Wiedervorlage im CRM erstellen

Setzen Sie sie an den Deal, mit Datum und mit einem Verb, direkt am Ende des Gesprächs, aus dem sie entstanden ist. Nicht später, nicht im Kopf und nicht in einem Kalendereintrag, den nur Sie sehen. Alles Weitere zur Wiedervorlage folgt aus dieser einen Gewohnheit.

Warum gehört die Wiedervorlage an den Deal und nicht in den Kalender?

Eine Kalendererinnerung gehört einer Person. Ein nächster Schritt am Deal gehört dem Deal. Der Unterschied zeigt sich in der Woche, in der jemand nicht da ist. Der Kalenderalarm läuft in ein Postfach, das niemand liest; ein datierter nächster Schritt am Datensatz ist für jeden sichtbar, der die Pipeline öffnet, und kann übernommen werden. Dieselbe Information, die eine übersteht es und die andere nicht.

Sie beantwortet außerdem eine Frage, die ein Kalender nicht kann: was liegt gerade bei uns, über alles hinweg. Genau diese Liste ist der Zweck.

Dieselbe Information, an zwei Orten abgelegt:

Frage	Kalendererinnerung	Nächster Schritt am Deal
Wem gehört der Eintrag?	Einer Person	Dem Deal
Was passiert in der Woche, in der jemand nicht da ist?	Der Alarm läuft in ein Postfach, das niemand liest	Für jeden sichtbar, der die Pipeline öffnet, und kann übernommen werden
Zeigt er, was gerade bei uns liegt, über alles hinweg?	Nein	Ja, und genau diese Liste ist der Zweck

Was muss in einer Wiedervorlage stehen?

Ein Datum und ein Verb, und das Verb muss etwas sein, das Sie ohne Nachdenken anfangen könnten.

• "Marta wegen des Starttermins im März anrufen" ist eine Wiedervorlage.
• "Nachfassen" ist die Notiz, dass Sie einmal einen Gedanken hatten.

Ergänzen Sie den Grund, wenn er sich nicht aus dem Datensatz ergibt: "Marta anrufen, sie hat uns gebeten, uns nach ihrer Budgetsitzung am 12. wieder zu melden." Drei Monate später ist dieser Satz der Unterschied zwischen einem angenehmen und einem peinlichen Anruf.

An welchem Punkt des Gesprächs sollten Sie die Wiedervorlage setzen?

Am Ende des Gesprächs, bevor Sie den Datensatz schließen. Hier geht es meistens schief, und es ist kein Disziplinproblem: Wenn die Wiedervorlage eine eigene Aufgabe für später ist, konkurriert sie mit allem anderen für später und verliert. Wenn Sie wirklich nicht wissen, wann, dann fragen Sie. "Wann darf ich mich wieder melden?" ist eine normale Frage, und die Antwort ist besser als eine Schätzung.

Die Regel, die die Liste brauchbar hält

Jeder offene Deal hat genau einen nächsten Schritt, und der hat ein Datum. Nicht zwei, nicht null.

Null ist die Art, wie Deals stehen bleiben, ohne dass jemand entschieden hätte, sie fallen zu lassen. Zwei ist die Art, wie eine Liste zur Tapete wird: sobald die überfälligen Einträge regelmäßig im Dutzendbereich liegen, liest sie niemand mehr, und eine ungelesene Liste ist schlechter als keine, weil sie wie Abdeckung aussieht.

Wenn ein Deal drei Dinge braucht, ist der nächste Schritt das erste. Die anderen schreiben Sie auf, wenn es passiert ist.

Ist ein Stapel überfälliger Wiedervorlagen ein Rückstand oder ein Signal?

Eine seit drei Wochen überfällige Wiedervorlage sagt etwas über den Deal, nicht über Ihre Organisation. Meistens sagt sie, dass niemand anrufen will, weil die ehrliche Antwort lautet: er ist tot. Räumen Sie die Liste wöchentlich auf und lassen Sie einige gehen. Ein Deal, dem Sie viermal ohne Antwort hinterhergelaufen sind, hat eine Abbruchregel verdient, und sie anzuwenden ist das, was den übrigen Wiedervorlagen Bedeutung gibt.

Was unterscheidet eine Wiedervorlage von Automatisierung?

