Vertriebsmeeting: die Agenda für die Pipeline
Zwanzig Minuten für ein kleines Team, und die Länge bestimmt die Agenda, nicht die Pipeline. Was Sie ansehen, in welcher Reihenfolge, und die drei Gewohnheiten, die daraus ein Status-Meeting machen.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
/ 4 Min. Lesezeit / Art. #79
Zwanzig Minuten, wöchentlich, für ein Team aus zwei oder drei Personen, in vier Blöcken: eine Minute für die drei Zahlen, zehn für Deals ohne nächsten Schritt, fünf für Deals, die ihr Abschlussdatum verschoben haben, und vier für das, was jemand ansprechen möchte. Wenn Ihres eine Stunde dauert, kommt die Länge nicht von der Anzahl der Deals. Sie kommt von einer Agenda, die die ganze Pipeline abgeht statt der Stellen, an denen eine Entscheidung fällig ist.
Die Agenda, in dieser Reihenfolge
Eine Minute: die drei Zahlen. Neue Deals, bewegte Deals, Deals ohne nächsten Schritt. Kontext, keine Diskussion.
Zehn Minuten: Deals ohne nächsten Schritt. Jeder bekommt eine Entscheidung, und es gibt nur drei: nächsten Schritt setzen, Phase ändern, oder als verloren markieren. "Lassen wir erst mal" ist keine davon, denn genau das hat die Liste erzeugt.
Fünf Minuten: Deals, die ihr Abschlussdatum verschoben haben. Ein Datum, das zweimal gewandert ist, sagt Ihnen, dass der Deal nicht das ist, was die Phase behauptet.
Vier Minuten: was jemand ansprechen möchte. Bewusst am Ende und bewusst kurz.
Das sind zwanzig Minuten. Es passt, weil drei Viertel der Pipeline nie erwähnt werden.
Die zwanzig Minuten, Block für Block:
| Minuten | Punkt | Die Regel |
|---|---|---|
| 1 | Die drei Zahlen: neue Deals, bewegte Deals, Deals ohne nächsten Schritt | Kontext, keine Diskussion |
| 10 | Deals ohne nächsten Schritt | Jeder bekommt eine von drei Entscheidungen: nächsten Schritt setzen, Phase ändern oder als verloren markieren |
| 5 | Deals, die ihr Abschlussdatum verschoben haben | Ein Datum, das zweimal gewandert ist, sagt Ihnen, dass der Deal nicht das ist, was die Phase behauptet |
| 4 | Was jemand ansprechen möchte | Bewusst am Ende und bewusst kurz |
Bestimmt die Größe der Pipeline die Länge des Meetings?
Ein Team mit 40 offenen Deals braucht nicht das doppelte Meeting eines Teams mit 20. Zu den meisten Deals einer Pipeline ist diese Woche nichts zu sagen: sie haben sich bewegt, oder sie haben einen nächsten Schritt mit einem Datum in der Zukunft, und beides ist ohnehin sichtbar.
Zu besprechen sind die Ausnahmen. Und deren Anzahl ist weitgehend unabhängig von der Größe der Pipeline, weshalb das Meeting kurz sein und beim Wachsen kurz bleiben kann.
Die drei Gewohnheiten, die es aufblähen
Jeden Deal durchgehen. Eine häufige, und sie fühlt sich gründlich an. Sie ist der Grund, warum das Meeting mit der Pipeline wächst, was durch nichts an der Arbeit erzwungen wird.
Berichten statt entscheiden. "Warte noch auf Rückmeldung" ist ein Status, und ein Status ist etwas, das der Datensatz bereits sagen sollte. Wenn im Meeting das CRM gepflegt wird, zahlen Sie Meeting-Sätze für Dateneingabe.
Den Deal im Raum lösen. Ein Deal, der zwanzig Minuten Strategie braucht, braucht ein eigenes Gespräch mit den zwei Beteiligten, nicht fünf Zuhörer.
Was muss stimmen, bevor das Meeting beginnt?
Das Meeting ist nur kurz, wenn der Datensatz aktuell ist. Jeder offene Deal braucht vorher eine Phase und einen nächsten Schritt mit Datum, und die zu pflegen ist die Arbeit der Woche, nicht die des Meetings. Wenn eine Sitzung regelmäßig überzieht, liegt der Befund meist davor: niemand pflegt die Phasen, also erledigt das Meeting es live. Das ist für sich genommen einen Fix wert, und die Sitzung wird nebenbei kürzer.
Was machen Sie mit den Entscheidungen aus dem Pipeline-Review?
