Como limpar a base de dados de um CRM

Limpar a base de dados de um CRM funciona em quatro passagens, por esta ordem: juntar duplicados, desactivar contactos mortos, preencher os campos por que filtra mesmo, e uniformizar os valores inconsistentes. A ordem é a parte que poupa tempo. Uniformizar valores antes de juntar duplicados significa fazer o mesmo trabalho duas vezes, porque cada junção posterior volta a trazer as variantes que acabou de corrigir.

Passagem um: duplicados

Junte antes de tudo o resto, porque cada passagem seguinte custa o dobro numa ficha duplicada.

Cruze primeiro pelo endereço de email. É o único campo que identifica uma pessoa por si só. O nome da empresa não: "Acme", "Acme Lda" e "ACME, Lda." são uma empresa e três cadeias de texto, e por isso o domínio é a melhor chave de empresa.

Decida que ficha sobrevive antes de começar, e prefira a de actividade mais recente. Perder histórico recente para guardar uma ficha mais antiga é o arrependimento habitual.

Passagem dois: contactos mortos

Nem todos os que ficaram calados estão mortos, por isso separe as provas do silêncio. Os emails que devolvem e as pessoas que saíram da empresa estão mortos: marque-os como inactivos.

Quem simplesmente não respondeu é outro caso, e precisa de uma decisão registada, não de ser apagado.

Desactive em vez de apagar, sempre. Caso contrário perde os seus próprios denominadores, e uma regra de conservação é o que evita que isto seja uma discussão caso a caso de cada vez.

Passagem três: os campos por que filtra

Não preencha todos os campos vazios. Preencha os que aparecem numa vista guardada, num filtro ou num relatório, e deixe os restantes vazios.

Um campo vazio é honesto. Um campo preenchido a olho para a ficha parecer completa é pior do que em branco, porque mais tarde vai filtrar por ele e obter uma resposta errada com toda a confiança.

Um campo que está vazio na maioria das fichas e que nada usa é candidato a ser apagado, não a ser preenchido.

Passagem quatro: valores inconsistentes

É aqui que o texto livre vai morrer. O país como "UK", "Reino Unido", "GB" e "Inglaterra" é um facto e quatro valores, e nenhum filtro os apanha a todos.

A correcção duradoura não é a limpeza, é converter o campo numa selecção para que as variantes não possam voltar. Limpe os valores existentes uma vez, mude o tipo de campo, e o problema deixa de se repetir. A mesma lógica faz de um motivo de perda uma selecção e não uma nota.

E depois corrija a origem

Uma base de dados que precisou de limpeza vai precisar outra vez, a menos que a entrada mude. A maioria dos dados maus chega em massa, o que torna a importação o sítio onde corrigir, e o resto chega por campos que permitem variação.

Mantenha a passagem curta o suficiente para continuar a ser um hábito. O HubSpot e o Pipedrive trazem gestores de duplicados, o Attio e o Syncek cruzam por email e domínio, e uma folha no Google Sheets ou no Airtable encontra duplicados com uma fórmula. Nenhum decide que ficha ganha, e essa decisão é o trabalho.

Perguntas frequentes

Como se limpa a base de dados de um CRM?

Trabalhe em quatro passagens e por ordem: junte duplicados, desactive os contactos que consiga provar que estão mortos, preencha só os campos por que filtra mesmo, e uniformize os valores inconsistentes. A ordem importa porque limpar valores antes de juntar duplicados obriga a repetir o trabalho, já que cada junção devolve variantes que já tinha corrigido. Depois mude a entrada.

Por que campo se cruzam os contactos duplicados?

Pelo endereço de email primeiro, porque é o único campo fiavelmente único de uma pessoa. Para empresas, cruze pelo domínio web e não pelo nome: "Acme", "Acme Lda" e "ACME, Lda." são uma empresa escrita de três formas, e cruzar por nome ou as ignora ou junta negócios genuinamente diferentes. Use o nome só como segunda passagem com revisão humana.

Que ficha deve sobreviver a uma junção?

Normalmente a de actividade mais recente, não a mais antiga. Decida a regra antes de começar a juntar em vez de caso a caso, porque decisões inconsistentes deixam uma base sem duplicados mas imprevisível. O arrependimento habitual é guardar uma ficha antiga pela data de criação e perder os emails, notas e histórico de negócios que pendiam da nova.

É preciso preencher todos os campos vazios?

Não. Preencha só os campos que aparecem num filtro, numa vista guardada ou num relatório, e deixe os restantes vazios. Um campo vazio é honesto, enquanto um campo preenchido a olho para a ficha parecer completa acabará a ser filtrado e dará uma resposta errada com toda a confiança. Um campo vazio em quase todas as fichas e que nada usa é candidato a desaparecer.

Porque é que as limpezas do CRM são sempre adiadas?

Porque o trabalho está mal dimensionado. Uma passagem de duas horas faz-se e um projecto de dois dias passa para o trimestre seguinte, todos os trimestres, enquanto o atraso que devia resolver continua a crescer. Corte o âmbito até uma passagem caber numa tarde, e depois corrija o que deixa entrar a desarrumação: só isso mantém pequena a passagem seguinte.

Como se evita que os mesmos problemas voltem?

Mude o que os deixa entrar. Converta em campos de selecção os campos de texto livre que contêm um conjunto fixo de valores, para que as variantes nem se consigam escrever. Acrescente validação e detecção de duplicados na importação, que é por onde chega em volume a maioria dos dados maus. Limpar sem mudar a entrada compra uns meses e garante o mesmo trabalho mais tarde.