CRM-Daten exportieren: wo der Knopf in 20 Werkzeugen sitzt und was jedes weglässt
Der Exportweg von zwanzig CRM-Systemen, verlinkt auf die Dokumentation der Hersteller, plus der Satz, den keiner danebenschreibt. Drei davon exportieren nur eine Liste auf einmal.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Den Export im eigenen CRM zu finden dauert länger, als es sollte, denn kein Hersteller hat viel Anlass, die Tür nach draußen auszuschildern. Neunzehn der zwanzig Wege unten verlinken auf die Dokumentation des jeweiligen Herstellers, zuletzt am 13. September 2026 geprüft.
Die Pfade stehen auf Englisch, so wie sie in der Herstellerdokumentation erscheinen und wie die meisten dieser Werkzeuge in kleinen Teams tatsächlich eingestellt sind. Läuft Ihre Oberfläche auf Deutsch, ist die Menüreihenfolge dieselbe, auch wenn die Wörter andere sind.
Die nützlichere Spalte ist die letzte. Fast jeder Export hat eine Bedingung, die niemand neben den Knopf schreibt, und diese Sätze entscheiden, ob die heruntergeladene Datei Ihre Daten enthält oder die meisten davon.
Wo sitzt der Export im jeweiligen CRM?
Welche CRM-Systeme exportieren nur die Liste, die Sie gerade sehen?
Das sollte man wissen, bevor man jemandem einen Termin zusagt.
Dynamics 365, Oracle CX und SAP CRM haben durchaus einen Export-Knopf, und bei allen dreien exportiert er die Liste, die Sie gerade vor sich haben. In Dynamics 365 ist es Export to Excel in der Befehlsleiste der geöffneten Tabelle. Oracle CX exportiert standardmäßig bis zu 2.000 Suchergebnisse als Excel oder CSV, bis zu 10.000, wenn ein Administrator das Limit anhebt. Export to Spreadsheet in SAP CRM ist für Ergebnislisten bis zu einigen hundert Zeilen gedacht, größere Mengen verweist SAP an seine BI-Extraktionsfunktionen. Eine vollständige Kopie der Daten ist eine eigene Aufgabe, über das Power-Apps-Portal bei Dynamics oder die REST-APIs bei Oracle, und in den meisten Organisationen gehört sie jemandem, der nicht Sie sind.
Sage CRM hat einen Knopf, den Sie womöglich nicht sehen. Ein Administrator legt fest, welche Benutzertypen die Aktion Export to File sehen, bei Suchen und Gruppen, unter Administration > Email and Documents > Documents and Reports Configuration. Fehlt die Option, ist das der Grund.
Warum fehlen in meinem CRM-Export Zeilen?
Mehrere Werkzeuge exportieren die Ansicht statt der Tabelle, und das ist der Fall, der still Zeilen verliert. In Airtable exportiert Download CSV, was die aktuelle Ansicht zeigt. Ist ein Filter gesetzt, stehen die gefilterten Zeilen schlicht nicht in der Datei, weshalb Airtables eigene Hilfe rät, alle Filter zu entfernen, wenn Sie alle Datensätze herunterladen wollen. Attio verhält sich bei Spalten genauso: Ein in der Ansicht ausgeblendetes Feld ist ein im Export fehlendes Feld.
Die Gewohnheit, die das verhindert: Vor dem Export jeden Filter entfernen und jede Spalte einblenden, danach die Zeilenzahl mit dem vergleichen, was das Werkzeug für die gesamte Tabelle meldet. Zwei übereinstimmende Zahlen sind dreißig Sekunden Arbeit und der einzige Beleg dafür, dass die Datei vollständig ist.
Enthält ein CRM-Export Notizen und Anhänge?
Ein Export liefert üblicherweise Kontakte, Unternehmen und Geschäfte. Er liefert üblicherweise nicht alles, was daran hängt. Notizen, Aktivitäten und Dateien kommen oft getrennt heraus, und Pipedrive sagt das ausdrücklich. Notion exportiert Beziehungen als URLs in reinem Text, die Verbindung zwischen zwei Datensätzen überlebt also als Text und nicht als Link. Bei Anhängen kommt es auf das Werkzeug an: Insightly kann sie gar nicht exportieren, ebenso wenig Termine, Kommentare und gespeicherte E-Mails.
