Que dados meter primeiro no CRM?
Comece pelos negócios em aberto, não pela lista de contactos. O que deve levar a primeira importação, o mínimo de que um registo precisa, e porque importar tudo é uma forma comum de encravar uma implementação.
Syncek Team · Biblioteca de referência de CRM
/ 4 min de leitura / Art. #73
Meta os negócios em que está a trabalhar agora, as pessoas que vêm com eles e o passo seguinte de cada um. É essa a primeira importação toda. O resto, os contactos antigos, o negócio fechado, os anos de correio, pode esperar ou nunca chegar, e uma implementação que começa por aí quase nunca acaba.
Porque é que se começa pelos negócios em jogo e não pela lista de contactos?
O instinto é importar a lista de contactos, porque existe e é grande. É a primeira jogada errada. Uma lista de contactos sem negócios associados dá-lhe uma agenda pesquisável. Ninguém abre um CRM todos os dias para ver uma agenda. O que põe uma equipa dentro da ferramenta todas as manhãs é o pipeline: o que está aberto, o que se mexeu, a quem é preciso ligar hoje.
Por isso a primeira importação são os 20 ou 50 negócios que tem em jogo. As pessoas vêm com eles, porque um negócio sem pessoa associada não é um negócio.
Qual é o mínimo de que um registo precisa?
Para cada negócio aberto, cinco campos fazem quase todo o trabalho:
- Nome, numa forma que outra pessoa reconheça uma semana depois.
- Valor, numa só moeda, e um número real em vez de um enchimento.
- Fase, com um teste de saída escrito para que signifique o mesmo para todos.
- Data de fecho prevista, que alguém esteja disposto a rever.
- Passo seguinte, com data. É este o campo que torna a ferramenta digna de ser aberta.
Tudo o que passe desses cinco é opcional na importação. Acrescente um campo quando uma pergunta que faz mesmo não puder ser respondida sem ele, e não por antecipação porque um campo pode vir a servir.
O que é que não se deve importar?
Negócio fechado com mais de um ano. Parece histórico e comporta-se como ruído. Se precisar dele depois, continua na folha de cálculo.
Contactos sem relação. Uma lista comprada ou uma exportação antiga acrescentam volume e sinal nenhum, e fazem com que qualquer contagem posterior saia errada. Tudo a quem não escreveria neste trimestre pode ficar de fora.
Todas as colunas que tem. Uma folha acumula colunas que fizeram sentido uma vez. Importá-las todas cria campos que ninguém preenche, e um CRM cheio de campos vazios ensina à equipa que os campos não interessam.
Por que ordem se carrega uma primeira importação?
Âmbito e sequência respondem a perguntas diferentes, e misturá-las é a forma habitual de estragar uma primeira importação. O que entra são os negócios abertos e as pessoas que vêm com eles, que é todo o argumento acima. Em que ordem os ficheiros são carregados é o que as ligações pedirem.
Uma ligação só chega a um registo que já existe. Importe um negócio que nomeia uma empresa antes de essa empresa lá estar e a ligação perde-se, quase sempre em silêncio: a linha é criada, o campo fica vazio, e a importação conta-a como boa. Por isso carregue a primeira importação em três ficheiros pequenos, por esta ordem: as empresas a que esses negócios pertencem, depois as pessoas, e por fim os próprios negócios. Salte o primeiro ficheiro se vender a indivíduos e não a organizações.
É a mesma sequência que uma migração completa de CRM usa, com uma fração das linhas. E só se precisar, negócios fechados históricos para as contas da taxa de conversão.
Cada passo deve terminar com a ferramenta utilizável. Se não conseguir fazer a sua revisão de pipeline de segunda-feira com esses ficheiros dentro, meter mais dados não vai resolver.
O que entra, quando e porquê:
| O quê | Importar? | Porquê, ou quando |
|---|---|---|
| As empresas a que esses negócios pertencem | Primeiro | Uma ligação só chega a um registo que já existe, por isso o que é apontado carrega primeiro. Salte-o se vender a indivíduos |
| As pessoas desses negócios | Depois | Um negócio sem pessoa associada não é um negócio |
| Os negócios abertos | Em terceiro lugar | O que põe uma equipa dentro da ferramenta todas as manhãs é o pipeline |
| Negócios fechados históricos | Mais tarde, só se precisar | Para as contas da taxa de conversão |
| Negócio fechado com mais de um ano | Não | Parece histórico, comporta-se como ruído e continua na folha de cálculo |
| Contactos sem relação | Não | Acrescentam volume e sinal nenhum, e fazem com que qualquer contagem posterior saia errada |
| Todas as colunas que tem | Não | Um CRM cheio de campos vazios ensina à equipa que os campos não interessam |
Porque é que importar tudo encrava uma implementação?
