Como fazer uma previsão de vendas a partir do pipeline

Uma previsão a partir do pipeline são os seus negócios em aberto multiplicados pela taxa a que negócios como esses fecharam historicamente. A aritmética demora um minuto. Tudo o que torna uma previsão fiável acontece antes: se as suas fases significam alguma coisa, se os pesos saem do seu próprio histórico e se os negócios no pipeline são reais.

Os dois métodos que vale a pena conhecer

Ponderada por fase. Cada fase tem uma probabilidade tirada do histórico, e cada negócio contribui com o seu valor vezes essa probabilidade. Um negócio de 10.000 € numa fase que historicamente fecha 40% das vezes contribui com 4.000 €.

Por compromisso. Quem trata do negócio diz se vai fechar neste período, e a previsão é a soma dos compromissos. Sem aritmética, só critério.

A ponderada escala e não depende do estado de espírito de ninguém. A de compromisso é mais rigorosa quando há poucos negócios grandes, porque quem falou com o comprador sabe coisas que nenhuma fase codifica.

Com cerca de doze meses de negócios fechados de onde tirar os pesos, use a ponderada como número e os compromissos como contraprova; quando divergem muito, é a divergência o resultado útil. Sem esse histórico não há de onde tirar os pesos, por isso apoie-se nos compromissos e numa simples contagem de negócios abertos por fase.

Os dois métodos, lado a lado:

Pergunta	Ponderada por fase	Por compromisso
Como funciona?	Cada fase tem uma probabilidade tirada do histórico, e cada negócio contribui com o seu valor vezes essa probabilidade	Quem trata do negócio diz se vai fechar neste período, e a previsão é a soma dos compromissos
Onde é mais forte?	Escala e não depende do estado de espírito de ninguém	Quando há poucos negócios grandes, porque quem falou com o comprador sabe coisas que nenhuma fase codifica
Com cerca de doze meses de negócios fechados?	É o número	É a contraprova
Sem esse histórico?	Não há de onde tirar os pesos	É onde se apoia, com uma simples contagem de negócios abertos por fase

De onde devem vir os pesos de cada fase?

Um erro comum é usar as probabilidades que o CRM traz de origem. São a estimativa de um fornecedor sobre um pipeline genérico, e costumam ser otimistas. Tire os seus: para cada fase, pegue nos negócios que alguma vez entraram nela e divida os que acabaram ganhos pelo total. Esse rácio é o peso da fase. Doze meses de histórico chegam para quase todas as equipas pequenas.

Daí saem duas coisas que valem mais do que a previsão. Fases com pesos quase iguais são uma só fase com dois nomes. E onde o peso dá um salto grande de uma fase para a seguinte, a fase antes do salto é onde se perde a maioria dos negócios.

Que negócios contam como estando na previsão?

Só os negócios que podem fechar no período. Isso significa data de fecho prevista lá dentro e margem suficiente para o tempo que os seus negócios demoram. Um negócio com data dentro do trimestre mas com mais do seu ciclo típico por cumprir do que os dias que faltam não está na previsão deste trimestre, diga o que disser o campo. É o mesmo filtro de que precisa um rácio de cobertura, e esquecê-lo é a razão de ambos os números saírem altos.

Quais são as três formas como uma previsão mente?

Fases sem teste de saída. Ponderar pressupõe que uma fase significa algo concreto. Se for aplicada de memória, o peso é aritmética exata sobre um palpite. É esse o argumento para fases definidas por um teste escrito.

Negócios em que ninguém toca. Um negócio parado continua a levar o peso todo, por isso um pipeline cheio deles prevê receita que deixou de ser provável há semanas. Filtre por última atividade antes de confiar no total.

Datas de fecho que se arrastam. Se uma data se move sempre que chega, o negócio contribui para uma previsão a que nunca se vai juntar. Conte quantas vezes a data se moveu. Duas são um sinal; quatro são uma resposta.

Como se lê uma previsão de vendas com honestidade?

Uma previsão é um intervalo, e a forma honesta de a apresentar são três números: o total ponderado, o total comprometido e a soma dos negócios que já passaram o ponto em que costumam fechar. Se o ponderado for muito maior do que os compromissos, o pipeline guarda negócios em que quem os trabalha não acredita. É quase sempre um problema de qualificação, e aparece na previsão muito antes de aparecer na receita.

