O que é uma fase de negócio num CRM

Uma fase de negócio é um passo com nome dentro do seu pipeline que um negócio ocupa até cumprir um teste escrito para sair. O nome é a metade pequena. O teste é o que torna uma fase real: algo observável que aconteceu, não uma sensação sobre como o negócio está a correr. Sem teste de saída, uma fase é uma etiqueta que alguém aplica de memória, e o pipeline que descreve não se consegue prever.

O que torna uma fase real

Duas coisas: um nome que descreva a situação do comprador, e um critério de saída que outra pessoa consiga verificar.

Compare duas versões da mesma fase. "Interessado" descreve um estado de espírito, e duas pessoas aplicam-no de forma diferente na mesma chamada. "Requisitos confirmados por escrito" descreve um artefacto: ou o email existe ou não existe.

A segunda sobrevive a uma passagem de pasta. Quando um colega abre o pipeline, uma fase baseada num artefacto continua a significar o mesmo.

Dê nome às fases pelo comprador, não por si

"Proposta enviada" é um facto sobre a sua semana. "Proposta revista" é um facto sobre o negócio. O primeiro diz que houve trabalho; o segundo diz que o comprador se envolveu, que é o que queria mesmo saber.

Esta é a correcção mais comum no pipeline de uma equipa pequena, e pelo caminho costuma eliminar uma ou duas fases, porque várias fases centradas em quem vende colapsam numa só centrada em quem compra.

Quantas fases

Entre quatro e sete para a maioria das equipas pequenas. Menos e as fases deixam de distinguir alguma coisa. Mais e as pessoas deixam de as manter, o que produz um pipeline detalhado em que ninguém confia.

O teste não é o número. É se cada fase tem um critério de saída que conseguisse entregar a alguém acabado de chegar. Se duas fases partilham um critério, são uma só fase.

Acrescente o motivo de perda como campo e não como fase: registar um negócio perdido é sobre porque terminou, e uma fase não consegue carregar isso.

Onde vivem as fases

Todos os CRM as têm. O Pipedrive constrói a sua interface à volta delas, o Attio e o Syncek permitem definir fases por objecto, e um quadro Kanban no Notion ou uma coluna de estado no Google Sheets são a mesma ideia com menos estrutura. O que muda é se a ferramenta regista quanto tempo um negócio esteve em cada uma.

O tempo em fase é o que transforma um pipeline de lista em diagnóstico, porque mostra onde os negócios deixam de se mover e não apenas onde estão. É também como uma agência mantém a entrega fora do pipeline.

Defina os critérios de saída antes dos nomes, e releia-os na primeira vez que alguém perguntar se um negócio deve avançar. A fase para a qual é mais difícil escrever um critério é a que deve apagar, e o critério mais rigoroso pertence à qualificação.

Perguntas frequentes

O que é uma fase de negócio num CRM?

Uma fase de negócio é um passo com nome dentro de um pipeline onde um negócio permanece até cumprir um teste definido para avançar. Cada fase devia descrever a situação do comprador e ter um critério de saída que outra pessoa consiga verificar, do tipo "requisitos confirmados por escrito". Fases sem teste escrito tornam-se etiquetas aplicadas de memória, e sobre isso não se prevê com fiabilidade.

Quantas fases deve ter um pipeline?

Quatro a sete resulta para a maioria das equipas pequenas. Abaixo de quatro, as fases deixam de dizer algo útil sobre onde está um negócio. Acima de sete, as pessoas deixam de as actualizar com rigor, e fica-lhe um pipeline detalhado em que ninguém confia. O teste real é se cada fase tem o seu próprio critério de saída: se duas partilham um, são a mesma fase com dois nomes.

Qual é a diferença entre uma fase e um pipeline?

O pipeline é a sequência inteira; uma fase é um passo dentro dela. Um pipeline descreve como um negócio viaja da primeira conversa qualificada até ao fecho. Uma fase descreve uma posição dessa viagem e as condições para a abandonar. Muitas equipas mantêm mais do que um pipeline, por exemplo um de negócio novo e outro de renovações, cada um com as suas fases.

"Fechado perdido" deve ser uma fase?

Sim, como fase final, mas o motivo da perda vai num campo separado e não no nome da fase. Criar fases como "perdido por preço" e "perdido para concorrente" multiplica a sua lista de fases e continua sem conseguir registar dois motivos ao mesmo tempo. Uma fase de fechado perdido mais um campo de motivo dá-lhe um relatório que consegue mesmo agrupar e contar.

O que lhe diz o tempo em fase?

O tempo em fase é há quanto tempo um negócio está onde está, e transforma um pipeline de lista em diagnóstico. Leia-o por fase, não por negócio. Uma fase onde a maioria dos cartões é mais antiga do que o seu ciclo habitual está a dizer-lhe que o critério de saída não é claro, ou que pede ao comprador algo que ainda ninguém lhe deu.

Pode mudar as fases depois de começar a usá-las?

Sim, e a maioria das equipas deve fazê-lo ao fim de alguns meses de uso real. Mudar nomes e critérios é uma edição de configuração em qualquer CRM corrente. O que exige cuidado é o histórico: se renomear ou juntar fases, os relatórios passados podem não comparar-se de forma limpa com os futuros, por isso registe a data da mudança e trate com cuidado as comparações que a atravessam.