Es ist keine Sequenz und keine Automatisierung. Automatisches Nachfassen verschickt eine Nachricht nach Uhr, ob es passt oder nicht; eine Wiedervorlage legt einer Person eine Entscheidung vor, an einem Datum, das sie selbst gewählt hat. Für ein kleines Team ist das Zweite fast immer richtig, und es macht die nächste Phase zu etwas, das Sie entscheiden, statt zu etwas, das Sie einen Monat später bemerken.

Häufige Fragen

Gehört die Wiedervorlage in den Kalender oder an den Datensatz?

An den Datensatz. Eine Kalendererinnerung gehört einer Person; ein nächster Schritt mit Datum gehört dem Deal, und damit sieht ihn jeder, der die Pipeline öffnet, und kann handeln. Der Datensatz beantwortet zudem eine Frage, die ein Kalender nicht beantworten kann: worauf gerade gewartet wird, über alle offenen Deals hinweg. Diese Liste ist der Grund, Wiedervorlagen an einem Ort zu halten.

Was passiert mit der Wiedervorlage, wenn die Person, die sie gesetzt hat, abwesend ist?

Als Kalenderalarm landet sie in einem Postfach, das niemand liest, und der Deal steht eine Woche still. Als nächster Schritt mit Datum am Datensatz erscheint sie auf derselben Überfälligkeitsliste, mit der alle arbeiten, und eine Kollegin oder ein Kollege kann sie mit dem Kontext übernehmen. Genau das ist das ganze Argument für den Datensatz.

Wann sollte die Wiedervorlage entstehen?

Am Ende des Gesprächs, bevor Sie den Datensatz schließen. Das ist keine Frage der Disziplin: eine Wiedervorlage, die danach angelegt werden muss, konkurriert mit allem anderen, was danach passiert, und verliert. Sie zu setzen, solange der Datensatz offen ist, kostet etwa zehn Sekunden und streicht den Schritt, an dem sie vergessen wird. Das Datum darf ungefähr sein, die Gewohnheit nicht.

Was, wenn Sie nicht wissen, wann Sie nachfassen sollen?

Fragen Sie. "Wann soll ich mich wieder melden?" ist am Ende eines Gesprächs eine ganz normale Frage, und die Antwort ist besser als jeder geschätzte Abstand. Sie liefert der Wiedervorlage außerdem ihren Grund, und der macht den Anruf drei Monate später warm statt unangenehm. Ist Fragen wirklich nicht möglich, setzen Sie ein kurzes Datum und behandeln Sie es als vorläufig.

Wie viele nächste Schritte sollte ein Deal haben?

Genau einen, mit Datum. Null ist der Weg, auf dem ein Deal stehen bleibt, ohne dass jemand ihn bewusst aufgibt. Zwei oder mehr ist der Weg, auf dem die Liste zur Tapete wird: sobald die Überfälligen regelmäßig im Dutzend stehen, liest sie niemand mehr, und eine ungelesene Liste ist schlechter als keine, weil sie nach Abdeckung aussieht. Bei drei Aufgaben ist der nächste Schritt die erste.

Was bedeutet es, wenn Wiedervorlagen wochenlang überfällig sind?

Es sagt etwas über diese Deals aus, nicht über Ihre Organisation. Eine Wiedervorlage, die drei Wochen liegen bleibt, ist meist eine, bei der die ehrliche Antwort lautet, dass der Deal tot ist und niemand es aussprechen will. Räumen Sie die Liste wöchentlich und geben Sie einige auf. Eine Abbruchregel auf vier unbeantwortete Versuche anzuwenden ist das, was den übrigen Wiedervorlagen Bedeutung gibt.

Ist eine Wiedervorlage dasselbe wie eine automatisierte Nachfass-Sequenz?

Nein, und der Unterschied ist, wer entscheidet. Eine Sequenz verschickt eine Nachricht nach Zeitplan, ob das noch sinnvoll ist oder nicht. Eine Wiedervorlage legt einer Person an einem Datum eine Entscheidung vor, und diese Person sieht, was sich seither geändert hat. Für ein kleines Team ist das Zweite fast immer richtig, weil die Menge es nie rechtfertigt, auf das Urteil zu verzichten.