Se os compromissos ultrapassarem o ponderado, ou os seus pesos estão desatualizados ou alguém se compromete por otimismo. Vale a pena saber as duas coisas, e a previsão é o único sítio onde aparecem lado a lado.

O que precisa de tirar do CRM para montar a previsão?

Precisa de fase, valor, data de fecho prevista e última atividade em cada negócio aberto, mais histórico fechado que chegue para tirar os pesos. Exporte os abertos com esses quatro campos, multiplique valor por peso da fase e some. Faça-o da mesma maneira em cada período. Uma previsão que muda de método entre trimestres não se pode comparar consigo própria, e comparar é quase tudo aquilo para que serve.

Perguntas frequentes

Como se faz uma previsão de vendas a partir do pipeline?

Multiplique cada negócio em aberto pela taxa a que negócios como esse fecharam historicamente, e some o resultado. A aritmética demora um minuto. O que torna o número fiável acontece antes: fases que significam algo concreto, pesos tirados do seu próprio histórico e não dos valores de origem de um fornecedor, e negócios no pipeline que são reais. Só entram no cálculo os negócios que podem fechar no período.

Qual é a diferença entre uma previsão ponderada por fase e uma por compromisso?

Na ponderada por fase, cada fase tem uma probabilidade tirada do histórico e cada negócio contribui com o seu valor vezes essa probabilidade, por isso um negócio de 10.000 € numa fase que fecha 40% das vezes contribui com 4.000 €. Na previsão por compromisso, quem trata de cada negócio diz se vai fechar neste período, e somam-se esses compromissos. A primeira escala e não depende do estado de espírito de ninguém. A segunda é mais rigorosa com poucos negócios grandes, porque quem falou com o comprador sabe coisas que nenhuma fase codifica.

O que significa a previsão ponderada e os compromissos não coincidirem?

Depende do sentido da diferença. Se o ponderado for muito maior do que os compromissos, o pipeline guarda negócios em que quem os trabalha não acredita. É quase sempre um problema de qualificação, e aparece na previsão muito antes de aparecer na receita. Se os compromissos ultrapassarem o ponderado, ou os seus pesos estão desatualizados ou alguém se compromete por otimismo. Uma divergência grande, em qualquer sentido, é o resultado mais útil de uma previsão.

Que negócios devem entrar numa previsão de vendas?

Só os que podem fechar no período. Isso significa uma data de fecho prevista dentro do período e margem suficiente para o tempo que os seus negócios costumam demorar. Um negócio com data dentro do trimestre, mas com mais do seu ciclo típico por cumprir do que os dias que faltam, não está na previsão deste trimestre, diga o que disser o campo. Filtre também por última atividade, porque um negócio parado continua a levar o peso todo e prevê receita que deixou de ser provável há semanas.

Um negócio cuja data de fecho está sempre a mudar deve continuar na previsão?

Normalmente não. Se uma data de fecho se move sempre que chega, o negócio contribui para uma previsão a que nunca se vai juntar. Conte quantas vezes a data de cada negócio já se moveu. Duas vezes são um sinal e quatro são uma resposta. As datas que se arrastam são uma das três formas como uma previsão mente sem se notar, a par das fases sem teste de saída e dos negócios em que ninguém toca.

Como se deve apresentar uma previsão de vendas?

Como um intervalo e não como um único valor. A versão honesta são três números: o total ponderado, o total comprometido e a soma dos negócios que já passaram o ponto em que costumam fechar. Lidos em conjunto, mostram em que parte do pipeline quem o trabalha acredita de facto e que negócios estão atrasados. A previsão é o único sítio onde a aritmética do pipeline e o critério de quem trata de cada negócio aparecem lado a lado.

De que dados do CRM precisa para fazer a previsão?

Quatro campos em cada negócio aberto: fase, valor, data de fecho prevista e última atividade, mais histórico fechado que chegue para tirar os pesos de cada fase. Exporte os negócios abertos com esses campos, multiplique o valor pelo peso da fase e some. Filtrar por última atividade antes de confiar no total evita que os negócios parados o inflacionem. Faça-o da mesma maneira em cada período, porque comparar com previsões anteriores é quase tudo aquilo para que serve.