Bestes kostenloses CRM für kleine Unternehmen 2026

Das beste kostenlose CRM für kleine Unternehmen im Jahr 2026 ist nicht das mit der längsten Funktionsliste. Es ist das, dessen Haken Sie am längsten nicht treffen. Acht Tools tauchen bei dieser Frage immer wieder auf: HubSpot CRM Free, Zoho CRM Free, Bitrix24, Freshsales, Capsule, Notion, Airtable und Google Sheets. Sieben davon sind auf ihre Weise kostenlos, und jedes hat eine Stelle, an der „kostenlos" aufhört. Bei Freshsales ist sie bereits erreicht: Der Gratis-Tarif wurde abgeschafft. Dieser Artikel benennt diese Stelle für jedes Tool: die Nutzer- oder Kontaktgrenze, die gesperrte Funktion oder den Preissprung vom Gratis- zum ersten Bezahltarif.

Die meisten Ratgeber zum Thema „bestes kostenloses CRM" verschweigen genau das. Sie ranken die Tools, die die höchste Provision zahlen, nicht die, die am längsten gratis bleiben. Hier steht die ehrliche Version. Sie bekommen eine Vergleichstabelle, einen klaren Haken pro Tool und am Ende eine Einordnung, wie Sie ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen für Ihr Wachstum auswählen, statt nur für den heutigen Stand.

Die 8 kostenlosen CRMs im Überblick

Hier stehen die acht Tools in einer Tabelle: das Gratis-Limit, der Haken, den Sie kennen sollten, und für wen das Tool am ehesten passt. Diese Übersicht ist der Kern dieses Vergleichs für ein kostenloses CRM 2026.

Tool	Gratis-Grenze (2026)	Der Haken	Am besten für
HubSpot CRM Free	Kostenloses Kern-CRM, 2 Nutzer	Die nützlichen Vertriebs- und Marketingfunktionen sind gesperrt, der Sprung von Starter zu Pro ist steil.	Teams, die nur ein Kontaktbuch brauchen und den Preissprung nicht fürchten.
Zoho CRM Free	Bis zu 3 Nutzer	3-Nutzer-Grenze und Funktionslimits, der Gratis-Tarif zieht Sie in das breitere Zoho-Umfeld.	Sehr kleine Teams, die ohnehin weitere Zoho-Produkte nutzen wollen.
Bitrix24 Free	Breite Funktionsliste, 1 bis 2 Nutzer	Die 2-Nutzer-Grenze, dazu eine überladene Oberfläche und eine steile Lernkurve.	Einzelkämpfer, die viele Werkzeuge in einem akzeptieren und Zeit zum Einarbeiten haben.
Freshsales	Kein Gratis-Tarif mehr	Der Gratis-Tarif wurde abgeschafft. Growth beginnt bei 9 EUR pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, nur mit Test (geprüft im August 2026).	Teams, die von Anfang an zahlen wollen.
Capsule CRM Free	Sauberer, einfacher Gratis-Tarif	Grenze bei 250 Kontakten und 2 Nutzern, die Wand kommt schnell, wenn Sie wachsen.	Solo-Betriebe, die klein bleiben und Einfachheit über alles stellen.
Notion (als CRM)	Gratis für private und kleine Nutzung	Kein CRM: Sie bauen Schema und Pipeline selbst, echtes Reporting fehlt.	Teams, die gern selbst bauen und noch kein Vertriebs-Reporting brauchen.
Airtable Free	Gratis-Base, Hybrid aus Tabelle und Datenbank	Datensatz-Grenzen pro Base und keine CRM-Struktur ab Werk, Sie entwerfen und pflegen sie selbst.	Teams, die eine flexible Datenbank wollen und sie selbst konfigurieren.
Google Sheets	Für immer gratis, jeder kennt es	Kein CRM: bricht mit dem Wachstum (verlorene Änderungen, Dubletten, widersprüchliche Versionen).	Einzelpersonen mit wenigen Kontakten, die noch keine geteilte Struktur brauchen.

