Die Mail nach dem Kundentermin

Das ist die einfachste Nachfassmail, die Sie je schreiben werden, denn Sie haben gerade eine Stunde mit dem Kunden verbracht und wissen genau, was gesagt wurde. Zugleich wird sie oft verschenkt, weil sie als Dankesschreiben verfasst wird, obwohl sie etwas anderes leisten sollte.

Wie sieht eine gute Mail nach dem Kundentermin aus?

Ein vollständiges Beispiel, mit den vier Punkten in der Reihenfolge, in der sie weiter unten erklärt werden. Ersetzen Sie, was in eckigen Klammern steht, dann ist die Mail versandfertig.

Betreff: Nächste Schritte nach unserem Termin heute

Guten Tag [Frau oder Herr Nachname],

schön, dass wir uns heute kennengelernt haben. Sie haben das Problem so beschrieben: [das Problem in den Worten des Kunden].

Wie besprochen schicke ich Ihnen [das Zugesagte, etwa das Angebot] bis [Wochentag und Datum].

Dafür brauche ich von Ihnen nur eines: [einen konkreten Punkt, zum Beispiel die Zahlen des letzten Jahres].

Ich rufe Sie am [Wochentag] um [Uhrzeit] an, um alles durchzugehen. Falls das ungünstig ist, sagen Sie Bescheid.

Viele Grüße

[Ihr Name]

Wozu dient die Mail nach dem Termin wirklich?

Nicht zum Danken. Die Mail nach dem Termin bringt Ihre Fassung des Gesprächs schriftlich fest, solange sie noch unwidersprochen ist. Jeder verlässt einen Termin mit einer leicht anderen Erinnerung daran. Ihre trifft zuerst im Postfach ein, in einfacher Sprache, und wenn nichts darin falsch ist, wird sie akzeptiert. Das ist die billigste Abstimmung, die Sie bekommen können, und genau deshalb zählt der gleiche Tag mehr als die Formulierung.

Außerdem entsteht so der nächste Schritt, ohne dass Sie später darum bitten müssen. Das ist der Teil, der den Deal wirklich bewegt.

Welche vier Punkte gehören hinein?

Was der Kunde als Problem beschrieben hat, in seinen Worten und nicht in Ihren. Wenn Sie das treffend zurückspiegeln, haben Sie besser bewiesen, dass Sie zugehört haben, als jeder Satz, in dem das behauptet wird.

Was Sie zugesagt haben, und bis wann. Nennen Sie das Datum. "Zeitnah" ist keines, und es ist das einzige Versprechen in der Mail, also das, woran man sich erinnern wird.

Was Sie vom Kunden brauchen, falls überhaupt etwas, als ein konkreter Punkt. Nicht "melden Sie sich, wenn Sie noch etwas brauchen", denn das fragt nach nichts und bekommt nichts.

Den nächsten Kontakt, vorgeschlagen statt erfragt. "Ich schicke die Zahlen am Donnerstag und rufe am Montag an, falls das ungünstig ist, sagen Sie Bescheid" lässt sich leichter annehmen als eine Frage, und der Deal hat damit einen nächsten Schritt, selbst wenn nie eine Antwort kommt.

Vier kurze Absätze. Diese Mail sollte im Aufzug auf dem Telefon lesbar sein.

Jeder Punkt, was hineingehört und was nicht:

Punkt	Schreiben	Vermeiden
Das Problem	Was der Kunde als Problem beschrieben hat, in seinen Worten	Ihre Worte dafür
Ihre Zusage	Was Sie zugesagt haben, mit dem Datum	"Zeitnah", denn das ist kein Datum
Ihre Bitte	Ein konkreter Punkt, falls Sie überhaupt etwas brauchen	"Melden Sie sich, wenn Sie noch etwas brauchen", denn das fragt nach nichts und bekommt nichts
Der nächste Kontakt	Vorgeschlagen: "Ich schicke die Zahlen am Donnerstag und rufe am Montag an, falls das ungünstig ist, sagen Sie Bescheid"	Eine Frage

Was gehört nicht in die Mail?

Das vollständige Protokoll. Wenn das Lesen zehn Minuten dauert, ist es ein Protokoll und keine Nachfassmail, und Protokolle liest niemand. Anhänge, um die niemand gebeten hat. Eine ungefragt verschickte Präsentation macht aus einer zweizeiligen Antwort eine Aufgabe, und Aufgaben werden verschoben.

Alles, was nach Abschluss klingt. Diese Mail hat die Aufgabe, korrekt zu sein und Tempo zu halten. Druck wirkt an dieser Stelle so, als hätten Sie nicht zugehört.

Welchen Teil überspringen die meisten?

Dokumentieren Sie den Termin und legen Sie den nächsten Schritt an, bevor Sie die Mail schreiben, nicht danach. Die Mail ist das, was der Kunde sieht. Der Eintrag im System ist das, was den Deal durch zwei volle Wochen trägt. Legen Sie das zugesagte Datum als Wiedervorlage am Deal an, und wenn der Termin tatsächlich etwas verändert hat, ändern Sie die Phase jetzt, solange Sie noch wissen, warum.

