Como desbloquear negócios parados no pipeline

Desbloquear um negócio parado começa por uma decisão, não por mais um email de seguimento. Pergunte primeiro se o que parou foi o negócio ou a fase: um negócio há muito tempo quieto é um negócio a acompanhar, e muitos negócios quietos na mesma fase são um problema de processo. Essa distinção condiciona tudo o que vem a seguir, e um filtro no pipeline responde-lhe.

Primeiro, separe o negócio parado da fase parada

Filtre o pipeline por fase e ordene por tempo em fase. Aparecem dois padrões.

Se há um negócio antigo e o resto da fase avança normalmente, o problema é o negócio: o contacto calou-se, apareceu um concorrente, mudaram as prioridades. Trate-o como trataria um contacto que deixou de responder.

Se a maioria dos negócios de uma fase está parada, o problema é a fase. Normalmente o critério de saída não é claro, ou o comprador precisa naquele ponto de algo que ninguém lhe dá. Corrigir isso ajuda todos os negócios futuros; perseguir um a um não ajuda nenhum.

As três perguntas para um negócio realmente parado

O motivo está do seu lado ou do lado deles? Esperar por uma proposta que ainda não escreveu é uma tarefa por fazer, não um negócio parado.

Mudou alguma coisa desde a última conversa a sério? Novo ano orçamental, nova pessoa, novo sistema. Se nada mudou, mais um seguimento também não muda.

Chegou a estar qualificado? A maioria dos negócios há muito parados falha exactamente aqui. Volte às quatro verificações da qualificação. Um negócio sem decisor pára precisamente no ponto em que é preciso decidir, sempre.

Mude alguma coisa, ou feche

Se contactar um negócio parado, mude uma variável: outra pessoa, outro canal ou outra pergunta. A mesma mensagem para o mesmo contacto pela quarta vez faz parte da paragem, não é uma resposta a ela.

A mensagem que resulta é a que torna fácil dizer que não. Pergunte se isto continua a ser algo que contam fazer e diga que fecha o processo se não for. Consegue resposta muito mais vezes do que mais um "só para saber como está".

Depois aja. Feche, registe bem o motivo e deixe o pipeline encolher. Um pipeline pequeno e honesto serve para prever; um grande e cheio de paragens não.

Evitar que se acumulem

Dois hábitos fazem quase todo o trabalho. Mova um negócio só quando o comprador age, para que a antiguidade signifique alguma coisa. E ponha data de revisão em qualquer negócio que decida manter, para que "parado" seja um estado com prazo e não um residente permanente.

Qualquer CRM corrente mostra-lhe o tempo em fase. O Pipedrive assinala directamente os negócios a apodrecer, o HubSpot e o Attio permitem filtrar por última actividade, e o Syncek regista o tempo em fase no quadro Kanban. Uma folha de cálculo faz o mesmo com uma coluna de data e uma fórmula. A ferramenta importa menos do que olhar para esse número todas as semanas.

Perguntas frequentes

O que significa um negócio estar muito tempo na mesma fase?

Significa que não cumpriu o critério de saída dessa fase durante bastante mais tempo do que os seus negócios costumam demorar. É um sinal, não um veredicto. Antes de o perseguir, veja se outros negócios da mesma fase também estão antigos: se estiverem, o problema está no critério de saída ou no próprio passo, e corrigi-lo ajuda todos os negócios e não apenas este.

Quanto tempo até um negócio contar como parado?

Meça contra o seu próprio pipeline, não contra uma referência publicada. Veja quanto tempo os negócios costumam estar naquela fase concreta e trate como pendente de decisão tudo o que saia claramente disso. Cada fase tem durações normais diferentes, por isso um único número para todo o pipeline assinala negócios saudáveis em fases lentas e deixa passar parados em fases rápidas.

Deve apagar os negócios parados?

Feche-os em vez de os apagar, e registe porquê. Um negócio perdido com motivo é informação que depois pode agrupar e contar, e é muitas vezes a origem da sua melhor lista de reactivação no ano seguinte. Apagar o registo destrói esse histórico e faz a sua taxa de vitórias parecer melhor do que foi, o que corrompe em silêncio qualquer previsão construída em cima.

Qual é a melhor mensagem para um negócio parado?

A que torna fácil dizer que não. Pergunte se continua a ser algo que contam fazer e avise que fecha o processo se não for. Consegue resposta muito mais vezes do que mais um seguimento, porque não custa nada ao comprador e resolve algo que ele andava a evitar. Qualquer das respostas é mais útil do que o silêncio.

Porque é que quase todos os negócios param na mesma fase?

Porque essa fase pede ao comprador algo para que o processo não o preparou, quase sempre uma decisão de alguém que nunca esteve envolvido. Quando pára uma fase inteira, a causa está mais acima: o negócio entrou no pipeline sem decisor confirmado, avança normalmente e pára no momento exacto em que é precisa a aprovação.

Perseguir um negócio parado prejudica alguma coisa?

Custa o mesmo tempo de seguimento que custaria um negócio vivo e inflaciona o número do pipeline, por isso a previsão construída em cima sai alta. Um total grande feito sobretudo de negócios parados é pior do que um pequeno e honesto, porque é usado para planear contratações e despesa. O custo de tempo é real; o custo em previsão costuma ser maior.