Wie Sie eine Umsatzprognose aus der Pipeline erstellen
Eine Pipeline-Prognose multipliziert offene Deals mit der Quote, zu der sie historisch abschließen. Phasengewichtet gegen Commit-basiert, woher die Gewichte kommen und die drei Arten, wie eine Prognose lügt.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Eine Pipeline-Prognose sind Ihre offenen Deals multipliziert mit der Quote, zu der vergleichbare Deals historisch abgeschlossen haben. Das Rechnen dauert eine Minute. Alles, was eine Prognose belastbar macht, passiert davor: ob Ihre Phasen etwas bedeuten, ob die Gewichte aus Ihrer eigenen Historie stammen und ob die Deals in der Pipeline echt sind.
Die zwei Methoden, die zählen
Phasengewichtet. Jede Phase trägt eine Wahrscheinlichkeit aus der Historie, und jeder Deal steuert seinen Wert mal dieser Wahrscheinlichkeit bei. Ein Deal über 10.000 € in einer Phase, die historisch zu 40% abschließt, steuert 4.000 € bei.
Commit-basiert. Wer den Deal führt, sagt, ob er in dieser Periode abschließt, und die Prognose ist die Summe der Commits. Keine Arithmetik, nur Urteil.
Phasengewichtet skaliert und hängt an niemandes Stimmung. Commit-basiert ist bei wenigen großen Deals genauer, weil jemand, der mit dem Käufer gesprochen hat, Dinge weiß, die keine Phase abbildet.
Mit etwa zwölf Monaten abgeschlossener Deals, aus denen sich die Gewichte ableiten lassen, führen Sie phasengewichtet als Zahl und nutzen die Commits als Gegenprobe; weichen beide stark ab, ist die Abweichung das nützliche Ergebnis. Ohne diese Historie gibt es nichts, woraus sich Gewichte ableiten ließen, also stützen Sie sich auf die Commits und eine schlichte Zählung der offenen Deals je Phase.
Die beiden Methoden nebeneinander:
| Frage | Phasengewichtet | Commit-basiert |
|---|---|---|
| Wie funktioniert es? | Jede Phase trägt eine Wahrscheinlichkeit aus der Historie, und jeder Deal steuert seinen Wert mal dieser Wahrscheinlichkeit bei | Wer den Deal führt, sagt, ob er in dieser Periode abschließt, und die Prognose ist die Summe der Commits |
| Wo ist es stärker? | Skaliert und hängt an niemandes Stimmung | Bei wenigen großen Deals, weil jemand, der mit dem Käufer gesprochen hat, Dinge weiß, die keine Phase abbildet |
| Mit etwa zwölf Monaten abgeschlossener Deals? | Die Zahl | Die Gegenprobe |
| Ohne diese Historie? | Nichts, woraus sich Gewichte ableiten ließen | Die Grundlage, zusammen mit einer schlichten Zählung der offenen Deals je Phase |
Woher sollten die Phasengewichte kommen?
Ein häufiger Fehler ist, die mitgelieferten Wahrscheinlichkeiten eines CRM zu übernehmen. Das ist die Schätzung eines Anbieters über eine generische Pipeline, und sie ist meist optimistisch. Leiten Sie eigene ab: Nehmen Sie für jede Phase die Deals, die je in sie eingetreten sind, und teilen Sie die schließlich gewonnenen durch die Gesamtzahl. Dieses Verhältnis ist das Gewicht der Phase. Zwölf Monate Historie reichen für die meisten kleinen Teams.
Dabei fallen zwei Dinge ab, die mehr wert sind als die Prognose. Phasen mit fast gleichen Gewichten sind eine Phase mit zwei Namen. Und wo das Gewicht von einer Phase zur nächsten stark springt, gehen in der Phase vor dem Sprung die meisten Deals verloren.
Welche Deals zählen zur Prognose?
Nur Deals, die in der Periode abschließen können. Das heißt: erwartetes Abschlussdatum darin und genug Vorlauf für die Dauer Ihrer Deals. Ein Deal mit Datum im Quartal, bei dem vom typischen Zyklus noch mehr aussteht, als Tage verbleiben, gehört nicht in die Prognose dieses Quartals, unabhängig vom Feld. Es ist derselbe Filter, den eine Abdeckungskennzahl braucht, und ihn zu vergessen ist der Grund, warum beide Zahlen zu hoch ausfallen.
Auf welche drei Arten lügt eine Prognose?
Phasen ohne Austrittstest. Gewichten unterstellt, dass eine Phase etwas Bestimmtes bedeutet. Wird sie aus dem Gedächtnis vergeben, ist das Gewicht exakte Arithmetik über einem Gefühl. Das ist das Argument für Phasen mit einem schriftlichen Test.
Deals, die niemand anfasst. Ein festgefahrener Deal trägt weiter sein volles Gewicht, also prognostiziert eine Pipeline voller solcher Deals Umsatz, der vor Wochen unwahrscheinlich wurde. Filtern Sie auf letzte Aktivität, bevor Sie der Summe trauen.
Abschlussdaten, die wandern. Verschiebt sich ein Datum jedes Mal, wenn es erreicht ist, trägt der Deal zu einer Prognose bei, der er nie beitreten wird. Zählen Sie, wie oft das Datum bewegt wurde. Zweimal ist ein Signal, viermal eine Antwort.
Wie lesen Sie eine Vertriebsprognose ehrlich?
