Kundendaten mit Excel verwalten und auswerten

Um Kundendaten mit Excel zu verwalten und auszuwerten, halten Sie sich an vier Regeln für den Aufbau: eine Zeile pro Kunde, eine Information pro Spalte, keine Farbe als Information und keine verbundenen Zellen. Excel verwaltet Kundendaten deutlich besser, als die meisten Kundentabellen es tatsächlich tun, und der Unterschied liegt fast nie am Werkzeug. Eine Tabelle, aus der sich nichts auswerten lässt, ist in aller Regel eine, in der Informationen an Stellen stehen, die eine Formel nicht lesen kann.

Welcher Aufbau macht Auswertungen erst möglich?

Vier Regeln, und sie entscheiden mehr als jede Funktion.

Eine Zeile pro Kunde. Keine Leerzeilen zur Gliederung, keine Zwischenüberschriften mitten in den Daten. Alles, was eine Zeile keinem Kunden zuordnet, macht sie für eine Auswertung unsichtbar.

Eine Information pro Spalte. "Meier GmbH, München, Herr Weber" in einem Feld ist drei Angaben, die niemand einzeln filtern kann. Getrennt sind es drei Spalten, nach denen Sie sortieren, filtern und zählen können.

Keine Farbe als Information. Gelb bedeutet nichts, was eine Formel versteht, und nach sechs Monaten weiß auch niemand mehr sicher, was es bedeutet hat. Wenn eine Farbe etwas aussagt, gehört diese Aussage in eine eigene Spalte.

Keine verbundenen Zellen. Sie sehen ordentlich aus und machen jede Pivot-Tabelle unbrauchbar, weshalb Microsofts eigene PivotTable-Anleitung davon abrät.

Wer eine bestehende Liste umbaut, gewinnt mit diesen vier Punkten mehr als mit jeder zusätzlichen Spalte.

Was können Sie damit tatsächlich auswerten?

Mit sauberen Spalten reicht eine Pivot-Tabelle für die Fragen, die im Alltag zählen: Wie verteilen sich Kunden auf Regionen oder Branchen, welcher Kanal bringt die meisten, wie viel Umsatz entfällt auf die zehn größten, und wann hatte jeder zuletzt Kontakt.

Die letzte Frage ist die wertvollste und wird am seltensten gestellt. Eine Spalte mit dem Datum des letzten Kontakts, älteste zuerst sortiert, ist eine vollständige Liste vernachlässigter Kunden, und sie kostet eine Minute Arbeit.

An welchen drei Punkten hört es auf zu funktionieren?

Nicht die Datenmenge. Zehntausend Zeilen sind für Excel kein Problem: ein Arbeitsblatt fasst 1.048.576 Zeilen. Es sind immer dieselben drei:

Mehrere Kopien. Zwei Personen können dieselbe Arbeitsmappe nur gleichzeitig bearbeiten, wenn sie in OneDrive oder SharePoint liegt und gemeinsam bearbeitet wird. Auf einem Netzlaufwerk ist sie für die Bearbeitung gesperrt, solange jemand sie geöffnet hat. Die erste Kopie, die jemand weiterleitet oder als "v2" speichert, ist eine zweite Wahrheit, und ab da ist keine Auswertung mehr belastbar. Das passiert nicht durch Wachstum, sondern durch die zweite Person.

Keine Historie, die sich auswerten lässt. Wird eine Zelle überschrieben, steht im Blatt nur noch der neue Wert. Liegt die Datei in OneDrive oder SharePoint, zeigt Excel unter Änderungen anzeigen die früheren Werte, aber als Protokoll, das man Änderung für Änderung liest. Keine Formel kann dieses Protokoll auswerten, also sagt Ihnen das Blatt nicht, wie sich etwas über Ihre Kunden hinweg entwickelt hat. Das ist ein eigenes Problem mit einer eigenen Lösung: ein zweites Blatt, in dem jede Zeile ein Kontakt ist.

Keine Erinnerungen. Eine Tabelle meldet sich nicht. Das Nachfassdatum steht sauber in Spalte H und niemand sieht es an dem Tag, an dem es zählt.

Alle drei betreffen genau die Fragen, für die Sie die Daten überhaupt pflegen.

Wann steht der Wechsel an?

Nicht bei einer bestimmten Zeilenzahl. Der Zeitpunkt kommt, wenn eine der drei Grenzen oben Sie tatsächlich Geld kostet: ein Kunde, der doppelt angesprochen wurde, ein Angebot ohne Nachfassen, eine Zahl, der im Meeting niemand mehr glaubt. Der ausführliche Vergleich steht hier, und wenn die Entscheidung gefallen ist, beschreibt der Migrationsleitfaden den Weg. Beides ist erst danach relevant. Bis dahin gilt: eine sauber aufgebaute Tabelle ist einer schlecht gepflegten Datenbank klar überlegen, und die Pflege der Daten entscheidet ohnehin mehr als das Werkzeug.

