Kundenhistorie in einer Tabelle führen
Der Fehler ist, die Historie in der Kundenliste zu führen. Eine Historie ist ein zweites Blatt, in dem jede Zeile ein Kontakt ist und kein Kunde. Die fünf Spalten, die eine Formel dazwischen und warum die meisten nach drei Wochen sterben.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Eine Kundenhistorie führen Sie in einer Tabelle auf einem zweiten Blatt, auf dem jede Zeile ein Kontakt ist und kein Kunde, mit fünf Spalten: Datum, Kunde, Art, was passiert ist und was als Nächstes ansteht. Eine einzige Formel holt dann das Datum des jüngsten Kontakts je Kunde zurück in die Kundenliste. Fast alle fangen umgekehrt an und schreiben die Historie in die Kundenliste selbst. Sobald es eine Spalte "letzter Anruf" gibt, dann "vorheriger Anruf", dann "Notizen 3", hat jeder Kunde unterschiedlich viele Kontakte, und die Spalten gehen immer aus.
Welche fünf Spalten braucht eine Kundenhistorie?
Datum. Ein echtes Datumsformat, kein Text. Ohne das können Sie nicht sortieren, und alles andere ist Dekoration.
Kunde. Exakt dieselbe Bezeichnung wie in der Kundenliste. Wenn ein Blatt "Nordtor GmbH" sagt und das andere "Nordtor", haben Sie zwei Kunden.
Art. Anruf, Mail, Termin, Angebot. Vier oder fünf feste Optionen aus einer Liste, niemals von Hand getippt.
Was passiert ist. Eine Zeile. Kein Protokoll.
Was als Nächstes ansteht. Was zu tun ist und bis wann, oder leer, wenn nichts ansteht. Diese Spalte macht die Historie überhaupt erst wertvoll: ohne sie haben Sie ein Archiv, mit ihr eine Arbeitsliste.
Das reicht, um nach einem Kunden zu filtern und seine ganze Geschichte der Reihe nach zu lesen, oder um auf ein nicht leeres "Was als Nächstes" zu filtern und daraus Ihre Woche zu bekommen.
Die fünf Spalten auf einen Blick:
| Spalte | Was hineingehört | Warum |
|---|---|---|
| Datum | Ein echtes Datumsformat, kein Text | Ohne das können Sie nicht sortieren, und alles andere ist Dekoration |
| Kunde | Exakt dieselbe Bezeichnung wie in der Kundenliste | "Nordtor GmbH" im einen Blatt und "Nordtor" im anderen sind zwei Kunden |
| Art | Anruf, Mail, Termin oder Angebot, aus einer Liste mit vier oder fünf festen Optionen | Mit einer Auswahlliste wird nichts zweimal unterschiedlich geschrieben |
| Was passiert ist | Eine Zeile, kein Protokoll | Drei Wörter in derselben Minute schlagen einen Absatz am Freitag, der nie geschrieben wird |
| Was als Nächstes ansteht | Was zu tun ist und bis wann, oder leer, wenn nichts ansteht | Aus einem Archiv wird eine Arbeitsliste |
Welche Formel verbindet die beiden Blätter?
Holen Sie das Datum des jüngsten Kontakts je Kunde zurück in die Kundenliste. Liegt die Historie auf einem Blatt namens Historie, mit dem Datum in Spalte A und dem Kunden in Spalte B, und steht der Kunde in A2 der Kundenliste, lautet die Formel in Excel 2019 oder neuer =MAXWENNS(Historie!A:A;Historie!B:B;A2); in Google Sheets heißt die Funktion MAXIFS, mit denselben Argumenten. Diese eine Spalte macht aus zwei losen Blättern so etwas wie ein System, denn wenn Sie sie älteste zuerst sortieren, entsteht ohne weiteren Aufwand die Liste der vernachlässigten Kunden. Es ist die billigste nützliche Zahl im ganzen Aufbau und sie wird fast nie gebaut, weil sie niemandes Aufgabe ist, bis jemand entscheidet, dass sie es ist.
Warum sterben die meisten nach drei Wochen?
Nicht wegen der Struktur, sondern wegen des Moments, in dem geschrieben wird. Eine Historie wird beim Auflegen gefüllt, oder sie wird gar nicht gefüllt. Wenn es bedeutet, einen Laptop aufzuklappen, die Datei zu suchen und an vierhundert Zeilen vorbeizuscrollen, passiert es nicht, und innerhalb von drei Wochen entstehen Lücken. Danach vertrauen Sie ihr nicht mehr, und einer Tabelle, der man nicht vertraut, wird von selbst der Rücken gekehrt.
Was tatsächlich funktioniert: neueste zuerst sortieren, damit Sie immer in Zeile zwei tippen, Auswahllisten verwenden, damit nichts zweimal unterschiedlich geschrieben wird, und drei Wörter in derselben Minute schreiben statt eines Absatzes am Freitag, der nie geschrieben wird.
Wo reicht eine Tabellenhistorie nicht mehr?
Die üblichen drei Grenzen, und sie kommen hier früher als bei der Kundenliste, weil eine Historie sehr viel schneller wächst.