Die Reihenfolge ist nicht egal. Zuerst geschrieben, beschreibt die Mail meistens, was Sie vorhaben. Nach dem Eintrag geschrieben, beschreibt sie, was tatsächlich passieren wird, und das ist überraschend oft nicht dasselbe.

Welche Mail folgt, wenn keine Antwort kommt?

Das ist eine andere Mail mit einer anderen Aufgabe, nämlich die nach dem Schweigen. Schicken Sie diese hier nicht zweimal: eine Zusammenfassung zu wiederholen, die längst vorliegt, bringt nichts, und die zweite Mail braucht etwas Neues, damit sie geöffnet wird.

Häufige Fragen

Wozu dient die Mail nach einem Kundentermin?

Die Mail hält Ihre Fassung des Gesprächs schriftlich fest, solange sie noch unwidersprochen ist. Ein Dankesschreiben ist sie nicht, auch wenn sie meistens so verfasst wird. Jeder verlässt einen Termin mit einer leicht anderen Erinnerung, und die erste schriftliche Fassung, die ankommt, wird akzeptiert, wenn nichts darin falsch ist. Außerdem legt die Mail den nächsten Schritt fest, ohne dass Sie später darum bitten müssen, und das ist der Teil, der den Deal bewegt.

Wann sollte die Mail nach einem Kundentermin verschickt werden?

Am selben Tag. Der Zeitpunkt zählt mehr als die Formulierung und bringt mehr als jede Politur am Text. Jeder verlässt einen Termin mit einer leicht anderen Erinnerung an das Gesagte. Trifft Ihre Fassung zuerst ein, in einfacher Sprache und ohne Fehler, akzeptiert der Kunde sie als Stand des Gesprächs. Deshalb ist die Mail vom selben Tag die billigste Abstimmung, die Sie bei einem Deal bekommen können.

Was gehört in die Mail nach einem Kundentermin?

Vier Punkte. Das Problem, wie der Kunde es beschrieben hat, in seinen Worten und nicht in Ihren. Was Sie zugesagt haben, mit einem konkreten Datum statt "zeitnah". Was Sie vom Kunden brauchen, falls überhaupt etwas, als ein einziger konkreter Punkt. Und den nächsten Kontakt, vorgeschlagen statt erfragt. Vier kurze Absätze genügen, und die ganze Mail sollte im Aufzug auf dem Telefon lesbar sein.

Was lassen Sie in der Mail nach dem Termin besser weg?

Drei Dinge. Das vollständige Protokoll, denn eine Mail, deren Lektüre zehn Minuten dauert, ist ein Protokoll und keine Nachfassmail, und Protokolle liest niemand. Anhänge, um die der Kunde nicht gebeten hat. Und alles, was nach Abschluss klingt, weil Druck direkt nach einem Termin so wirkt, als hätten Sie nicht zugehört. Die Mail soll korrekt sein und Tempo halten, und dafür reichen vier kurze Absätze.

Sollten Sie der Mail nach dem Termin Anhänge beifügen?

Nur solche, um die der Kunde gebeten hat. Eine ungefragt verschickte Präsentation macht aus einer zweizeiligen Antwort eine Aufgabe, und Aufgaben werden verschoben. Der Anhang bremst also genau die Antwort, um die es in der Mail geht. Haben Sie im Termin ein Dokument zugesagt, gehört es als Zusage mit konkretem Datum in die Mail, denn das ist das einzige Versprechen darin und das, woran sich der Kunde erinnern wird.

Sollte die Mail nach dem Termin den nächsten Kontakt vorschlagen oder erfragen?

Vorschlagen. "Ich schicke die Zahlen am Donnerstag und rufe am Montag an, falls das ungünstig ist, sagen Sie Bescheid" lässt sich leichter annehmen als eine Frage, wann es passt. Ein Vorschlag sorgt außerdem dafür, dass der Deal einen nächsten Schritt hat, selbst wenn nie eine Antwort kommt, weil das Datum auf Ihrer Seite schon feststeht. Wer fragt, gibt die Planung an den Kunden zurück und lässt den Deal auf dessen Antwort warten.

Sollten Sie das CRM vor oder nach der Mail zum Termin aktualisieren?

Vorher. Dokumentieren Sie den Termin, legen Sie das zugesagte Datum als Wiedervorlage am Deal an und ändern Sie die Phase, wenn das Gespräch wirklich etwas verändert hat. Zuerst geschrieben, beschreibt die Mail meistens, was Sie vorhaben. Nach dem Eintrag geschrieben, beschreibt sie, was tatsächlich passieren wird, und das ist überraschend oft nicht dasselbe. Die Mail sieht der Kunde, der Eintrag trägt den Deal durch zwei volle Wochen.

Sollten Sie die Zusammenfassung erneut schicken, wenn der Kunde nicht antwortet?

Nein. Eine Zusammenfassung zu wiederholen, die längst vorliegt, bringt nichts, und eine zweite Mail braucht etwas Neues, damit sie geöffnet wird. Schweigen nach einem Termin verlangt eine andere Mail mit einer anderen Aufgabe, nämlich die Mail nach dem Schweigen. Hat die erste Mail den nächsten Kontakt schon vorgeschlagen, hat der Deal einen nächsten Schritt, und der nächste Zug ist dieser Kontakt, nicht die erneute Zusammenfassung.