Häufige Fragen

Wie werden Kundendaten in Excel aufgebaut?

Mit vier Regeln, die mehr entscheiden als jede Funktion. Eine Zeile pro Kunde, ohne Leerzeilen zur Gliederung und ohne Zwischenüberschriften mitten in den Daten. Eine Information pro Spalte, damit sich jede einzeln sortieren und zählen lässt. Keine Farbe als Information, denn keine Formel versteht Gelb. Und keine verbundenen Zellen, die ordentlich aussehen und jede Pivot-Tabelle unbrauchbar machen.

Warum gehört jede Information in eine eigene Spalte?

Weil ein Feld mit drei Angaben zwar lesbar, aber nicht auswertbar ist. "Meier GmbH, München, Herr Weber" ist eine Firma, ein Ort und eine Person in einer Zeichenkette, also lässt sich weder nach Ort filtern noch nach Person zählen noch nach Firma sortieren. Auf drei Spalten verteilt beantwortet dieselbe Angabe alle drei Fragen sofort. Das ist der Umbau, der eine bestehende Liste brauchbar macht.

Darf Farbe in einer Tabelle Information tragen?

Als Information nicht. Keine Formel liest eine Bedeutung in Gelb, also ist alles, was so verschlüsselt wird, für jede Zählung, jeden Filter und jede Pivot-Tabelle des Blattes unsichtbar. Nach sechs Monaten ist es meist auch für Menschen unsichtbar, weil niemand notiert hat, wofür die Farbe stand. Wenn eine Farbe etwas aussagt, gehört diese Aussage in eine eigene Spalte.

Warum kann eine Tabelle nicht sagen, wie sich ein Kunde entwickelt hat?

Weil das Blatt nur den aktuellen Wert jeder Zelle hält. Liegt die Datei in OneDrive oder SharePoint, bewahren Änderungen anzeigen und der Versionsverlauf von Excel die früheren Werte auf, aber als Protokoll zum Lesen von Hand und nicht als Daten, die eine Formel auswerten kann. Wie sich Ihre Kunden über ein Quartal entwickelt haben, sagt das Blatt deshalb nicht. Das ist ein eigenes Problem mit einer eigenen Lösung: ein zweites Blatt, in dem jede Zeile ein Kontakt ist und kein Kunde.

Was lässt sich mit einer Pivot-Tabelle über Kunden auswerten?

Bei sauberen Spalten die Fragen, die im Alltag zählen. Wie sich Kunden auf Regionen oder Branchen verteilen, welcher Kanal die meisten bringt, wie viel Umsatz auf die zehn größten entfällt, und wann jeder zuletzt Kontakt hatte. Die letzte ist die wertvollste und wird am seltensten gebaut: nach Datum sortiert, älteste zuerst, ergibt sie eine vollständige Liste vernachlässigter Kunden, und sie kostet eine Minute.

Warum wird eine geteilte Kundentabelle unzuverlässig?

Weil mit der zweiten Person die zweiten Kopien kommen: ein weitergeleiteter Anhang oder eine als "v2" gespeicherte Datei. Zwei Kopien sind zwei Wahrheiten. Excel hält alle nur dann in einer Datei, wenn die Arbeitsmappe in OneDrive oder SharePoint liegt und gemeinsam bearbeitet wird, und selbst dann reicht eine gespeicherte Kopie, um sie zu spalten. Ab da hält keine Zahl einer Diskussion stand. Das kommt nicht mit dem Wachstum, sondern mit der zweiten Person, also trifft es einen kleinen Betrieb früh und bei noch kleiner Tabelle. Mit der Datenmenge hat es nichts zu tun: zehntausend Zeilen sind für Excel kein Problem.

Was entscheidet den Wechsel von Excel zu einem CRM?

Keine Zeilenzahl. Der Zeitpunkt kommt, wenn eine der drei echten Grenzen der Tabelle tatsächlich Geld kostet: ein Kunde, der doppelt angesprochen wurde, weil zwei Kopien auseinanderliefen; ein Angebot ohne Nachfassen, weil eine Tabelle an nichts erinnert; eine Zahl, der im Meeting niemand mehr glaubt. Bis dahin ist eine sauber aufgebaute Tabelle einer schlecht gepflegten Datenbank überlegen.