Jede Zeile beschreibt ein reales Werkzeug objektiv. Keines dieser Tools ist „schlecht". Jedes ist für jemanden gebaut, und für die meisten wachsenden kleinen Teams ist der Haken die eigentliche Information.

1. HubSpot CRM Free

HubSpot CRM Free ist ein echtes kostenloses CRM. Der Kern ist gratis für bis zu 2 Nutzer, und der Kontaktspeicher ist großzügig (geprüft im August 2026). Die unbegrenzte Nutzerzahl, für die der Tarif bekannt war, gibt es nicht mehr. Für ein Team, das nur ein zentrales Kontaktbuch und eine einfache Pipeline braucht, hält der Gratis-Tarif erstaunlich lange.

Der Haken ist der Preissprung. Die Funktionen, die HubSpot wirklich nützlich machen, also Automatisierung, Reporting-Tiefe, Sequenzen, sind im Gratis-Tarif gesperrt. Sobald Sie eine davon brauchen, führt der Weg zu Starter und von dort zu Pro, und der Sprung von Starter zu Pro ist steil. Wer bei HubSpot Free startet, sollte den Preis des ersten Bezahl-Tarifs kennen, bevor das Team sich daran gewöhnt hat.

2. Zoho CRM Free

Zoho CRM Free ist für bis zu 3 Nutzer kostenlos und deckt die Grundlagen ab: Kontakte, Deals, eine Pipeline-Ansicht. Für einen sehr kleinen Betrieb, der ohnehin im Zoho-Umfeld arbeitet, ist der Einstieg bequem.

Der Haken sind die 3-Nutzer-Grenze und die Funktionslimits. Der Gratis-Tarif ist als Eingang in das breitere Zoho-Angebot angelegt: Sobald Sie den vierten Sitz oder eine Funktion aus einem höheren Tarif brauchen, beginnt der Aufstieg durch die Tarifstufen. Das ist kein Fehler, sondern das Modell. Rechnen Sie damit, wenn Ihr Team über drei Personen hinauswächst.

3. Bitrix24 Free

Bitrix24 packt eine lange Funktionsliste in den Gratis-Tarif: CRM, Aufgaben, Chat und mehr, dazu 5 GB Speicher. Auf dem Papier bekommen Sie sehr viel Werkzeug, ohne zu zahlen. Prüfen Sie zuerst die Nutzerzahl. Gratis gilt für 1 bis 2 Nutzer (geprüft im August 2026), die früher sehr großzügige Nutzergrenze gibt es nicht mehr.

Früher war die Oberfläche der einzige Haken. Heute kommt die Nutzergrenze zuerst: Der dritte Kollege braucht einen Bezahltarif. Dazu packt Bitrix24 so viele Funktionen in einen Bildschirm, dass der Einstieg schwerfällt und die Lernkurve steil bleibt. Der Gratis-Tarif ist ein Trichter: Er zeigt Ihnen alles, was möglich ist, und macht den Aufstieg zum Bezahl-Tarif attraktiv, sobald Sie das System ernst nehmen. Für ein kleines Team, das schnell arbeiten will, ist die Fülle eher Last als Gewinn.

4. Freshsales, nicht mehr kostenlos

Freshsales von Freshworks hatte jahrelang einen Gratis-Tarif für kleine Teams. Es gibt ihn nicht mehr. Die Preisseite führt heute drei Bezahltarife, Growth, Pro und Enterprise, ab 9 EUR pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, dazu einen Test und keinen Gratis-Tarif (geprüft im August 2026). Freshsales steht weiter in diesem Vergleich, weil viele es noch als kostenloses CRM suchen. Bei den anderen Tools hört „kostenlos" an einer Grenze auf. Hier hat es ganz aufgehört.

Der Haken ist hier keine Grenze, in die Sie hineinwachsen, sondern eine, die bereits zu ist. Freshworks hat den Gratis-Tarif jahrelang beschnitten und dann ganz gestrichen, ein älterer Vergleich mit einem kostenlosen Freshsales beschreibt also ein Produkt, das Sie nicht mehr buchen können. Wenn Sie heute entscheiden, stellen Sie den Growth-Tarif den Tools weiter unten gegenüber, statt nach einem kostenlosen Einstieg zu suchen, den es nicht mehr gibt.