Es gibt keine Erinnerungen, also funktioniert "Was als Nächstes" nur, solange ein Mensch daran denkt hinzusehen. Gleichzeitig schreiben können zwei Personen nur in einer Datei, die dafür eingerichtet ist, bei Excel also in OneDrive oder SharePoint mit gemeinsamer Bearbeitung; auf einem Netzlaufwerk ist sie für die zweite Person gesperrt, und eine Kopie wird zu einer zweiten Historie. Und es gibt keine Möglichkeit, einen Kontakt an einen Deal zu hängen statt an einen Kunden. Das ist die Grenze, die zuerst weh tut, sobald Sie etwas mit Phasen verkaufen, denn ein Kunde mit drei laufenden Vorgängen hat eine Historie und keine Möglichkeit zu erkennen, zu welchem Strang eine Notiz gehört.
Bis dahin sind zwei Blätter und eine Formel deutlich mehr, als die meisten Betriebe haben. Es funktioniert, solange die Daten sauber bleiben und die Kundentabelle sauber aufgebaut ist, und der ehrliche Vergleich, wann der Wechsel ansteht, steht hier.
Häufige Fragen
Wie führt man eine Kundenhistorie in einer Tabelle?
Auf einem zweiten Blatt, mit einer Zeile pro Kontakt statt einer Zeile pro Kunde. Fünf Spalten tragen sie: das Datum in einem echten Datumsformat, die Kundenbezeichnung exakt wie in der Kundenliste, die Art aus einer festen Liste, eine Zeile zum Verlauf und was als Nächstes ansteht. Nach einem Kunden gefiltert lesen Sie die ganze Geschichte der Reihe nach, nach einem nicht leeren "Was als Nächstes" gefiltert bekommen Sie Ihre Woche.
Darf die Historie im selben Blatt stehen wie die Kundenliste?
Sie darf, und nach wenigen Monaten trägt es nicht mehr. Jeder neue Kontakt verlangt eine weitere Spalte, also wachsen "letzter Anruf", dann "vorheriger Anruf", dann "Notizen 3", und jeder Kunde hat unterschiedlich viele davon. Die Spalten gehen immer aus, und die vorhandenen bleiben halb leer. Eine Zeile pro Kontakt kennt diese Grenze nicht, und genau deshalb bekommt die Historie ihr eigenes Blatt.
Welche Spalten braucht ein Kontaktprotokoll?
Fünf. Datum als echtes Datum und nicht als Text, sonst lässt sich nichts sortieren. Kunde, exakt so geschrieben wie in der Kundenliste. Art, aus vier oder fünf festen Optionen gewählt, damit nichts zweimal unterschiedlich getippt wird. Was passiert ist, in einer Zeile statt als Protokoll. Und was als Nächstes ansteht, mit Frist oder leer. Diese letzte Spalte macht aus einem Archiv eine Arbeitsliste.
Welche Formel verbindet Historie und Kundenliste?
Eine Formel, die je Kunde das Datum des jüngsten Kontakts in die Kundenliste zurückholt, über die Bezeichnung, die beide Blätter teilen: =MAXWENNS(Historie!A:A;Historie!B:B;A2) in Excel 2019 oder neuer (MAXIFS in Google Sheets), mit dem Datum in Spalte A des Blatts Historie, dem Kunden in Spalte B und dem Kunden der Kundenliste in A2. Älteste zuerst sortiert ist diese eine Spalte die Liste der Kunden, mit denen lange niemand gesprochen hat, und zwar ohne weiteren Aufwand. Es ist die billigste nützliche Zahl im ganzen Aufbau, und sie wird fast nie gebaut, weil sie niemandes Aufgabe ist.
Warum werden Tabellenhistorien nach kurzer Zeit nicht mehr gepflegt?
Wegen des Moments, in dem geschrieben wird, nicht wegen der Struktur. Eine Historie wird beim Auflegen gefüllt oder gar nicht. Wenn dafür ein Laptop aufgeklappt, eine Datei gesucht und an vierhundert Zeilen vorbeigescrollt werden muss, passiert es nicht, und innerhalb von drei Wochen entstehen Lücken. Danach vertraut ihr niemand mehr, und einer Tabelle ohne Vertrauen kehrt man ohne Entscheidung den Rücken.
Wie verhindern Sie, dass ein Kunde zweimal unterschiedlich geschrieben wird?
Mit einer Bezeichnung, die nie von Hand getippt wird. Wenn die Kundenliste "Nordtor GmbH" sagt und die Historie "Nordtor", sieht die verbindende Formel zwei verschiedene Kunden, und der Verlauf zerfällt in zwei Hälften. Die Spalte Art trägt dasselbe Risiko, deshalb wird sie aus einer Auswahlliste gewählt. Neueste zuerst zu sortieren hilft ebenfalls: Sie tippen immer in Zeile zwei, wo ein Fehler sichtbar ist.
Wann reicht eine Kundenhistorie in der Tabelle nicht mehr?
An drei Grenzen, und sie kommen früher als bei der Kundenliste, weil eine Historie sehr viel schneller wächst. Es gibt keine Erinnerungen, also funktioniert "Was als Nächstes" nur, solange ein Mensch hinsieht. Zwei Personen können nur gleichzeitig schreiben, wenn die Datei dafür eingerichtet ist, sonst ist sie für eine gesperrt oder die Historie zerfällt in Kopien. Und ein Kontakt kann nur an einem Kunden hängen, nie an einem Deal, was zuerst weh tut, sobald Sie etwas mit Phasen verkaufen.