Cuándo mover un trato a la siguiente fase

Un trato pasa a la siguiente fase cuando el comprador completa la acción que esa fase estaba esperando, y no antes. La prueba es observable y está del lado del comprador: llegó un correo, se celebró una reunión, volvió un documento firmado. Cualquier cosa que hayas hecho tú, incluido enviar una propuesta o tener una buena llamada, es trabajo y no avance. Aplicar sólo esa regla arregla la mayoría de los pipelines imprecisos sin cambiar nada más.

La regla, y por qué mira al comprador

Cada fase debería tener un criterio de salida escrito. El criterio tiene que nombrar algo que pasó o no pasó.

"Propuesta enviada" se aprueba con tu esfuerzo. "Propuesta revisada con quien decide" se aprueba con el suyo. Sólo la segunda predice algo, porque sólo la segunda te dice que el comprador le dedicó tiempo.

El optimismo no es el problema aquí. La ambigüedad sí. Ante una fase sin prueba escrita, una persona razonable mueve el trato cuando la conversación se sintió bien, y cada persona razonable lo hace de forma ligeramente distinta.

Quién mueve el trato, y cuándo

Quien sea dueño del trato, en el momento en que se cumple el criterio, no al final de la semana. Un pipeline actualizado el viernes por la tarde es un pipeline reconstruido de memoria, y el tiempo en fase pierde todo sentido porque todas las fechas se amontonan el mismo día.

Los equipos pequeños se saltan esto porque parece burocracia para un público de una persona. No lo es. En cuanto sois dos, el pipeline es lo que evita que persigáis la misma cuenta y lo que os permite cubriros el uno al otro.

Retroceder está permitido

Un trato que vuelve una fase atrás te ha dicho algo cierto. Se fue quien te apoyaba, el presupuesto se movió al año que viene, cambió el requisito. Anótalo.

Los equipos que tratan el retroceso como un fracaso acaban con un pipeline donde los tratos sólo avanzan, y todos están al 90% hasta el día en que desaparecen. Eso es peor que un pipeline desordenado, porque parece preciso.

Si un trato retrocede más de una vez, el problema suele estar más arriba: nunca se cualificó bien, y cada paso adelante choca con la misma respuesta que falta.

Qué hacer cuando nada cumple el criterio

Nada. Déjalo donde está y deja que la antigüedad del trato se vea.

Ese es todo el valor del tiempo en fase. Un trato que dejas quieto tres semanas aparece con tres semanas, y eso es información. Un trato que empujas para que el tablero se vea ordenado aparece fresco, y eso es una mentira que te has contado a ti.

Cuando un trato lleva parado más de lo útil, trátalo como atascado o ciérralo, y si lo cierras, anota el motivo en un campo y no en una nota.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debe pasar un trato a la siguiente fase en un CRM?

Cuando el comprador ha completado la acción que esa fase estaba esperando. Cada fase debería llevar un criterio de salida escrito que describa un hecho observable del lado del comprador: un documento devuelto, una reunión celebrada, un requisito confirmado por escrito. Lo que hace quien vende, como enviar una propuesta, no cuenta, porque mide tu esfuerzo y no su implicación, y sólo lo segundo predice un cierre.

¿Quién debería mover un trato entre fases?

La persona dueña del trato, en el momento en que se cumple el criterio de salida. Actualizar el pipeline en tandas semanales destruye la precisión del tiempo en fase, porque todos los cambios caen el mismo día pasara lo que pasara en realidad. En un equipo de dos o más, actualizar a tiempo es además lo que evita que dos personas trabajen la misma cuenta.

¿Puede un trato retroceder de fase?

Sí, y un pipeline donde eso no pasa nunca no se está manteniendo con honestidad. Los compradores pierden presupuesto, la gente que te apoya cambia de trabajo y los requisitos se reescriben, y todo eso devuelve de verdad un trato a un estado anterior. Anotar el retroceso mantiene veraz la previsión. Un trato que sólo avanza hasta que se desvanece es el síntoma clásico de un pipeline que nadie contrasta con la realidad.

¿Hay que mover un trato si el comprador se queda callado?

No. El silencio no es avance, y dejar el trato donde está permite que se vea su antigüedad, que es justo la información que necesitas. Moverlo para que el tablero parezca activo hace que un trato rancio parezca fresco y esconde el problema a cualquiera que lea la previsión. Si el silencio se alarga más allá de tu ciclo normal, ciérralo o márcalo como atascado.

¿Y si parece que aplican dos fases a la vez?

Normalmente significa que las dos fases comparten criterio de salida, y que una debería desaparecer. Prueba a escribir la prueba de cada fase en una sola frase que nombre un hecho observable. Si no puedes separarlas, son una sola fase. Unirlas acorta el pipeline y hace que las fases restantes sean más fáciles de aplicar igual para alguien nuevo.

¿Cuánto debería estar un trato en una fase?

No hay un número universal, y cualquier cifra que leas es la referencia del ciclo de ventas de otra persona. Lo que importa es tu propia distribución: mide cuánto suelen estar los tratos en cada fase y trata como pendiente de decisión todo lo que se salga claramente de ahí. La comparación útil es contra tu propio historial, no contra una media del sector.