Quantos modelos de email precisa uma equipa pequena

Seis modelos cobrem o processo comercial da maioria dos negócios pequenos. As equipas que montam trinta acabam a escrever mais devagar do que as que montaram seis, o que é o oposto daquilo para que a biblioteca servia.

Conte os momentos, não as mensagens

É um teste mais exigente do que parece. Um primeiro email de contacto passa, porque envia muitos e a forma é estável. Uma nota que acompanha uma proposta passa. Uma mensagem que explica o seu preço a um cliente concreto com uma objeção concreta não passa, porque a objeção muda e o modelo só lhe daria um parágrafo que teria de reescrever de qualquer forma.

Percorra a pasta de enviados de um mês e marque as mensagens que escreveu duas vezes na prática. Essa lista é a sua biblioteca de modelos, e costuma ser curta.

Os seis que ganham o lugar

Uma primeira mensagem de contacto. Uma resposta a um pedido recebido, que é uma mensagem diferente da de contacto e que muitas vezes falta. Um seguimento que leva algo novo. Uma nota que acompanha uma proposta. Um encerramento educado para quando um negócio ficou calado. E uma mensagem de arranque ou de passos seguintes para depois de um sim. A primeira é a de forma mais assente, e o que leva dentro é o mesmo de cada vez.

Se o seu processo tiver um momento próprio que não está nessa lista, acrescente-o. Se algum for usado duas vezes por ano, não o construa.

Porque é que uma biblioteca maior é mais lenta

Encontrar o modelo certo entre trinta demora mais do que escrever quatro frases. Ninguém mantém trinta, por isso a maioria acaba por ficar desatualizada e a equipa deixa de confiar em nenhum. E uma biblioteca grande incentiva a enviar o que quase encaixa, que é pior do que uma mensagem curta escrita agora, porque quem lê sente as costuras.

Há um quarto efeito que pesa mais em equipa. Quando a biblioteca é pequena, toda a gente os conhece a todos e corrige-os quando deixam de funcionar. Quando é grande, cada pessoa usa os seus três e o resto apodrece.

O que entra e o que fica em branco

Escreva a estrutura, o fecho e qualquer explicação que se veja a repetir. Depois deixe uma lacuna que tenha de ser preenchida com algo específico daquela pessoa, e marque-a com clareza para que não possa ser enviada por preencher. Essa lacuna é o que impede um modelo de soar automático.

Essa lacuna é o que evita que a mensagem se leia como um envio em massa. É também o que se salta quando a biblioteca é grande e o dia está cheio, o que é mais um argumento a favor de seis.

Quando reformar um

O sinal mais forte para reescrever é um modelo cujas respostas secaram. Se a mensagem de encerramento deixou de produzir respostas, o problema é a mensagem e não quem a recebe, e os contactos que nunca respondem merecem uma tentativa honesta com outras palavras antes de os desativar. Os modelos das fases iniciais também convém confrontá-los com o que a qualificação deve estabelecer, porque um modelo que pede uma reunião antes de a ter merecido vai render pouco seja qual for a redação.

Perguntas frequentes

Quantos modelos de email precisa um negócio pequeno?

Cerca de seis na maioria dos casos: um primeiro contacto, uma resposta a pedidos recebidos, um seguimento, uma nota de proposta, um encerramento para negócios que ficaram calados e uma mensagem de passos seguintes depois de um sim. O número certo decorre de quantos momentos verdadeiramente repetidos o seu processo tem, e quase todos têm menos do que se espera.

Que modelos de email de vendas convém ter?

Comece pelos momentos que trata mais de uma vez por mês e em que a forma da mensagem não muda de cliente para cliente. Contacto inicial, respostas a pedidos, seguimentos, notas de proposta, encerramentos e arranque cobrem quase tudo. Deixe de fora tudo aquilo cujo conteúdo muda com o cliente, como o tratamento de objeções, porque o modelo teria de ser reescrito na mesma.

Ter demasiados modelos torna-o mais lento?

Sim, de três formas que se somam. Encontrar o certo numa lista longa demora mais do que escrever uma mensagem curta. Uma biblioteca grande fica desatualizada porque ninguém a mantém inteira. E ter à mão um que quase encaixa incentiva a enviá-lo em vez de escrever algo que encaixe, coisa que quem lê nota.

O que deve incluir um modelo de email?

A estrutura repetível, o fecho e qualquer explicação que escreva vezes sem conta. Deve incluir também uma lacuna claramente marcada que tenha de ser preenchida com algo específico de quem recebe. Essa lacuna é o que impede a mensagem de se ler como um envio em massa, por isso marque-a de forma tão evidente que a mensagem não possa ser enviada ainda vazia.

Com que frequência atualizar os modelos de email?

Reveja-os duas vezes por ano e apague o que não é usado, já que um modelo sem uso continua a alongar a lista e a atrasar a procura do certo. Reescreva antes disso se as respostas a um modelo em particular secarem, porque uma queda nas respostas aponta para a mensagem e não para as pessoas que a recebem.

Deve cada pessoa ter os seus próprios modelos?

Um conjunto partilhado funciona melhor numa equipa pequena. Quando todos usam os mesmos seis, são corrigidos assim que deixam de funcionar, porque mais do que uma pessoa repara. As bibliotecas pessoais afastam-se, ficam desatualizadas em privado e tornam impossível saber se uma mudança na taxa de resposta veio da mensagem ou de quem a enviou.