5. Capsule CRM Free

Capsule CRM Free ist das Gegenteil von überladen: ein sauberer, einfacher Gratis-Tarif, der schnell einsatzbereit ist. Für einen Solo-Betrieb, der Ordnung ohne Ballast will, ist das angenehm.

Der Haken ist die Wand, und sie steht nah. Der Gratis-Tarif endet bei 250 Kontakten und 2 Nutzern. Wenn Sie wachsen, treffen Sie diese Grenze schnell, und dann steht die Entscheidung an: zahlen oder umziehen. Für ein Team, das in den nächsten Monaten den dritten Sitz oder den 300. Kontakt erreicht, ist Capsule Free eher eine Zwischenstation als ein Zuhause.

6. Notion (als CRM)

Notion ist für private und kleine Nutzung gratis, und viele Teams bauen sich darin ein CRM: eine Datenbank für Kontakte, eine für Deals, eine Ansicht als Pipeline. Wer gern selbst gestaltet, findet hier viel Freiheit.

Der Haken ist, dass Notion kein CRM ist. Sie bauen das Schema, die Verknüpfungen und die Pipeline selbst, und Sie pflegen alles weiter. Echtes Vertriebs-Reporting fehlt. Das funktioniert, solange die Datenmenge klein und die Person, die es gebaut hat, im Haus ist. Wächst das Team oder geht diese Person, wird der Eigenbau zur Last. Der Lizenzpreis ist null, der Aufbau-Aufwand nicht.

7. Airtable Free

Airtable Free ist ein Hybrid aus Tabelle und Datenbank mit einer Gratis-Base. Es ist flexibler als eine reine Tabellenkalkulation und lässt sich in ein CRM verwandeln, wenn Sie die Struktur anlegen.

Der Haken ist doppelt: Die Gratis-Base hat Datensatz-Grenzen, und ab Werk gibt es keine CRM-Struktur. Sie entwerfen die Felder, die Beziehungen und die Ansichten selbst und halten sie in Ordnung. Wie bei Notion ist die Arbeit der eigentliche Preis. Für ein Team, das eine geführte Vertriebsstruktur erwartet, ist Airtable eine Werkbank, kein fertiges CRM.

8. Google Sheets

Google Sheets ist für immer gratis, und fast jedes kleine Unternehmen beginnt genau hier: eine Tabelle mit Kunden, ein paar Spalten, eine geteilte Datei. Für die ersten 30 Zeilen ist das das richtige Werkzeug.

Der Haken ist, dass eine Tabelle kein CRM ist und mit dem Wachstum bricht. Genau an der Stelle, an der ein kleines Team ein CRM sucht, treten die bekannten Muster auf: verlorene Änderungen, doppelte Einträge, widersprüchliche Versionen und Formeln, an die sich niemand mehr erinnert. Google Sheets ist gratis wie ein Stapel Bauholz gratis ist. Sie müssen das Haus trotzdem bauen und in Ordnung halten.

Ein kostenloses CRM, das Sie selbst bauen müssen, ist unbezahlte Arbeit

Drei der acht Tools sind gar keine CRMs: Google Sheets, Notion und Airtable. Sie sind gratis, weil Sie die Arbeit liefern. Bei Notion und Airtable bauen Sie das Schema und die Pipeline, bevor Sie den ersten Kontakt sinnvoll erfassen. Bei Google Sheets gibt es keine Struktur, die Sie vor Dubletten oder überschriebenen Zeilen schützt.

Dieser Aufbau-Aufwand ist ein realer Preis, auch wenn die Lizenz null kostet. Er fällt nicht einmalig an. Jede neue Anforderung, jede neue Spalte, jede Person, die dazukommt, verlangt weitere Pflege. Für ein Team, das drei konfigurierte Werkzeuge schon nach je einem Monat wieder verlassen hat, ist die Lektion klar: Ein Werkzeug, das erst zusammengebaut werden muss, ist selten das, bei dem das Team bleibt.

