Como evitar que os modelos de email pareçam automáticos

Quem lê não tem nada contra modelos. Todas as mensagens que já recebeu de uma pessoa de quem gosta foram construídas sobre uma forma que essa pessoa reutiliza, e ninguém se importou.

O que incomoda é uma mensagem que podia ter sido enviada a qualquer pessoa. Essa é outra propriedade, e tem solução sem abandonar os modelos nem escrever cada email de raiz. A biblioteca deve ficar-se por uns seis modelos.

Sinal um: a saudação que serve a toda a gente

"Espero que esteja tudo bem." "Espero que a semana esteja a correr bem." "Espero que tenham muito trabalho por aí."

Substitua a saudação pelo motivo por que escreve. Uma mudança de função, um anúncio de emprego, uma pergunta que fizeram em público, um projeto que viu. Se não conseguir nomear um motivo, isso convém saber antes de enviar seja o que for.

Sinal dois: a afirmação que não foi ganha

Troque a afirmação por uma observação com que se possa discordar. "A maioria das agências que vemos gere as avenças numa folha de cálculo e deixa passar a data de renovação" é uma frase com que alguém pode concordar ou não, e é isso que torna possível uma resposta.

Sinal três: o ritmo uniforme

Quando todas as frases de uma mensagem têm mais ou menos o mesmo tamanho, e todos os parágrafos mais ou menos o mesmo número de frases, o texto lê-se como gerado mesmo que cada frase esteja bem. A escrita humana é irregular. Põe uma frase de três palavras ao lado de uma de vinte e cinco.

A variável tem de ser real

Uma variável real é algo que demorou um minuto a encontrar e que só se aplica àquela pessoa. O nome do produto dela. Um número do site dela. A coisa concreta que publicou na semana passada.

Construa o modelo a partir de uma mensagem que funcionou

Procure uma nos enviados. Apague o que era específico daquele destinatário e marque as lacunas. O que fica é uma forma já testada numa pessoa, o que é mais do que qualquer modelo escrito a partir de uma página em branco pode dizer.

Escreva uma frase nova, todas as vezes

É uma disciplina pequena com um efeito grande, e é a primeira a cair quando a biblioteca cresce ou o dia encurta. Manter a biblioteca pequena faz parte de a proteger. Se escreve repetidamente aos mesmos clientes, estruturar os registos por cliente em vez de por venda isolada torna muito mais rápido encontrar essa frase nova, porque o histórico está num só sítio.

Leia em voz alta antes de enviar

Tudo o que não diria à pessoa na cara salta de imediato. O pigarrear empresarial, a afirmação não ganha, a saudação: soam todos mal ditos, ainda que passem despercebidos num ecrã.

Se um modelo sobrevive à leitura em voz alta e mesmo assim não recebe respostas, o problema não é a redação. Os contactos que nunca respondem precisam de uma decisão sobre a lista e não de mais uma reescrita.

Perguntas frequentes

Como fazer com que um modelo de email não pareça automático?

Retire a saudação genérica e substitua-a pelo motivo por que escreve àquela pessoa. Troque as afirmações irrefutáveis por uma observação com que quem lê possa discordar. Depois quebre o ritmo uniforme metendo uma frase muito curta onde não se espera. Essas três mudanças corrigem quase tudo o que denuncia um modelo, sem abandonar os modelos.

O que faz um email parecer um modelo?

Três coisas, sobretudo. Uma primeira linha que serviria a qualquer destinatário, do tipo esperar que esteja tudo bem. Uma afirmação com que ninguém poderia discordar, do tipo ajudar empresas como a dele a crescer. E um ritmo uniforme em que todas as frases e parágrafos têm mais ou menos o mesmo tamanho, que se lê como gerado mesmo que cada frase esteja bem por si.

Pôr o primeiro nome conta como personalização?

Não. Os campos de fusão são padrão nas ferramentas de envio em massa há décadas e quem lê reconhece-os de imediato. A personalização real é um detalhe concreto que demorou um minuto a encontrar e que só se aplica àquela pessoa: o nome do produto dela, algo que publicou, um número do site dela. Uma dessas rende mais do que cinco campos de fusão.

Como se escreve um bom modelo de email de vendas?

Extraia-o de uma mensagem real que obteve uma resposta real, em vez de o escrever a partir de uma página em branco. Apague o que era específico daquele destinatário, marque as lacunas com clareza e mantenha a estrutura que já funcionou com uma pessoa. Deixe pelo menos uma frase que tenha de ser escrita de novo todas as vezes.

Porque é que os emails de modelo são ignorados?

Normalmente porque a mensagem podia ter sido enviada a qualquer pessoa, o que diz a quem lê que não foi investido tempo antes de lhe pedirem o dela. Não é a reutilização da estrutura que causa isto. Uma mensagem construída sobre uma forma reutilizada com uma observação verdadeiramente específica rende de forma muito diferente da mesma forma com um campo de fusão.

Como testar se um email soa automático?

Leia-o em voz alta antes de enviar. Tudo o que não diria à pessoa na cara ouve-se de imediato, e a linguagem empresarial que passa despercebida num ecrã soa mal quando é dita. Demora cerca de quinze segundos e apanha mais do que qualquer lista de verificação. Se uma mensagem passa esse teste e continua sem respostas, olhe para a lista em vez da redação.