Eine Prognose ist eine Spanne, und die ehrliche Darstellung sind drei Zahlen: die gewichtete Summe, die Commit-Summe und die Summe der Deals, die den Punkt, an dem sie üblicherweise abschließen, schon überschritten haben. Ist die gewichtete Zahl deutlich größer als die Commits, hält die Pipeline Deals, an die die Bearbeitenden nicht glauben. Das ist meist ein Qualifizierungsproblem, und es zeigt sich in der Prognose lange vor dem Umsatz.
Übersteigen die Commits die gewichtete Zahl, sind entweder Ihre Gewichte veraltet oder jemand committet aus Optimismus. Beides ist wissenswert, und die Prognose ist der einzige Ort, an dem beides nebeneinander steht.
Was brauchen Sie aus dem CRM für die Prognose?
Sie brauchen Phase, Wert, erwartetes Abschlussdatum und letzte Aktivität an jedem offenen Deal, dazu genug abgeschlossene Historie für die Gewichte. Exportieren Sie offene Deals mit diesen vier Feldern, multiplizieren Sie Wert mal Phasengewicht und summieren Sie. Machen Sie es jede Periode gleich. Eine Prognose, die zwischen Quartalen die Methode wechselt, lässt sich nicht mit sich selbst vergleichen, und Vergleichen ist das meiste, wofür sie da ist.
Häufige Fragen
Wie erstellt man eine Umsatzprognose aus der Pipeline?
Multiplizieren Sie jeden offenen Deal mit der Quote, zu der vergleichbare Deals historisch abgeschlossen haben, und summieren Sie das Ergebnis. Das Rechnen dauert eine Minute. Was die Zahl belastbar macht, passiert davor: Phasen, die etwas Bestimmtes bedeuten, Gewichte aus Ihrer eigenen Historie statt aus den Vorgaben eines Anbieters und Deals in der Pipeline, die echt sind. In die Rechnung gehören nur Deals, die in der Periode abschließen können.
Was unterscheidet eine phasengewichtete von einer Commit-basierten Prognose?
Bei der phasengewichteten Prognose trägt jede Phase eine Wahrscheinlichkeit aus der Historie, und jeder Deal steuert seinen Wert mal dieser Wahrscheinlichkeit bei. Ein Deal über 10.000 € in einer Phase, die zu 40% abschließt, bringt also 4.000 €. Bei der Commit-basierten sagt, wer den Deal führt, ob er in dieser Periode abschließt, und die Commits werden summiert. Die erste skaliert und hängt an niemandes Stimmung. Die zweite ist bei wenigen großen Deals genauer, weil jemand, der mit dem Käufer gesprochen hat, Dinge weiß, die keine Phase abbildet.
Was bedeutet es, wenn gewichtete Prognose und Commits auseinanderliegen?
Das hängt von der Richtung ab. Ist die gewichtete Zahl deutlich größer als die Commits, hält die Pipeline Deals, an die die Bearbeitenden nicht glauben. Das ist meist ein Qualifizierungsproblem, und es zeigt sich in der Prognose lange vor dem Umsatz. Übersteigen die Commits die gewichtete Zahl, sind entweder Ihre Gewichte veraltet oder jemand committet aus Optimismus. Eine große Abweichung, in welche Richtung auch immer, ist das nützlichste Ergebnis einer Prognose.
Welche Deals gehören in eine Umsatzprognose?
Nur Deals, die in der Periode abschließen können. Das heißt: ein erwartetes Abschlussdatum innerhalb der Periode und genug Vorlauf für die übliche Dauer Ihrer Deals. Ein Deal mit Datum im Quartal, bei dem vom typischen Zyklus noch mehr aussteht, als Tage verbleiben, gehört nicht in die Prognose dieses Quartals, egal was im Feld steht. Filtern Sie zusätzlich auf letzte Aktivität, denn ein festgefahrener Deal trägt weiter sein volles Gewicht und prognostiziert Umsatz, der vor Wochen unwahrscheinlich wurde.
Gehört ein Deal, dessen Abschlussdatum ständig wandert, noch in die Prognose?
Meistens nicht. Verschiebt sich ein Abschlussdatum jedes Mal, wenn es erreicht ist, trägt der Deal zu einer Prognose bei, der er nie beitreten wird. Zählen Sie, wie oft das Datum eines Deals bewegt wurde. Zweimal ist ein Signal, viermal eine Antwort. Wandernde Abschlussdaten sind eine der drei Arten, wie eine Prognose unbemerkt lügt, neben Phasen ohne Austrittstest und Deals, die niemand anfasst.
Wie sollte man eine Umsatzprognose darstellen?
Als Spanne statt als einzelne Zahl. Die ehrliche Darstellung sind drei Zahlen: die gewichtete Summe, die Commit-Summe und die Summe der Deals, die den Punkt, an dem sie üblicherweise abschließen, schon überschritten haben. Zusammen gelesen zeigen sie, an welchen Teil der Pipeline die Bearbeitenden wirklich glauben und welche Deals im Verzug sind. Nur in der Prognose stehen die Rechnung der Pipeline und das Urteil der Verantwortlichen nebeneinander.
Welche Daten brauchen Sie aus dem CRM für die Prognose?
Vier Felder an jedem offenen Deal: Phase, Wert, erwartetes Abschlussdatum und letzte Aktivität, dazu genug abgeschlossene Historie für die Phasengewichte. Exportieren Sie die offenen Deals mit diesen Feldern, multiplizieren Sie Wert mal Phasengewicht und summieren Sie. Wer vorher auf letzte Aktivität filtert, verhindert, dass festgefahrene Deals die Summe aufblähen. Machen Sie es jede Periode gleich, denn der Vergleich mit früheren Prognosen ist das meiste, wofür eine Prognose da ist.