Die richtigen CRM-Feldtypen für Ihre Vertriebsdaten

Der häufigste Fehler beim Einrichten eines CRM ist, für alles Freitextfelder zu verwenden. "Status: aktiv" in einem Datensatz, "Aktiv" in einem anderen, "aktiver Kunde" in einem dritten. Drei Datensätze, drei Werte, keinerlei Möglichkeit, danach zu filtern oder zu berichten. Feldtypen gibt es genau dafür: um dieses Datenchaos zu verhindern.

Das Problem: Freitextfelder erzeugen Datenchaos

Jedes Mal, wenn ein Nutzer einen Wert eintippt, statt ihn auszuwählen, entsteht Varianz. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass nur 3 % der Unternehmensdaten grundlegende Qualitätsstandards erfüllen. In einem CRM bedeutet schlechte Datenqualität verlorene Abschlüsse: Sie können nicht nach "allen aktiven Kunden" filtern, wenn das Statusfeld zwölf verschiedene Schreibweisen von "aktiv" enthält.

Feldtypen, die Struktur erzwingen

Moderne CRMs bieten Feldtypen, die Eingaben gezielt auf gültige Werte beschränken. Hier die wichtigsten:

• Auswahl (einfach und mehrfach): Vordefinierte Optionen wie "Lead", "Qualifiziert", "Gewonnen". Nutzer wählen aus einer Liste, sodass die Werte immer einheitlich sind. Ideal für Status, Branche, Quelle oder alle kategorischen Daten.
• Datum: Speichert echte Datumsobjekte statt Textzeichenfolgen. Aus "5. April" und "05.04.2026" wird derselbe Wert. Sie können sortieren, nach Zeiträumen filtern und Zeitspannen zwischen Daten berechnen.
• Telefon (mit Ländervorwahl): Prüft das Format und speichert die Ländervorwahl separat. Kein Rätselraten mehr, ob "+49 151 23456789" und "15123456789" dieselbe Nummer sind.
• Währung: Speichert Betrag und Währungscode zusammen. 5.000 EUR und 5.000 USD sind unterschiedliche Werte. Unverzichtbar für international tätige Vertriebsteams.
• E-Mail: Prüft das Format bei der Eingabe. Fängt "john@gmial.com" ab, bevor daraus in Ihrer nächsten Kampagne eine unzustellbare E-Mail wird.
• Beziehung: Verknüpft Datensätze über Tabellen hinweg. Ein Kontakt gehört zu einem Unternehmen. Ein Deal gehört zu einem Kontakt. Beziehungen machen Ihre Daten zu einem vernetzten Graphen statt zu isolierten Zeilen.

So gestalten Sie Ihr Feldschema

Fangen Sie einfach an. Definieren Sie beim ersten Einrichten Ihres CRM nur die Felder, die Sie heute brauchen, nicht die, die Sie in sechs Monaten vielleicht benötigen. Ein gutes Startschema für eine Kontakttabelle:

• Name (Text)
• Unternehmen (Beziehung zur Unternehmenstabelle)
• E-Mail (E-Mail)
• Telefon (Telefon mit Ländervorwahl)
• Status (Auswahl: Lead, Aktiv, Abgewandert)
• Zuletzt kontaktiert (Datum)
• Dealwert (Währung)

Felder lassen sich jederzeit später ergänzen. Ein Feld hinzuzufügen ist günstig; sechs Monate unstrukturierte Daten in einem Textfeld zu bereinigen ist teuer.

Konkrete Beispiele: Feldtypen verhindern schlechte Daten

Nehmen Sie ein Feld "Abschlussdatum". Als Freitext trägt Ihr Team "nächsten Freitag", "Q2", "so um Juni herum" und "2026-06-15" ein. Nichts davon lässt sich zuverlässig sortieren oder filtern. Als Datumsfeld gibt es genau ein Format, und Ihr Pipeline-Bericht zeigt einen korrekten Zeitverlauf.

Oder "Lead-Quelle". Als Freitext: "Google", "google ads", "Google Ad", "bezahlte Suche". Als Auswahlfeld mit vordefinierten Optionen: "Google Ads", "Organische Suche", "Empfehlung", "Kaltakquise". Jetzt sagt Ihr Marketing-Attributionsbericht tatsächlich etwas aus. Wenn nur 3 % der Unternehmensdaten grundlegende Qualitätsstandards erfüllen, ist schlechtes Felddesign oft die Ursache, und der Hauptgrund, warum kleine Unternehmen ihr CRM binnen Monaten wieder aufgeben.

