Wie erstellt man einen Vertriebsbericht?
Drei Zahlen, eine Seite, jede Woche am selben Tag. Was in einen Aktivitätsbericht gehört, welche zwei Kennzahlen das falsche Verhalten belohnen und warum der Bericht weniger wert ist als das Gespräch, das er auslöst.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Einen Vertriebsbericht erstellen Sie aus drei Zahlen, auf einer Seite und jede Woche am selben Tag: neu angelegte Deals, Deals, die die Phase gewechselt haben, und Deals ohne nächsten Schritt. Die dritte ist die Ausnahmeliste, die einzige Zahl, die konkrete Arbeit benennt. Zusammen beantworten sie die Frage, für die es den Bericht gibt: passiert genug, an den richtigen Deals, um die Zahl zu erreichen. Die meisten Berichte beantworten eine andere, nämlich wer beschäftigt war, und die ist nichts wert.
Die drei Zahlen
Neu angelegte Deals. Wie viel hereingekommen ist. Ohne diese Zahl ist jede andere die Geschichte einer schrumpfenden Pipeline, erzählt, als ginge es um Fleiß.
Deals, die die Phase gewechselt haben. Bewegung, nicht Betrieb. Ein Deal mit vier Anrufen, der steht, wo er stand, hat sich nicht bewegt, und der Bericht muss das sagen.
Deals ohne nächsten Schritt. Die Ausnahmeliste. Das ist die einzige Zahl auf der Seite, die konkrete Arbeit benennt, und die, auf die Menschen reagieren.
Wert und Abschlussquote können warten. Fangen Sie hier an: diese drei liest man in zehn Sekunden und kann sofort über sie streiten.
Was nicht hineingehört
Anrufe und gesendete E-Mails als Kopfzahlen. Sie messen Tastenanschläge. Jede Kennzahl, die jemand verbessern kann, ohne einem Kunden zu helfen, wird irgendwann genau so verbessert, und Aktivitätszähler sind die am leichtesten aufzublasenden von allen.
Als Diagnose sind sie nützlich, wenn etwas schief aussieht: Bewegung ohne Aktivität ist eine Frage wert, und umgekehrt ebenso. Als Kopfzeile lehren sie das Team, dass es im Bericht ums Beschäftigtwirken geht.
Alles, was Sie diese Woche nicht umsetzen können. Ein Quartalstrend in einem Wochenbericht ist Dekoration.
Was auf die Wochenseite gehört und was nicht:
| Kennzahl | Im Bericht? | Warum |
|---|---|---|
| Neu angelegte Deals | Ja | Wie viel hereingekommen ist: Ohne diese Zahl ist jede andere die Geschichte einer schrumpfenden Pipeline, erzählt, als ginge es um Fleiß |
| Deals, die die Phase gewechselt haben | Ja | Bewegung, nicht Betrieb: Ein Deal mit vier Anrufen, der steht, wo er stand, hat sich nicht bewegt |
| Deals ohne nächsten Schritt | Ja, unten | Die einzige Zahl auf der Seite, die konkrete Arbeit benennt, und die, auf die Menschen reagieren |
| Wert und Abschlussquote | Später | Fangen Sie mit den drei an, die man in zehn Sekunden liest und über die man sofort streiten kann |
| Anrufe und gesendete E-Mails | Nicht als Kopfzahlen | Sie messen Tastenanschläge und sind als Diagnose nützlich, wenn etwas schief aussieht |
| Alles, was Sie diese Woche nicht umsetzen können | Nein | Ein Quartalstrend in einem Wochenbericht ist Dekoration |
Woher kommen die Zahlen eines Vertriebsberichts?
Alle drei stammen aus Feldern, die Sie ohnehin pflegen, wenn die Pipeline in Ordnung ist: Anlagedatum, Phase und ein nächster Schritt mit Datum. Nichts davon braucht ein neues Feld oder eine neue Protokollierungsroutine. Wenn der Bericht mühsam zu bauen ist, ist genau das der Befund. Ein CRM, das nicht sagen kann, welche Deals sich diese Woche bewegt haben, ist ein CRM, in dem die Phase nicht gepflegt wird, und das repariert kein besseres Reporting.
Warum zählt der Rhythmus mehr als der Inhalt?
Der Takt zählt mehr als der Inhalt. Ein Bericht, der an einem verlässlichen Morgen ankommt, wird gelesen; einer, der kommt, wenn jemand daran denkt, wird zu einer E-Mail, die man archiviert. Eine Seite. Was nicht daraufpasst, wäre ohnehin nicht besprochen worden.
Wozu dient ein wöchentlicher Vertriebsbericht wirklich?
