Quantos emails de seguimento enviar

Entre dois e quatro seguimentos é onde acabam quase todas as equipas pequenas, cada vez mais espaçados e cada um com algo que o anterior não tinha. O número é a parte que toda a gente pergunta e a menos importante da resposta. O que decide se uma sequência funciona é ter um fim escrito antes de começar, para que parar seja uma regra e não um estado de espírito.

Espace, não amontoe

Um padrão útil são intervalos crescentes: alguns dias, depois uma semana, depois duas. As primeiras mensagens apanham quem estava simplesmente ocupado. As últimas apanham quem viu a situação mudar.

Amontoar seguimentos de dois em dois dias consegue o contrário da persistência. Indica que ninguém está a ler as respostas, porque não existem, e transforma um talvez num não.

Cada mensagem precisa de existir por alguma coisa

«Só a dar um toque» não é um seguimento. Pede ao leitor o trabalho de se lembrar porque devia importar-se, que era justamente o trabalho do seu email.

Dê conteúdo próprio a cada mensagem: um exemplo parecido, uma versão mais curta da pergunta, a resposta a uma objeção que não levantou mas provavelmente tem. Se não lhe ocorrer nenhum, esse é o sinal para parar e não para enviar à mesma.

Escreva primeiro a regra de paragem

Decida o número e a saída antes de sair o primeiro email. Sem isso, a sequência acaba quando o remetente perde o interesse, o que não é constante nem fica registado em lado nenhum.

A última mensagem deve tornar o não fácil. Uma nota curta que fecha o assunto, convida a responder se as coisas mudarem e para por aí, retira algumas respostas honestas de uma lista silenciosa. Valem mais do que outro empurrão, porque permitem registar uma decisão real na ficha em vez de a deixar em aberto.

Depois, aja sobre o silêncio

Uma sequência que termina e não muda nada no CRM não terminou. Desative, marque ou defina uma data de revisão, mas faça alguma coisa, ou o contacto fica para sempre num estado que significa «talvez ainda estejamos a tentar».

É a mesma disciplina que fechar um negócio parado: o valor não está na perseguição, está em o registo ser verdadeiro depois, e é isso que mantém honesta a sua taxa de fecho.

Perguntas frequentes

Quantos emails de seguimento se devem enviar?

Entre dois e quatro para a maioria das equipas pequenas, com intervalos crescentes e não a ritmo fixo. Importa menos o número do que a regra: decida a quantidade e a saída antes da primeira mensagem. Uma sequência sem fim escrito termina quando o remetente perde o interesse, o que varia entre pessoas e não fica visível para ninguém.

O intervalo entre seguimentos deve ser sempre o mesmo?

Alargue o intervalo de cada vez. Alguns dias depois da primeira mensagem, cerca de uma semana depois da segunda, duas semanas ou mais a seguir. Os primeiros apanham quem estava ocupado; os últimos, quem viu as circunstâncias mudarem. Mensagens amontoadas de um ou dois dias leem-se como pressão e tendem a fechar a conversa.

O que deve dizer um email de seguimento?

Algo que o anterior não dissesse: um exemplo parecido, uma versão mais curta da pergunta original ou a resposta à objeção que provavelmente tem. «Só a dar um toque» passa ao leitor o trabalho de se lembrar, que era o trabalho do email. Se não encontrar nada novo, é sinal para parar.

Quando se deve deixar de escrever?

No número que definiu antes de começar, ou antes se não tiver nada de novo a acrescentar. A última mensagem deve facilitar o não e fechar o assunto de forma explícita. Essa nota final costuma retirar algumas respostas honestas de uma lista calada, e um não claro vale mais do que uma ficha aberta que ninguém vai rever.

O que acontece quando a sequência acaba?

Alguma coisa tem de mudar na ficha. Desative o contacto, registe o resultado ou defina uma data de revisão, mas não a deixe intacta. Uma ficha por tocar significa «talvez ainda estejamos a tentar», o que não é verdade e distorce em silêncio tanto o pipeline como qualquer contagem de contactos realmente em jogo.