Como fazer seguimento depois de enviar uma proposta

Fazer seguimento depois de uma proposta é um problema diferente de o fazer antes. Já pediu. Tudo o que o cliente precisa para decidir está nas mãos dele, por isso uma mensagem que repete o pedido não acrescenta nada e lê-se como pressão mais depressa do que se lê numa fase anterior da conversa.

Combine o passo seguinte antes de enviar

No fim da chamada em que combina enviá-la, faça duas perguntas. Quando terá tido oportunidade de a ver, e quem mais precisa de a ver antes de uma decisão. Depois diga que telefona no dia a seguir a essa data.

Isto transforma todo o seu problema de seguimento numa entrada de agenda. Já não anda atrás de ninguém, está a cumprir uma combinação, e a diferença ouve-se na primeira frase da chamada. Cumprir uma combinação também precisa de menos mensagens do que andar atrás.

Os primeiros dois dias: confirme a receção, não o interesse

Envie uma mensagem curta a confirmar que a têm e a oferecer-se para percorrer qualquer secção.

O objetivo é genuinamente logístico. As propostas caem no spam, vão para a pessoa errada, ou chegam como anexo que ninguém abriu. Confirmar a receção custa uma frase e elimina a pior falha possível, que são quinze dias de silêncio causados por uma mensagem que nunca chegou.

A semana seguinte: responda à objeção não dita

Quem compra raramente diz a hesitação verdadeira. Costuma ser uma de um conjunto pequeno: o preço está acima do esperado, o calendário não encaixa com outra coisa planeada, ou não há certeza de conseguir aprovação interna.

Escolha a mais provável neste caso e trate dela sem que lha perguntem. "Há clientes que dividem isto por dois trimestres, se o problema for o calendário" dá-lhes uma forma de dizer o que está mesmo a falhar. Isso vale muito mais do que outro pedido de novidades.

Por volta das duas semanas: faça a pergunta da decisão

"Isto continua a ser algo que pensam decidir, ou desceu na lista?" é uma pergunta que o cliente pode responder com honestidade e sem constrangimento, e é a que produz informação real. Um não aí é onde o seguimento acaba, registado em vez de deixado cair.

Encerre

Marque-o como perdido com um motivo, porque um negócio perdido com motivo registado é o único com que se aprende alguma coisa. "Sem resposta após a proposta" é uma categoria real, e se for a sua mais frequente, o problema está mais cedo no processo do que no seguimento.

Esse costuma ser o achado honesto. Uma proposta a seguir a uma conversa não qualificada é um documento enviado para uma decisão que ainda ninguém tomou, por isso verifique o que devia ser verdade antes de a fase mudar. E um negócio que fica preso na proposta repetidamente está a dizer-lhe algo sobre a fase anterior.

Perguntas frequentes

Como fazer seguimento depois de enviar uma proposta?

Use uma sequência curta em que cada mensagem faça algo diferente. Confirme a receção em dois dias, trate da objeção não dita mais provável cerca de uma semana depois, e pergunte onde está a decisão por volta das duas semanas. Repetir o pedido original não serve, porque quem compra já tem tudo o que precisa para decidir.

Quanto tempo esperar para fazer seguimento de uma proposta?

Confirme a receção em dois dias, já que a falha mais comum é uma proposta que nunca chegou. Depois cerca de uma semana até ao seguimento de fundo, e cerca de duas semanas antes de perguntar diretamente onde está a decisão. Melhor do que qualquer calendário fixo é combinar a data na própria chamada em que se ofereceu para a enviar.

O que dizer ao fazer seguimento de um orçamento?

Diga algo que quem compra não tinha antes. Trate diretamente de uma objeção provável, ofereça uma variante que resolva um problema de calendário ou de orçamento, ou pergunte com clareza se a decisão continua viva. Evite perguntar se já teve oportunidade de ver, porque isso passa o trabalho de responder sem dar nada em troca.

Quantas vezes se deve insistir com uma proposta?

Três ou quatro mensagens cobrem tudo o que vale a pena dizer: receção, seguimento de fundo, pergunta da decisão e um encerramento. Para além disso está a repetir-se, e é isso que de facto danifica a relação. É melhor fechar o registo com um motivo claro e voltar numa data escolhida por si do que enviar uma quinta mensagem.

O que fazer se um cliente não responder de todo à proposta?

Envie uma mensagem que torne fácil dizer que não e que diga que caso contrário vai fechar o processo. Isso produz uma resposta real muito mais vezes do que outro pedido de novidades. Se não vier nada, marque o negócio como perdido com o motivo registado, para que o padrão possa ser contado depois em vez de desaparecer num pipeline aberto.

É melhor telefonar ou escrever para fazer seguimento de uma proposta?

Telefone se combinaram uma chamada, escreva se não. Uma chamada é mais eficaz e mais intrusiva, e é por isso que a combinação prévia conta tanto: cumprir um compromisso combinado é bem recebido, enquanto uma chamada inesperada sobre um documento se lê como pressão. Se já escreveu duas vezes sem resposta, telefonar é um passo seguinte razoável.