Uma importação grande traz todas as inconsistências ao mesmo tempo: pessoas duplicadas, três formatos de data, valores em duas moedas, uma coluna de fase com onze grafias diferentes. Limpar isso é um projeto, e acontece antes de alguém ter tirado valor da ferramenta.
As equipas que encravam encravaram quase sempre aqui. Passaram duas semanas numa migração, entraram em produção com uma base de dados em que ninguém confiava, e voltaram à folha de cálculo.
A importação pequena inverte isso. Uma semana de utilização diz-lhe de que campos precisa mesmo, e limpa os dados que ficou em vez de todos.
Como tem de estar o ficheiro antes de importar?
Seja o que for que importe, a forma conta mais do que o tamanho: uma linha por coisa, um significado por coluna, datas consistentes e uma só moeda. Essas regras são as mesmas para 30 linhas e para 3.000, e com 30 aplicam-se numa manhã, o que é mais um argumento para começar pequeno. Preparar bem o CSV é quase toda a importação.
Perguntas frequentes
Que dados se devem meter primeiro num CRM?
Os negócios em que está a trabalhar agora, as pessoas que vêm com eles e o passo seguinte de cada um. É essa a primeira importação toda, normalmente 20 a 50 negócios. Contactos antigos, negócio fechado e anos de correio podem esperar ou nunca chegar. O teste é se a ferramenta fica utilizável no fim desse primeiro passo, e não quanta folha de cálculo atravessou.
Porque começar pelos negócios e não pela lista de contactos toda?
Porque uma lista de contactos sem negócios associados é uma agenda pesquisável, e ninguém abre um CRM todas as manhãs para ver uma agenda. O que traz uma equipa de volta todos os dias é o pipeline: o que está aberto, o que se mexeu, a quem é preciso ligar hoje. As pessoas chegam com os negócios de qualquer maneira, porque um negócio sem ninguém associado não é um negócio. Isso é uma questão de âmbito, não de ordem de carregamento: dentro da primeira importação os ficheiros continuam a entrar por ordem das ligações, empresas, depois pessoas, depois negócios.
De que campos precisa um negócio aberto na importação?
Cinco fazem quase todo o trabalho. Um nome que outra pessoa reconheça uma semana depois. Um valor, numa só moeda e como número real. Uma fase, com um teste de saída escrito para que signifique o mesmo para todos. Uma data de fecho prevista que alguém esteja disposto a rever. E um passo seguinte com data, que é o campo que torna a ferramenta digna de ser aberta.
Devem importar-se contactos antigos e negócios fechados?
Quase nunca. O negócio fechado com mais de um ano parece histórico e comporta-se como ruído, e continua na folha de cálculo se vier a precisar dele. Contactos a quem não escreveria neste trimestre acrescentam volume, sinal nenhum, e fazem sair errada qualquer contagem posterior. Os negócios fechados históricos só compensam quando precisa mesmo das contas da taxa de conversão, e já com a ferramenta em uso diário.
Porque é que uma importação grande encrava uma implementação?
Porque traz todas as inconsistências ao mesmo tempo: pessoas duplicadas, três formatos de data, valores em duas moedas, uma coluna de fase com onze grafias. Limpar isso é um projeto por si só, e acontece antes de alguém ter tirado valor da ferramenta. Duas semanas de migração, uma base de dados em que ninguém confia, e a equipa volta à folha de cálculo.
Como saber se a primeira importação chegou?
Faça em cima dela a sua revisão de pipeline de segunda-feira. Se os negócios abertos, as suas fases e os passos seguintes aguentarem essa reunião, a importação cumpriu e tudo o resto é opcional. Se não aguentarem, meter mais dados não resolve, porque o problema é a forma do que entrou e não a quantidade.
Importar pouco quer dizer preparar menos o ficheiro?
Não, e isso é um argumento a favor de começar pequeno e não contra. Uma linha por coisa, um significado por coluna, datas consistentes e uma só moeda são as mesmas regras para 30 linhas e para 3.000. Fazê-lo com 30 dá-lhe uma ferramenta utilizável numa manhã, e uma semana de utilização real diz-lhe depois de que campos precisa mesmo a importação seguinte.