Entscheiden Sie früh, ob Sie diese Historie wirklich brauchen. Die meisten Teams brauchen deutlich weniger davon, als sie annehmen, und wer alles braucht, sollte das vor dem Kündigungstermin herausfinden statt danach.
Sollten Sie vor der Kündigung Ihres CRM exportieren?
Erst exportieren, dann kündigen, und lassen Sie Zeit dazwischen. Ein gekündigtes Konto ist oft ein geschlossenes Konto, und aus einem geschlossenen Konto lässt sich der Export, den Sie zu wiederholen glaubten, nicht mehr holen. Dass HubSpots Link nach 30 Tagen verfällt, ist dieselbe Gefahr im Kleinen: Die Datei war verfügbar und dann nicht mehr.
Bewahren Sie den unveränderten Rohexport irgendwo auf und arbeiten Sie auf einer Kopie. Der erste Import in ein neues System geht fast nie sauber durch, und mit der Originaldatei wird der zweite Versuch eine Stunde statt eines Tages. Wenn Sie zwischen Systemen wechseln und nicht bloß sichern, zählt die Reihenfolge beim Import mehr als der Export selbst.
Häufige Fragen
Wie exportiere ich meine CRM-Daten?
Er sitzt entweder in einem Einstellungs- oder Administrationsmenü oder direkt in der Datensatzliste, meist beschriftet mit Export, Data Export oder Import/Export. Die Tabelle oben nennt den genauen Weg für zwanzig Werkzeuge. Bei dreien davon, Dynamics 365, Oracle CX und SAP CRM, exportiert der Knopf nur eine Liste auf einmal, eine vollständige Kopie braucht also eigenes Werkzeug.
Warum fehlen in meinem CRM-Export Zeilen?
Meist weil der Export an eine Ansicht statt an die ganze Tabelle gebunden ist und ein Filter auf dieser Ansicht Zeilen ausschließt. Airtable arbeitet so. Alle Filter entfernen, alle Spalten einblenden, dann die exportierte Zeilenzahl mit der Gesamtzahl vergleichen, die das Werkzeug meldet.
Kann ich CRM-Daten nach Excel exportieren?
Fast immer, wobei die meisten Werkzeuge eine CSV liefern, die Excel direkt öffnet. Achten Sie auf die Zeichenkodierung, wenn Ihre Daten Umlaute enthalten, und importieren Sie die CSV über den Datenimport von Excel statt per Doppelklick, wenn Namen verstümmelt ankommen. Wählen Sie im Importdialog UTF-8 und stellen Sie jede Spalte mit langen Ziffernfolgen, etwa Telefon- oder Umsatzsteuernummer, vor dem Abschluss auf Text, sonst verschluckt Excel die führende Null.
Enthält ein CRM-Export Notizen und Anhänge?
Oft nicht, oder nicht in derselben Datei. Pipedrive exportiert Aktivitäten, Notizen und Dateien getrennt von Geschäften und Kontakten, und Insightly kann Anhänge gar nicht exportieren. Prüfen Sie, was Sie tatsächlich bekommen, bevor Sie annehmen, die Historie sei mitgekommen. Exportieren Sie zuerst die Datensatzdateien und danach die Anhänge, und zählen Sie beides, denn ein fehlender Anhang fällt erst auf, wenn jemand den unterschriebenen Vertrag braucht.
Wie lange habe ich Zeit, einen CRM-Export herunterzuladen?
Das hängt vom Werkzeug ab, und manche Links verfallen. HubSpot schickt den Download-Link per Mail, und er funktioniert nach 30 Tagen nicht mehr. Speichern Sie die Datei an einem dauerhaften Ort, sobald der Link eintrifft, statt sie in der Mail liegen zu lassen. Behandeln Sie den Link als einzige Kopie, bis Sie die Datei geöffnet und die Zeilenzahl geprüft haben: ein abgelaufener Link bedeutet, den Export erneut zu starten, aus einem Konto, das Sie vielleicht nicht mehr haben.
Sollte ich vor der Kündigung meines CRM exportieren?
Ja, und lassen Sie Zeit zwischen beidem. Eine Kündigung schließt oft das Konto, und aus einem geschlossenen Konto lässt sich nicht exportieren. Exportieren, Zeilenzahlen prüfen, die Originaldatei aufbewahren, und erst dann kündigen.