Wählen Sie das CRM, dessen Wand am weitesten entfernt ist

Das richtige kostenlose CRM für kleine Teams ist das, dessen Haken Sie angesichts Ihrer Wachstumsrichtung am längsten nicht treffen. Kein gratis CRM bleibt für immer gratis, deshalb zählt die Richtung mehr als der heutige Stand. Wer für das Team von heute wählt und die Grenze bei zehn Personen ignoriert, zieht innerhalb eines Jahres zweimal um.

Der Umzug in ein CRM kostet Zeit, und diese Zeit zahlen Sie nur ungern zweimal. Ein Gratis-Tarif, der bei 250 Kontakten oder 2 Nutzern endet, kauft Ihnen deshalb oft eine zweite Migration innerhalb weniger Monate. Prüfen Sie zwei Dinge, bevor Sie sich festlegen: Wo steht die Wand des jeweiligen Tools, und wie leicht kommen Ihre Daten wieder heraus, falls Sie doch weiterziehen. Wenn der Export frei und vollständig ist, ist der nächste Umzug günstig. Wenn nicht, sind Ihre Daten die Geisel des Gratis-Tarifs.

Was „kostenlos" eigentlich bedeuten sollte

Syncek ist nicht für immer gratis, und wir tun nicht so, als wäre es das. Syncek erscheint in dieser Liste bewusst nicht als kostenloser Tarif. Was Syncek stattdessen bietet, ist die ehrliche Version von „kostenlos": Sie testen das echte Produkt ohne Risiko, Sie sehen den vollen Preis, bevor Sie sich festlegen, und Sie nehmen Ihre Daten mit, wenn Sie gehen.

Konkret heißt das dreierlei. Erstens ein 15-tägiger kostenloser Test des Business-Tarifs mit vollem Zugriff und ohne Kreditkarte. Zweitens ein transparenter Preis, auf der Website veröffentlicht. Keine versteckten Sitze, keine Überraschungsgebühren, kein Sprung von Starter zu Pro. Drittens gehören Ihre Daten Ihnen: Export nach CSV oder JSON jederzeit, auch nach der Kündigung.

Das ist die Definition von „kostenlos", die dieser Vergleich verteidigt. Kein abgeriegelter Für-immer-Tarif, sondern ein transparenter Preis und portable Daten. Ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen ist nur dann eine gute Wahl, wenn Sie die Wand kennen und Ihre Daten frei bleiben.

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Die Grenzen der Gratis-Tarife wurden im August 2026 anhand der veröffentlichten Preisseiten der jeweiligen Anbieter geprüft. Anbieter ändern diese, prüfen Sie daher den aktuellen Stand auf deren Preisseite, bevor Sie Ihr Team festlegen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist 2026 das beste kostenlose CRM für kleine Unternehmen?

Das hängt davon ab, wo Ihre Wand steht. HubSpot CRM Free bietet einem Zweierteam die meisten Funktionen, hat aber einen steilen Preissprung von Starter zu Pro. Capsule Free ist am saubersten, endet aber schon bei 250 Kontakten und 2 Nutzern. Für ein Team, das über drei Personen hinauswächst, ist die bessere Frage nicht „welches ist gratis", sondern „welchen Haken treffe ich am spätesten".

Gibt es CRM-Lösungen, die wirklich ohne Kreditkarte nutzbar sind?

Ja. Jedes der acht Tools oben hat einen Gratis-Tarif, und ein Gratis-Tarif braucht keine Zahlungsdaten, weil es nichts abzurechnen gibt. Der Punkt, an dem doch eine Karte verlangt wird, ist fast immer ein kostenloser Test des Bezahltarifs. Das sind zwei verschiedene Dinge. Ein Test läuft nach 14 oder 30 Tagen ab. Ein Gratis-Tarif hat kein Ablaufdatum. Er hört an einer Grenze auf, und diese Grenze steht für jedes Tool in der Tabelle oben.

