Quando mover um negócio para a fase seguinte

Um negócio passa à fase seguinte quando o comprador completa a acção que essa fase estava à espera, e não antes. O teste é observável e do lado do comprador: chegou um email, houve uma reunião, voltou um documento assinado. Tudo o que fez, incluindo enviar uma proposta ou ter uma boa chamada, é trabalho e não avanço. Aplicar só esta regra corrige a maioria dos pipelines imprecisos sem mudar mais nada.

A regra, e porque olha para o comprador

Cada fase devia ter um critério de saída escrito. O critério tem de nomear algo que aconteceu ou não aconteceu.

"Proposta enviada" passa com o seu esforço. "Proposta revista com quem decide" passa com o deles. Só a segunda prevê alguma coisa, porque só a segunda diz que o comprador lhe dedicou tempo.

O optimismo não é o problema aqui. A ambiguidade é. Perante uma fase sem teste escrito, uma pessoa razoável move o negócio quando a conversa correu bem, e cada pessoa razoável fá-lo de forma ligeiramente diferente.

Quem move o negócio, e quando

Quem for dono do negócio, no momento em que o critério se cumpre, não no fim da semana. Um pipeline actualizado à sexta-feira à tarde é um pipeline reconstruído de memória, e o tempo em fase perde sentido porque todas as datas se amontoam no mesmo dia.

As equipas pequenas saltam isto porque parece burocracia para um público de uma pessoa. Não é. Assim que são dois, o pipeline é o que evita que persigam o mesmo cliente e o que vos permite cobrir um ao outro.

Recuar é permitido

Um negócio que volta uma fase atrás disse-lhe algo verdadeiro. Saiu quem o apoiava, o orçamento passou para o ano seguinte, mudou o requisito. Registe.

As equipas que tratam o recuo como falhanço acabam com um pipeline onde os negócios só avançam, e todos estão a 90% até ao dia em que desaparecem. Isso é pior do que um pipeline desarrumado, porque parece preciso.

Se um negócio recua mais do que uma vez, o problema costuma estar mais acima: nunca foi bem qualificado, e cada passo em frente bate na mesma resposta em falta.

O que fazer quando nada cumpre o critério

Nada. Deixe-o onde está e deixe que a antiguidade do negócio se veja.

É esse todo o valor do tempo em fase. Um negócio que deixa quieto três semanas aparece com três semanas, e isso é informação. Um negócio que empurra para o quadro parecer arrumado aparece fresco, e isso é uma mentira que contou a si próprio.

Quando um negócio está parado para lá do útil, trate-o como parado ou feche-o, e se o fechar, registe o motivo num campo e não numa nota.

Perguntas frequentes

Quando deve um negócio passar à fase seguinte num CRM?

Quando o comprador completou a acção que essa fase estava à espera. Cada fase devia ter um critério de saída escrito que descreva um facto observável do lado do comprador: um documento devolvido, uma reunião realizada, um requisito confirmado por escrito. Actividade de quem vende, como enviar uma proposta, não conta, porque mede o seu esforço e não o envolvimento deles.

Quem deve mover um negócio entre fases?

A pessoa dona do negócio, no momento em que o critério de saída se cumpre. Actualizar o pipeline em lotes semanais destrói a precisão do tempo em fase, porque todas as mudanças caem no mesmo dia independentemente de quando aconteceram. Numa equipa de dois ou mais, actualizar a tempo é também o que evita que duas pessoas trabalhem o mesmo cliente.

Um negócio pode recuar de fase?

Sim, e um pipeline onde isso nunca acontece não está a ser mantido com honestidade. Os compradores perdem orçamento, quem apoia muda de emprego e os requisitos são reescritos, e tudo isso devolve mesmo um negócio a um estado anterior. Registar o recuo mantém a previsão verdadeira. Um negócio que só avança até desaparecer é o sintoma clássico.

Deve mover um negócio se o comprador ficar calado?

Não. O silêncio não é avanço, e deixar o negócio onde está permite que a sua antiguidade se veja, que é a informação de que precisa. Movê-lo para o quadro parecer activo faz um negócio rançoso parecer fresco e esconde o problema de quem lê a previsão. Se o silêncio passar do seu ciclo normal, feche-o ou marque-o como parado.

E se parecerem aplicar-se duas fases ao mesmo tempo?

Normalmente significa que as duas fases partilham um critério de saída, e que uma delas devia desaparecer. Tente escrever o teste de cada fase numa só frase que nomeie um facto observável. Se não conseguir separá-las, são uma fase. Juntá-las encurta o pipeline e torna as fases restantes mais fáceis de aplicar de forma consistente.

Quanto tempo deve um negócio ficar numa fase?

Não há um número universal, e qualquer valor que leia é a referência do ciclo de vendas de outra pessoa. O que conta é a sua própria distribuição: meça quanto tempo os negócios costumam ficar em cada fase e trate como pendente de decisão tudo o que saia claramente disso. A comparação útil é contra o seu histórico, não contra uma média do sector.