Heraus kommt eine kurze Liste von Entscheidungen und eine kürzere von Deals, die jetzt jemandem gehören. Wurde nichts entschieden, war das Meeting ein Bericht, und ein Bericht kann eine Nachricht sein. Der größte Teil des noch erreichbaren Umsatzes einer kleinen Pipeline steckt in den Deals, die sich nicht mehr bewegen, und das Meeting ist der einzige feste Moment, in dem jemand sie zusammen ansieht. Das ist die ganze Begründung dafür, es zu halten, und auch der Grund, warum die Ausnahmeliste oben steht und nicht unten.
Halten Sie es jede Woche am selben Morgen. Ein Termin, der wandert, fällt aus, und ein ausgefallenes Meeting zeigt sich sechs Wochen später als eine Pipeline, die gesünder aussieht als sie ist.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein wöchentliches Pipeline-Meeting dauern?
Zwanzig Minuten für ein Team aus zwei oder drei Personen. Die Länge bestimmt die Agenda und nicht die Zahl der offenen Deals: die meisten haben sich diese Woche bewegt oder haben einen nächsten Schritt mit Datum in der Zukunft, und beides muss niemand aussprechen. Besprochen werden nur die Ausnahmen, und deren Anzahl bleibt weitgehend gleich, während die Pipeline wächst.
Was gehört auf die Agenda eines Pipeline-Meetings?
Vier Blöcke, in dieser Reihenfolge: eine Minute für drei Zahlen (neue Deals, bewegte Deals, Deals ohne nächsten Schritt), zehn Minuten für die Deals ohne nächsten Schritt, fünf für die Deals mit verschobenem Abschlussdatum und vier für alles, was jemand ansprechen möchte. Die Reihenfolge zählt mehr als die Minuten. Die Ausnahmen stehen oben, weil dort die Entscheidungen liegen.
Wer sollte am Pipeline-Meeting teilnehmen?
Wer Deals verantwortet, und sonst niemand. Ein Deal, der zwanzig Minuten Strategie braucht, braucht ein eigenes Gespräch mit den zwei Beteiligten und nicht fünf Zuhörer. Wenn jemand nur kommt, um zu erfahren, wie es steht, möchte diese Person einen Bericht und kein Meeting, und ein Bericht lässt sich am selben Morgen als Nachricht verschicken.
Warum zieht sich unser Pipeline-Meeting immer in die Länge?
Meist weil die Datensätze zu Beginn nicht aktuell sind und das Meeting sie live pflegt, zu Meeting-Sätzen. Der zweite häufige Grund ist, jeden Deal durchzugehen: das fühlt sich gründlich an und lässt die Sitzung mit der Pipeline wachsen. Beides wird davor behoben. Pflegen Sie Phase und nächsten Schritt während der Woche, dann wird das Meeting von allein kürzer.
Braucht ein Einzelunternehmer ein Pipeline-Meeting?
Ja, und es dauert etwa zehn Minuten, weil niemandem etwas erklärt werden muss. Öffnen Sie dieselben zwei Listen, Deals ohne nächsten Schritt und Deals mit verschobenem Abschlussdatum, und treffen Sie zu jedem eine Entscheidung. Der Wert liegt nicht in der Sitzung, sondern in dem festen Moment, in dem die Ausnahmen zusammen angesehen werden statt dann, wenn sie einem einfallen.
Sollte das Pipeline-Meeting immer zur selben Zeit stattfinden?
Ja. Ein Termin, der wandert, wird verschoben, dann ausgelassen, und ein ausgelassenes Meeting zeigt sich sechs Wochen später als Pipeline voller Deals, zu denen niemand etwas entschieden hat. Derselbe Morgen jede Woche ist mehr wert als der perfekte Slot. Früh in der Woche ist die nützlichere Hälfte der Regel, weil die Entscheidungen dann noch Tage haben, um umgesetzt zu werden.
Was sollte aus einem Pipeline-Meeting herauskommen?
Zwei Listen: die getroffenen Entscheidungen und die Deals, die jetzt einen Verantwortlichen und ein Datum haben. Alles andere ist ein Protokoll dessen, was gesagt wurde. Wenn die Sitzung endet und im CRM nichts anders ist, war sie ein Bericht, und ein Bericht ist als Nachricht billiger. Die Probe ist einfach: zählen Sie die Deals, deren nächster Schritt sich im Meeting geändert hat.
Lässt sich ein Pipeline-Meeting asynchron abhalten?
Teilweise. Die drei Zahlen und die Liste der Deals ohne nächsten Schritt lassen sich schriftlich posten, und alle lesen sie, bevor etwas gesagt wird. Nicht schriftlich funktioniert die Entscheidung über den Deal, den niemand verloren geben will, und genau die braucht zwei Personen in derselben Minute. Posten Sie die Listen und treffen Sie sich für die Ausnahmen.