Namenskonventionen im CRM, die den Kontakt mit einem Team überstehen

Eine Namenskonvention ist keine Frage der Ordnungsliebe. Sie entscheidet, ob die Suche nach einem Unternehmen es findet, und ob ein Bericht einen Kunden zählt oder drei.

Es geht nicht darum, einen Namen für Ihr CRM-System zu wählen, das wäre eine Markenfrage. Es sind vier Entscheidungen, einmal aufgeschrieben, die verhindern, dass zwei Personen denselben Sachverhalt unterschiedlich erfassen.

Wie schreibt man Unternehmensnamen im CRM?

Das wiederkehrende Problem ist ein Unternehmen unter mehreren Namen. Acme, Acme GmbH, ACME GmbH & Co. KG und Acme AG sind vier Datensätze, vier Bruchstücke einer Historie und ein Umsatzbericht, der ausgerechnet Ihren größten Kunden zu klein rechnet. Die Regel, die funktioniert: Speichern Sie das Unternehmen so, wie die Leute es aussprechen, ohne Rechtsform. Acme, nicht Acme GmbH. Die Firmierung gehört in ein eigenes Feld, wenn Sie aus dem CRM heraus fakturieren, denn dort wird sie tatsächlich gebraucht. Suche, Auswertung und menschliches Wiedererkennen hängen alle an der Kurzform, und die Rechtsform ist genau der Teil, der je nach Tippendem variiert.

Aus demselben Grund: führende Artikel weglassen ("Die Acme Gruppe" landet unter D) und die Schreibweise übernehmen, die das Unternehmen selbst verwendet.

Wie benennt man benutzerdefinierte Felder im CRM?

Felder werden beim Einrichten als Fragen benannt und danach für immer als Beschriftungen gelesen. "Haben die ein Lager?" liest sich auf jedem Datensatz schlecht und sortiert nirgends sinnvoll. "Lager" ist dasselbe Feld und liest sich als Spaltenüberschrift, was es ja auch ist.

Drei Regeln, die den meisten Ärger vermeiden:

Keine Abkürzungen, die nur die erstellende Person versteht. "JGW" ist in acht Monaten nicht mehr rekonstruierbar. "Jahreswert" schon.

Das gemeinsame Wort zuerst, wenn Felder zusammengehören. Im Deutschen erledigt das oft schon die Zusammensetzung: "Vertragsbeginn" und "Vertragsende" stehen in einer alphabetischen Feldliste nebeneinander, "Beginn des Vertrags" und "Ende des Vertrags" nicht, und jede Feldauswahl im Produkt ist alphabetisch.

Den Typ nicht in den Namen schreiben. "Verlängerungsdatum Datum" kommt häufiger vor, als man denkt, und ein Feld namens "Notizen Text" sagt der lesenden Person nichts, was das Feld nicht schon gesagt hätte.

Was macht einen guten Phasennamen aus?

Ein Phasenname muss es zwei Personen erlauben, sich beim selben Geschäft darauf zu einigen, wo es steht. Das gelingt, wenn der Name etwas beschreibt, das geschehen ist, und kein Gefühl darüber, wie es läuft. "Angebot versendet" ist prüfbar. Entweder es wurde versendet oder nicht. "Warm" ist nicht prüfbar, und zwei Vertriebsleute ordnen dasselbe Geschäft unterschiedlich ein, womit der Pipeline-Bericht Optimismus misst statt Position.

Kurz halten, wo möglich im Perfekt formulieren, und nur dann nummerieren, wenn Ihr System die Reihenfolge nicht ohnehin bewahrt.

Wie sollten Tags im CRM benannt werden?

Tags sind das freieste Feld in jedem CRM und das, das am schnellsten verfällt, weil sie meist ein Textfeld sind, das anlegt, was Sie tippen. Ein halbes Jahr später haben Sie "großkunde", "Großkunde", "gk" und "grosskunde-2026", und keinem davon können Sie in einem Filter trauen.

Zwei Regeln, einmal festgelegt:

Kleinschreibung, eine einzige Form. Entscheiden Sie sich für Kleinschreibung und bleiben Sie dabei, denn die meisten Tag-Felder unterscheiden beim Filtern Groß- und Kleinschreibung, auch wenn sie auf dem Bildschirm identisch aussehen.

Ein Tag ist eine Kategorie, keine Notiz. Wenn ein Tag ohnehin nur auf einen einzigen Datensatz zuträfe, ist es eine Notiz. Tags verdienen ihren Platz dadurch, dass sie wiederverwendet werden, und eine Tag-Liste, in der die meisten Einträge einmal vorkommen, ist eine Liste, nach der niemand filtert.

Das ist der am schwersten nachträglich zu reparierende Teil. Ein Feld umzubenennen aktualisiert eine Beschriftung. Tags aufzuräumen heißt, jeden Datensatz zu öffnen, der den falschen trägt, und das Durcheinander wird erst sichtbar, wenn es groß ist.

Wo sollte eine Namenskonvention festgehalten werden?

Vier Entscheidungen sind ein kurzes Dokument, und ein Dokument, das niemand findet, ist so gut wie keines. Legen Sie es dorthin, wo Ihr Team ohnehin hinschaut: eine angeheftete Notiz, die Einarbeitungsliste, oder die Beschreibung am Feld selbst, wenn Ihr CRM das zulässt. Eine Konvention funktioniert, wenn eine neue Person ihr folgt, ohne dass man es ihr sagt, und das passiert nur, wenn sie in dem Moment sichtbar ist, in dem getippt wird.

Häufige Fragen

Was ist eine CRM-Namenskonvention?

Ein kurzer Satz von Regeln dafür, wie Datensätze, Felder, Phasen und Tags benannt werden, damit zwei Personen beim selben Sachverhalt dasselbe eintragen. Sie zählt, weil Suche und Auswertung beide auf identischen Werten beruhen und kleine Abweichungen einen Kunden in mehrere zerlegen.

Gehören GmbH, AG oder KG in den Unternehmensnamen?

Meist nicht in das Hauptnamensfeld. Speichern Sie die Kurzform, die tatsächlich gesagt wird, und halten Sie die Firmierung in einem eigenen Feld, wenn Sie aus dem CRM fakturieren. Die Rechtsform ist der Teil, der je nach Tippendem am stärksten variiert, also der Teil, der Dubletten erzeugt.

Wie sollten benutzerdefinierte Felder im CRM benannt werden?

Als Beschriftungen statt als Fragen, ohne Abkürzungen, und mit dem gemeinsamen Wort zuerst, wenn Felder eine Gruppe bilden. "Vertragsbeginn" und "Vertragsende" stehen in einer alphabetischen Feldauswahl beieinander, und so präsentieren die meisten Produkte sie. Benennen Sie das Feld nach dem, was darin steht, und nicht nach der Auswertung, die Sie sich davon erhoffen: Die Auswertung ändert sich, das Feld nicht, und ein Feld namens "Kampagne Q3" überlebt das Quartal, nach dem es benannt wurde.

Was macht einen guten Pipeline-Phasennamen aus?

Einen, den zwei Personen am selben Geschäft prüfen können und bei dem sie übereinstimmen. Phasen, die ein geschehenes Ereignis beschreiben, etwa "Angebot versendet", sind entscheidbar. Phasen, die eine Stimmung beschreiben, etwa "Warm", sind es nicht und machen aus dem Pipeline-Bericht ein Stimmungsbarometer.