Prüfen Sie deshalb vor der Anmeldung, wo bei diesem Tool das Gratis-Angebot endet. Diese Grenze entscheidet, wie lange Sie bleiben können. Syncek hat keinen Gratis-Tarif. Der 15-tägige Test des Business-Tarifs läuft ohne Kreditkarte, danach gelten die auf der Website veröffentlichten Preise.

Ist HubSpot CRM Free wirklich kostenlos?

Ja, der Kern ist echt kostenlos, für bis zu 2 Nutzer und mit großzügigem Kontaktspeicher. Der Haken sind die gesperrten Funktionen. Automatisierung, tieferes Reporting und Sequenzen liegen hinter den Bezahl-Tarifen, und der Sprung von Starter zu Pro ist steil. Kostenlos bleibt es nur, solange Sie diese Funktionen nicht brauchen.

Warum ist Google Sheets kein CRM?

Weil eine Tabelle keine Struktur mitbringt, die Ihre Daten schützt. Google Sheets ist für immer gratis, bricht aber genau an dem Punkt, an dem ein kleines Team ein CRM sucht: verlorene Änderungen, doppelte Einträge, widersprüchliche Versionen und Formeln, an die sich niemand mehr erinnert. Es ist der Ausgangspunkt, dem die meisten Betriebe entwachsen wollen, nicht das Ziel.

Sind Notion und Airtable gute kostenlose CRMs?

Sie können als CRM dienen, sind aber keine. Bei beiden bauen Sie Schema, Verknüpfungen und Pipeline selbst, und Airtable begrenzt zudem die Datensätze pro Gratis-Base. Notion fehlt echtes Vertriebs-Reporting. Der Lizenzpreis ist null, der Aufbau- und Pflegeaufwand ist der eigentliche Preis. Für Teams, die gern selbst bauen, ist das in Ordnung, für Teams, die eine fertige Struktur erwarten, nicht.

Welchen Haken hat ein kostenloser CRM-Tarif meistens?

Es gibt drei typische Haken. Erstens Nutzer- oder Kontaktgrenzen, wie die 3 Nutzer bei Zoho oder die 250 Kontakte bei Capsule. Zweitens gesperrte Funktionen, bei denen der Gratis-Tarif eine Demo des Bezahl-Tarifs ist, wie bei HubSpot. Drittens der Preissprung vom kostenlosen zum ersten kostenpflichtigen Tarif. Den Haken zu kennen ist wichtiger als die Funktionsliste.

Wie wähle ich ein kostenloses CRM aus, ohne zweimal umzuziehen?

Wählen Sie nicht für Ihr heutiges Team, sondern für Ihre Wachstumsrichtung. Prüfen Sie, wo die Wand des jeweiligen Tools steht, und ob Sie sie in den nächsten zwölf Monaten treffen. Prüfen Sie zweitens, ob der Datenexport frei und vollständig ist. Ist der Export offen, bleibt ein späterer Umzug günstig. Ist er es nicht, zahlen Sie die Migration ein zweites Mal.

Ist Syncek ein kostenloses CRM?

Nein, und wir sagen das offen. Syncek bietet einen 15-tägigen kostenlosen Test des Business-Tarifs ohne Kreditkarte, danach transparente Preise, die auf der Website stehen. Ihre Daten bleiben portabel, mit CSV- und JSON-Export jederzeit, auch nach der Kündigung. Statt eines abgeriegelten Für-immer-Tarifs bekommen Sie einen Preis, den Sie vorher lesen können, und Daten, die Ihnen gehören.

Welches kostenlose CRM lässt sich am Handy am besten nutzen?

HubSpot und Capsule bieten native Apps für iOS und Android, die App allein entscheidet also selten. Die Grenze, an die Sie am Handy stoßen, ist dieselbe wie am Schreibtisch: Capsule endet bei 250 Kontakten und 2 Nutzern, und HubSpot hält das Basis-CRM kostenlos und sperrt die nützlichen Funktionen. Freshsales hat gar keinen Gratis-Tarif mehr, den Sie am Handy testen könnten. Wählen Sie danach, wo diese Wand für Ihr eigenes Kundenbuch steht, nicht nach der Bewertung im App Store.