Die richtigen Feldtypen organisieren Ihre Daten nicht nur, sie machen Ihr CRM vertrauenswürdig. Und wenn Ihr Team den Daten vertraut, nutzt es das Werkzeug auch wirklich.

Häufige Fragen

Welches sind die wichtigsten Feldtypen in einem CRM?

Sechs tragen fast die ganze Arbeit: Auswahl (einfach und mehrfach) für kategoriale Werte wie Status, Branche oder Herkunft; Datum für alles, was Sie sortieren oder als Zeitraum messen wollen; Telefon mit getrennt gespeicherter Landesvorwahl; Währung, die Betrag und Währungskürzel zusammenhält; E-Mail, die das Format schon bei der Eingabe prüft; und Beziehung, die einen Kontakt mit einem Unternehmen oder einen Deal mit einem Kontakt verknüpft. Freitext ist der siebte und der, den man am seltensten nehmen sollte.

Warum sind Freitextfelder in einem CRM ein Problem?

Weil jedes Mal Varianz entsteht, wenn jemand einen Wert tippt statt ihn auszuwählen. Sie können nicht nach „alle aktiven Kunden" filtern, wenn im Statusfeld zwölf Schreibweisen von aktiv liegen. Eine Studie der Harvard Business Review fand, dass nur 3 Prozent der Unternehmensdaten grundlegende Qualitätsstandards erfüllen, und in einem CRM ist die Ursache meist das Felddesign und nicht Nachlässigkeit.

Was ist ein Auswahlfeld, und wann sollte man es nehmen?

Ein Auswahlfeld bietet eine feste Liste an und die Person wählt daraus, der gespeicherte Wert ist also immer derselbe. Nehmen Sie es für alles Kategoriale: Phase des Deals, Herkunft des Leads, Branche, Kundenstatus. Die Probe ist, ob Sie jemals nach diesem Feld filtern oder gruppieren wollen. Wenn ja, ist es eine Auswahl und kein Textfeld.

Was ist ein Beziehungsfeld in einem CRM?

Eine Beziehung verknüpft Datensätze über Tabellen hinweg: Ein Kontakt gehört zu einem Unternehmen, ein Deal gehört zu einem Kontakt. Sie ist es, die aus lose stehenden Zeilen einen Graphen macht, durch den man sich bewegen kann. Ohne sie tippen Sie den Firmennamen in jeden Kontakt erneut, und das ist dasselbe Entropieproblem eine Ebene höher.

Sollten Telefonnummern als Text gespeichert werden?

Nein. Ein Telefonfeld prüft das Format und hält die Vorwahl getrennt, sodass „+34 612 345 678" und „612345678" dieselbe Nummer sind und nicht wie zwei Kontakte aussehen. Dasselbe Argument gilt für E-Mail: Die Formatprüfung fängt einen Tippfehler wie „gmial.com" ab, bevor er in der nächsten Kampagne als Rückläufer auftaucht.

Mit welchen Feldern sollte ein Kontaktdatensatz beginnen?

Sieben reichen am ersten Tag: Name als Text, Unternehmen als Beziehung zur Firmentabelle, E-Mail, Telefon mit Vorwahl, Status als Auswahl aus Lead, aktiv und verloren, letzter Kontakt als Datum und Deal-Wert als Währung. Dieses Schema beantwortet die Fragen, die ein kleines Team in seinen ersten Monaten wirklich stellt.

Wie viele Felder sollte ein CRM am Anfang haben?

Nur die, die Sie heute brauchen, nicht die, die Sie in einem halben Jahr brauchen könnten. Ein Feld später zu ergänzen ist billig. Sechs Monate unstrukturierte Werte aufzuräumen, die sich in einem Textfeld angesammelt haben, ist teuer, und es ist die Arbeit, zu der die meisten Teams nie kommen.

Was passiert, wenn ich den falschen Feldtyp wähle?

Sie bezahlen es beim Aufräumen und nicht bei der Einrichtung. Ein Abschlussdatum als Freitext sammelt „nächsten Freitag", „Q2", „so im Juni" und „2026-06-15", und nichts davon lässt sich sortieren oder filtern; das nachträglich umzustellen ist Handarbeit. Deshalb lohnen sich zwanzig Minuten Felddesign am Anfang: Es ist der billigste Moment, den es dafür je geben wird.