Die richtigen CRM-Feldtypen für Ihre Vertriebsdaten

Der häufigste Fehler beim Einrichten eines CRM ist, für alles Freitextfelder zu verwenden. "Status: aktiv" in einem Datensatz, "Aktiv" in einem anderen, "aktiver Kunde" in einem dritten. Drei Datensätze, drei Werte, keinerlei Möglichkeit, danach zu filtern oder zu berichten. Feldtypen gibt es genau dafür: um dieses Datenchaos zu verhindern.

Das Problem: Freitextfelder erzeugen Datenchaos

Jedes Mal, wenn ein Nutzer einen Wert eintippt, statt ihn auszuwählen, entsteht Varianz. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass nur 3 % der Unternehmensdaten grundlegende Qualitätsstandards erfüllen. In einem CRM bedeutet schlechte Datenqualität verlorene Abschlüsse: Sie können nicht nach "allen aktiven Kunden" filtern, wenn das Statusfeld zwölf verschiedene Schreibweisen von "aktiv" enthält.

Feldtypen, die Struktur erzwingen

Moderne CRMs bieten Feldtypen, die Eingaben gezielt auf gültige Werte beschränken. Hier die wichtigsten:

• Auswahl (einfach und mehrfach): Vordefinierte Optionen wie "Lead", "Qualifiziert", "Gewonnen". Nutzer wählen aus einer Liste, sodass die Werte immer einheitlich sind. Ideal für Status, Branche, Quelle oder alle kategorischen Daten.
• Datum: Speichert echte Datumsobjekte statt Textzeichenfolgen. Aus "5. April" und "05.04.2026" wird derselbe Wert. Sie können sortieren, nach Zeiträumen filtern und Zeitspannen zwischen Daten berechnen.
• Telefon (mit Ländervorwahl): Prüft das Format und speichert die Ländervorwahl separat. Kein Rätselraten mehr, ob "+49 151 23456789" und "15123456789" dieselbe Nummer sind.
• Währung: Speichert Betrag und Währungscode zusammen. 5.000 EUR und 5.000 USD sind unterschiedliche Werte. Unverzichtbar für international tätige Vertriebsteams.
• E-Mail: Prüft das Format bei der Eingabe. Fängt "john@gmial.com" ab, bevor daraus in Ihrer nächsten Kampagne eine unzustellbare E-Mail wird.
• Beziehung: Verknüpft Datensätze über Tabellen hinweg. Ein Kontakt gehört zu einem Unternehmen. Ein Deal gehört zu einem Kontakt. Beziehungen machen Ihre Daten zu einem vernetzten Graphen statt zu isolierten Zeilen.

So gestalten Sie Ihr Feldschema

Fangen Sie einfach an. Definieren Sie beim ersten Einrichten Ihres CRM nur die Felder, die Sie heute brauchen, nicht die, die Sie in sechs Monaten vielleicht benötigen. Ein gutes Startschema für eine Kontakttabelle:

• Name (Text)
• Unternehmen (Beziehung zur Unternehmenstabelle)
• E-Mail (E-Mail)
• Telefon (Telefon mit Ländervorwahl)
• Status (Auswahl: Lead, Aktiv, Abgewandert)
• Zuletzt kontaktiert (Datum)
• Dealwert (Währung)

Felder lassen sich jederzeit später ergänzen. Ein Feld hinzuzufügen ist günstig; sechs Monate unstrukturierte Daten in einem Textfeld zu bereinigen ist teuer.

Konkrete Beispiele: Feldtypen verhindern schlechte Daten

Nehmen Sie ein Feld "Abschlussdatum". Als Freitext trägt Ihr Team "nächsten Freitag", "Q2", "so um Juni herum" und "2026-06-15" ein. Nichts davon lässt sich zuverlässig sortieren oder filtern. Als Datumsfeld gibt es genau ein Format, und Ihr Pipeline-Bericht zeigt einen korrekten Zeitverlauf.

Oder "Lead-Quelle". Als Freitext: "Google", "google ads", "Google Ad", "bezahlte Suche". Als Auswahlfeld mit vordefinierten Optionen: "Google Ads", "Organische Suche", "Empfehlung", "Kaltakquise". Jetzt sagt Ihr Marketing-Attributionsbericht tatsächlich etwas aus. Wenn nur 3 % der Unternehmensdaten grundlegende Qualitätsstandards erfüllen, ist schlechtes Felddesign oft die Ursache, und der Hauptgrund, warum kleine Unternehmen ihr CRM binnen Monaten wieder aufgeben.

Die richtigen Feldtypen organisieren Ihre Daten nicht nur, sie machen Ihr CRM vertrauenswürdig. Und wenn Ihr Team den Daten vertraut, nutzt es das Werkzeug auch wirklich.