des letzten Kontakts. Wenn Sie außer dem Namen nur ein einziges Feld haben dürfen, dann dieses.
Welche Felder sehen nützlich aus und sind es nicht?
Freitextnotizen ohne Datum. Nach einem Jahr sind sie ein unlesbarer Block, und niemand weiß, was davon noch stimmt. Die Historie gehört in eine zweite Tabelle, in der jede Zeile eine Interaktion mit eigenem Datum ist, nicht in eine Zelle, die wächst.
Felder, die wiederholen, was anderswo schon steht. Liegt die Anschrift in der Fakturierung, garantiert eine Kopie hierher, dass die beiden auseinanderlaufen.
Felder "für später". Ein Feld, das ein Jahr leer bleibt, ist ein Feld, das Sie löschen.
Beide Listen auf einen Blick:
| Feld | Aufs Blatt? |
|---|---|
| Identifikation: Firmenname, Ansprechperson, Telefon, E-Mail | Ja, mit dem Firmennamen überall genau gleich geschrieben, denn über ihn hängt alles andere zusammen |
| Vertrieblich: wie die Person zu Ihnen kam, was sie gekauft hat, wann sie zuletzt gekauft hat | Ja |
| Operativ: was für Ihr Geschäft eigen ist, etwa das Kennzeichen in einer Werkstatt oder die Besteuerungsform in einer Steuerkanzlei | Ja, und meistens ist es das nützlichste Feld auf dem Blatt |
| Datum des letzten Kontakts | Ja: Wenn Sie außer dem Namen nur ein einziges Feld haben dürfen, dann dieses |
| Freitextnotizen ohne Datum | Nein: Die Historie gehört in eine zweite Tabelle, eine Zeile je Interaktion mit eigenem Datum |
| Was wiederholt, was anderswo schon steht, etwa die Anschrift aus der Fakturierung | Nein: Die beiden Kopien laufen garantiert auseinander |
| Felder "für später" | Nein: Ein Feld, das ein Jahr leer bleibt, ist ein Feld, das Sie löschen |
Welchen Test muss ein neues Feld bestehen?
Eine Frage: Wer liest das, und was ändert sich dadurch? Gibt es darauf keine Antwort, ist das Feld nicht zu wenig genutzt, sondern nicht gerechtfertigt. Es ist derselbe Maßstab, der entscheidet, welche Feldtypen sinnvoll sind, und er trennt ein Blatt mit zehn Feldern, das immer vollständig ist, von einem mit dreißig, das immer halb leer ist.
Sollte ein Kundenblatt wie ein Formular aussehen?
Ein als Formular gestaltetes Blatt, mit Kästen, Farben und verbundenen Zellen, liest sich gut und lässt sich weder filtern noch sortieren noch zählen. Verbundene Zellen machen jede Pivot-Tabelle unbrauchbar, und Microsofts eigene PivotTable-Anleitung rät davon ab. Farbe sagt einer Formel nichts. In Excel funktioniert das Blatt als eine Zeile je Kundschaft, eine Spalte je Feld. Wenn Sie eine einzelne Kundenbeziehung in angenehmer Form sehen wollen, ist das eine Ansicht über den Daten und nie die Art, wie die Daten gespeichert sind. Bauen Sie zuerst die zugrunde liegende Tabelle und denken Sie danach über das Aussehen nach.
Wann reicht eine Kundentabelle nicht mehr?
Wenn zwei Personen gleichzeitig schreiben müssen, wenn Sie wissen müssen, was vor einem halben Jahr im Datensatz stand, oder wenn jemand zu einem Datum erinnert werden muss. Keines davon löst man mit mehr Feldern, und keines hängt daran, wie viele Kundinnen und Kunden Sie haben. Bis dahin schlägt ein kurzer, ordentlich gepflegter Datensatz ein vollständiges Formular, das niemand aktualisiert, mit Abstand.
Häufige Fragen
Wozu dient ein Kundenblatt?
Dazu, etwas zu entscheiden, und nicht dazu, alles zu speichern. Wen Sie anrufen, was Sie anbieten, wie viel Kredit Sie einräumen. Das ist der ganze Zweck, und deshalb bleibt ein Datensatz kurz: jedes Feld, das in keine dieser Entscheidungen eingeht, ist Arbeit beim Ausfüllen und Rauschen beim Lesen. Zehn Felder, die immer vollständig sind, sind mehr wert als dreißig halb leere.
Wann ist ein Feld nicht gerechtfertigt und nicht bloß zu wenig genutzt?
Eine Frage entscheidet es: Wer liest das, und was ändert sich dadurch? Gibt es keine Antwort, wartet das Feld nicht darauf, dass jemand anfängt es zu nutzen, es war nie gerechtfertigt. Derselbe Maßstab nimmt Felder auch wieder heraus. Ein Feld, das ein Jahr leer bleibt, wird gelöscht, und ein Feld "für später" ist eines, das Sie in einem Jahr löschen.
Welche Felder lohnen sich fast immer?
Vier Gruppen. Identifikation: Firmenname, Ansprechperson, Telefon, E-Mail. Vertrieblich: wie die Person zu Ihnen kam, was sie gekauft hat, wann zuletzt. Operativ: was für Ihr Geschäft eigen ist und ändert, was Sie tun. Und das Datum des letzten Kontakts, das Feld, das bleibt, wenn außer dem Namen nur ein einziges bleiben darf.
Welches Feld lässt sich nie aus einer Vorlage übernehmen?
Das operative, und es ist meist das nützlichste auf dem Blatt. Eine Werkstatt hält das Kennzeichen fest, eine Steuerkanzlei die Besteuerungsform. Keine Vorlage weiß, welches von beiden, denn dieses Feld existiert, um zu ändern, was als Nächstes getan wird, und das ist dem Gewerbe eigen. Alles, was eine Vorlage liefern kann, ist genau der Teil, auf den es am wenigsten ankommt.
Sollte ein Kundenblatt Daten wiederholen, die in der Fakturierung stehen?
Nein. Eine Kopie der Anschrift garantiert, dass die beiden Fassungen auseinanderlaufen, und danach ist keine von beiden belastbar, weil nichts sagt, welche zuletzt bearbeitet wurde. Lassen Sie das Feld dort, wo die Arbeit passiert, und verknüpfen Sie über etwas Stabiles. Dafür ist der Firmenname da, und deshalb muss er überall genau gleich geschrieben sein und nicht ungefähr.
Sollte ein Kundenblatt wie ein Formular aussehen?
Die gespeicherte Fassung nicht. Ein als Formular gestaltetes Blatt, mit Kästen, Farben und verbundenen Zellen, liest sich gut und lässt sich weder filtern noch sortieren noch zählen: verbundene Zellen machen jede Pivot-Tabelle unbrauchbar, und Farbe sagt einer Formel nichts. Es funktioniert als eine Zeile je Kundschaft und eine Spalte je Feld. Eine angenehme Einzelansicht wird darüber gebaut.
Entscheidet die Anzahl der Kundschaft, wann die Tabelle nicht mehr reicht?
Nein, und das ist der nützliche Teil. Die drei Grenzen kommen unabhängig von der Größe: zwei Personen, die gleichzeitig schreiben müssen, wissen zu müssen, was vor einem halben Jahr im Datensatz stand, und jemanden zu einem Datum erinnern zu müssen. Keine davon löst man mit mehr Feldern, und keine wartet auf eine Zeilenzahl.