Der Bericht existiert, um ein Gespräch zu eröffnen: welcher dieser Deals steht, und was ihn lösen würde. Wenn am Montag niemand etwas anders macht, haben Sie ein Dashboard gebaut und keine Gewohnheit. Deshalb steht die Ausnahmeliste unten im Bericht und nicht oben. Die drei Zahlen setzen den Rahmen, und danach gehört die Besprechung den Deals, die sich nicht mehr bewegen, denn dort liegt der noch erreichbare Umsatz.
Was macht einen Vertriebsbericht irreführend?
Über eine Pipeline zu berichten, die niemand qualifiziert hat. Aktivität an Deals, die nie gekauft hätten, sieht genauso aus wie Aktivität an echten, und sie sieht nach einer guten Woche aus, bis das Quartal schließt. Räumen Sie zuerst die Qualifizierung auf. Der Bericht wird kleiner und fängt an, zu stimmen.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Vertriebsbericht?
Drei Zahlen: neu angelegte Deals, Deals, die die Phase gewechselt haben, und Deals ohne nächsten Schritt. Zusammen beantworten sie, ob genug passiert, an den richtigen Deals, um die Zahl zu erreichen. Zählen Sie Bewegung statt Betrieb: Ein Deal mit vier Anrufen, der steht, wo er stand, hat sich nicht bewegt. Wert und Abschlussquote können warten. Diese drei liest man in zehn Sekunden und kann sofort über sie streiten.
Was sollte man aus einem Vertriebsbericht weglassen?
Anrufe und gesendete E-Mails als Kopfzahlen, und alles, was Sie diese Woche nicht umsetzen können. Aktivitätszähler messen Tastenanschläge, und jede Kennzahl, die jemand verbessern kann, ohne einem Kunden zu helfen, wird irgendwann genau so verbessert. Als Diagnose bleiben sie nützlich, wenn etwas schief aussieht: Bewegung ohne Aktivität ist eine Frage wert, und umgekehrt ebenso. Ein Quartalstrend in einem Wochenbericht ist Dekoration.
Welche Zahl im Vertriebsbericht ist die wichtigste?
Die Deals ohne nächsten Schritt. Diese Ausnahmeliste ist die einzige Zahl auf der Seite, die konkrete Arbeit benennt, und deshalb die, auf die Menschen reagieren. Neu angelegte Deals und Phasenwechsel setzen den Rahmen. Das Gespräch, das der Bericht eröffnen soll, dreht sich darum, welcher dieser Deals steht und was ihn lösen würde, denn bei den Deals, die sich nicht mehr bewegen, liegt der noch erreichbare Umsatz.
Welche Daten braucht ein Vertriebsbericht?
Drei Felder, die Sie ohnehin pflegen, wenn die Pipeline in Ordnung ist: das Anlagedatum jedes Deals, seine Phase und einen nächsten Schritt mit Datum. Nichts im Bericht braucht ein neues Feld oder eine neue Protokollierungsroutine. Wenn der Bericht mühsam zu bauen ist, ist genau das der Befund. Ein CRM, das nicht sagen kann, welche Deals sich diese Woche bewegt haben, ist eines, in dem die Phase nicht gepflegt wird, und das repariert kein besseres Reporting.
Wie lang sollte ein Vertriebsbericht sein?
Eine Seite, verschickt am gleichen Tag jeder Woche. Was nicht auf eine Seite passt, wäre ohnehin nicht besprochen worden. Der Takt zählt mehr als der Inhalt: Ein Bericht, der an einem verlässlichen Morgen ankommt, wird gelesen, und einer, der kommt, wenn jemand daran denkt, wird zu einer E-Mail, die man archiviert.
Wozu dient ein Vertriebsbericht?
Er soll ein Gespräch eröffnen: welcher dieser Deals steht, und was ihn lösen würde. Die meisten Berichte beantworten eine andere Frage, nämlich wer beschäftigt war, und die ist nichts wert. Die Zahlen bereiten das Gespräch über die Deals vor. Wenn nach dem Bericht am Montag niemand etwas anders macht, haben Sie ein Dashboard gebaut und keine Gewohnheit.
Sollte man über Vertriebsaktivität berichten, bevor die Pipeline qualifiziert ist?
Nein, und es trotzdem zu tun ist ein häufiger Fehler beim Berichten. Aktivität an Deals, die nie gekauft hätten, sieht genauso aus wie Aktivität an echten, also zeigt der Bericht eine gute Woche, bis das Quartal schließt. Räumen Sie zuerst die Qualifizierung auf. Der Bericht wird kleiner und fängt an, zu stimmen.