Como preparar um CSV antes de importar para um CRM

Preparar um CSV para importar para um CRM significa corrigir cinco coisas primeiro no ficheiro: tirar duplicados, dar a cada coluna um cabeçalho e um só tipo de dado, pôr datas e telefones num formato consistente, decidir que coluna é a chave única, e depois importar dez linhas como teste. Limpar no ficheiro custa minutos. Limpar depois da importação é o trabalho mais lento que existe num CRM.

Tire duplicados antes, não depois

Um duplicado numa folha de cálculo é uma eliminação. Depois de importar é uma junção que tem de reconciliar dois conjuntos de notas, emails e negócios. Ordene por endereço de email e elimine as repetições exactas: o email é o único campo fiavelmente único, por isso é também a coluna a corrigir primeiro se houver linhas sem ele.

Uma linha de cabeçalho, um dado por coluna

Apague a linha de título, as células unidas e as linhas em branco que separam blocos. Os importadores esperam que a linha um sejam cabeçalhos e que tudo abaixo sejam dados.

Separe tudo o que contenha dois factos. "Jane Smith" passa a nome e apelido, porque não consegue personalizar um email a partir de uma coluna de nome completo sem adivinhar onde acaba o nome.

Dê aos cabeçalhos o nome daquilo que contêm. Uma coluna chamada "info" é uma decisão adiada para alguém que não se vai lembrar.

Formatos: datas, telefones, valores

As datas são o desastre fiável. 03/04/2026 são dois dias diferentes consoante quem lê, e uma folha de cálculo reformata a coluna ao abrir o ficheiro. Use AAAA-MM-DD.

Os telefones precisam do indicativo do país e de nenhuma decoração: +351 210 000 000, com a coluna formatada como texto antes, ou um zero à esquerda desaparece em silêncio. Os valores devem ser um número simples.

Decida a chave única, e teste com dez linhas

Decida que coluna identifica uma ficha antes de começar, porque o importador vai perguntar. Email para pessoas, domínio para empresas. Sem chave, uma segunda importação cria um segundo conjunto completo de tudo.

Depois importe dez linhas, veja-as no CRM, e só então lance o resto. Qualquer erro de correspondência vê-se em dez linhas e sai caro em dez mil. Verifique o que a sua ferramenta faz quando encontra uma correspondência: criar, saltar ou actualizar. Errar aí é como um ficheiro se transforma em dois mil duplicados e numa passagem de limpeza que ninguém precisava.

Guarde o ficheiro

Guarde o ficheiro que importou, com a data no nome. Quando algo parecer errado daqui a três semanas, a pergunta será se o dado chegou assim, e só o original responde. É aí que começa a importar uma regra de conservação.

O HubSpot, o Pipedrive, o Attio e o Syncek oferecem correspondência de colunas e uma chave. O ecrã de correspondência merece leitura devagar: é o último ponto onde um erro sai barato. Se está a montar uma estrutura nova, decida os objectos antes de importar e não depois, e dê a cada um fases para as quais consiga escrever um teste.

Perguntas frequentes

Como se prepara um CSV para importar para um CRM?

Corrija cinco coisas antes de importar: tire as linhas duplicadas, deixe uma só linha de cabeçalho com um tipo de dado por coluna, uniformize os formatos de data e telefone, escolha a coluna que identifica de forma única cada ficha e faça uma importação de teste com dez linhas. Na folha de cálculo isto custa minutos, enquanto corrigir o mesmo dentro do CRM significa juntar fichas em vez de apagar linhas.

Os duplicados tiram-se antes ou depois de importar?

Antes, sempre. Tirar uma linha duplicada numa folha de cálculo é uma só eliminação. O mesmo duplicado dentro do CRM torna-se uma junção que tem de reconciliar dois conjuntos de notas, emails, tarefas e negócios, e alguém tem de decidir que ficha sobrevive. Ordenar por email e eliminar repetições exactas apanha a maioria em poucos minutos.

Que formato de data usar numa importação?

Use AAAA-MM-DD. Não é ambíguo, ordena bem como texto e é aceite por qualquer importador corrente. Formatos como 03/04/2026 significam duas datas diferentes consoante quem lê espere primeiro o dia ou o mês, e as folhas de cálculo reformatam muitas vezes uma coluna de data ao abrir o ficheiro, por isso verifique o formato depois da sua última edição.

O que é a chave única numa importação e porque importa?

É a coluna que o importador usa para decidir se uma linha é uma ficha nova ou uma existente. O email funciona para pessoas e o domínio web para empresas. Sem chave, cada importação cria fichas novas, por isso passar o mesmo ficheiro duas vezes produz um conjunto duplicado completo. Verifique se a sua ferramenta cria, salta ou actualiza antes de lançar o ficheiro inteiro.

Porque se deve testar primeiro com dez linhas?

Porque qualquer erro de correspondência se vê em dez linhas e sai caro em dez mil. Uma importação de dez linhas permite abrir as fichas e confirmar que nomes, datas e telefones caíram nos campos certos e mantiveram o formato. Corrigir uma correspondência errada depois de uma importação completa significa normalmente apagar tudo e começar de novo.

Deve guardar o ficheiro que importou?

Sim, guardado com a data de importação no nome. Quando uma ficha parecer errada semanas depois, a única forma de saber se o dado chegou assim ou foi mudado mais tarde é o ficheiro original. Permite também voltar a lançar uma importação corrigida contra um ponto de partida conhecido em vez de reconstruir o que a origem continha.