Como migrar dados de um CRM para outro
Três trabalhos com um só nome: exportar tudo, decidir o que se move de facto, importar em duas passagens. O difícil é decidir o que fica para trás.
Syncek Team · Biblioteca de referência de CRM
/ 5 min de leitura / Art. #53
Uma migração de CRM são três trabalhos com um só nome. Tirar os dados. Decidir o que se move de facto. Metê-los. Quase toda a dor vem de tratar isto como um passo único e deixar o do meio para o fim.
Lista de verificação para migrar de CRM
Os três trabalhos dividem-se em sete passos, pela ordem em que se fazem. Cada um tem uma verificação a cumprir antes de começar o seguinte.
| # | Passo | O que fazer | Está feito quando |
|---|---|---|---|
| 1 | Exporte tudo | Exporte contactos, empresas, negócios, notas e histórico de email em ficheiros separados enquanto a subscrição estiver ativa. Edite apenas cópias. | Os campos personalizados e o corpo das notas coincidem com o ecrã num punhado de registos que conhece bem. |
| 2 | Decida o que não se move | Escreva a regra antes de olhar para os dados e aplique-a às cópias. | A regra está escrita e tudo o que ela deixa de fora está num ficheiro arquivado. |
| 3 | Funda os duplicados | Procure contactos e empresas duplicados nas cópias e funda-os. | Cada pessoa e cada empresa aparece uma só vez. |
| 4 | Mapeie os campos | Ponha os campos antigos ao lado dos novos. Cada campo antigo sem par ganha uma casa nova ou é descartado. | Nenhum campo antigo fica por decidir, e cada valor de um campo de valores fixos, como a fase do ciclo, tem par. |
| 5 | Importação piloto | Importe 10 a 20 registos por esta ordem: empresas, contactos, negócios. Abra cada um no sistema novo. | Cada campo ficou onde o mapeamento indica, e cada contacto e cada negócio está ligado à empresa certa. |
| 6 | Importação completa | Carregue o resto pela mesma ordem e, no fim, notas e atividades. | Cada camada tem tantos registos quantas as linhas do ficheiro importado. |
| 7 | Mantenha o CRM antigo legível | Conserve o acesso de leitura durante cerca de um mês. | O mês passou, e cada pedido de algo que não migrou foi respondido a partir do sistema antigo. |
Exporte tudo antes de cancelar seja o que for
Faça-o no dia em que decide, não na semana em que sai.
Exporte contactos, empresas, negócios, notas e histórico de email em separado, e guarde os ficheiros originais por tocar. Vai trabalhar sobre cópias. Assim que a subscrição terminar pode perder o acesso às exportações, e um fornecedor já avisado não tem pressa em ajudar.
Verifique se a exportação contém mesmo o que via no ecrã. Os campos personalizados e o corpo das notas são dois que muitas vezes se perdem.
Decida o que não se move
Este é o passo que as pessoas saltam, e é onde está o valor.
Uma migração é o único momento em que lhe oferecem uma limpeza. Contactos que nunca responderam, negócios fechados há três anos, empresas que já não existem: movê-los custa tempo de importação agora e suja todas as vistas depois. Os negócios abertos que deixaram de andar são a mesma pergunta, e se o pipeline é realista responde-se melhor antes de importar do que depois.
Escreva a regra antes de olhar para os dados, para não decidir registo a registo. Algo assim: contactos com alguma atividade em dois anos, todos os negócios fechados, notas ligadas a qualquer um dos dois. Depois encontre os duplicados antes de importar e não depois, porque fundir é mais fácil numa folha de cálculo do que numa base de dados.
Dê um sítio ao que fica para trás. Um ficheiro arquivado continua sob as suas regras de conservação, e "não migrámos" não é o mesmo que "apagámos".
Mapeie os campos uma vez, em papel
Liste os campos antigos numa coluna e os novos ao lado. Marque cada campo antigo sem casa nova e decida ali mesmo se cria uma ou o descarta.
Isto demora uma hora e evita uma reimportação. A alternativa é descobrir a meio da carga que a fase do ciclo tem quatro valores no sistema antigo e três no novo.
Importe em duas passagens
Primeiro empresas, depois contactos, depois negócios. Cada camada referencia a anterior, por isso carregá-las noutra ordem produz órfãos.
Faça uma importação de teste com 10 a 20 registos, veja-os no sistema novo, e só então carregue o resto. Preparar bem o CSV é o que separa uma passagem de cinco.
A semana seguinte
Mantenha o sistema antigo legível durante um mês se puder. Não como plano B, mas porque o primeiro mês é quando alguém pede exatamente aquilo que não migrou.
Perguntas frequentes
Como migrar dados de um CRM para outro?
Exporte tudo primeiro, enquanto a subscrição ainda está ativa. Depois decida o que se move de facto, com uma regra escrita e não registo a registo. Mapeie os campos antigos para os novos em papel antes de carregar seja o que for. Por fim importe por camadas, empresas depois contactos depois negócios, testando 10 a 20 registos antes do resto.
O que não se deve migrar para um CRM novo?
Tudo o que não criaria hoje. Contactos sem atividade em dois anos, negócios fechados há tanto tempo que ninguém os reporta, e empresas que já não existem. Uma migração é o único momento em que lhe oferecem uma limpeza, e mover registos mortos custa tempo de importação agora e suja todas as vistas depois.
Por que ordem importar os dados do CRM?
Primeiro empresas, depois contactos, depois negócios, por último notas e atividades. Cada camada referencia a anterior, por isso carregar contactos antes das suas empresas cria registos órfãos que têm de ser religados à mão. Teste a ordem com 10 a 20 registos antes de avançar para a carga completa, já que corrigir a sequência depois dá muito mais trabalho.
Quanto tempo manter o CRM antigo depois de migrar?
Cerca de um mês de acesso de leitura se o contrato permitir, e não como plano B. As primeiras semanas são quando alguém pede exatamente aquilo que não veio, normalmente uma nota ou um campo personalizado que ninguém listou. Mantê-lo legível transforma isso numa consulta em vez de um incidente.
O que costuma faltar numa exportação de CRM?
Os campos personalizados e o corpo das notas. Ambos parecem estar no ecrã e ambos faltam ou vêm cortados no ficheiro exportado com frequência. Verifique-os especificamente contra um punhado de registos que conheça bem, antes de confiar no ficheiro, porque quando der por isso durante a importação o sistema antigo pode já ter desaparecido.
Deve limpar os dados antes ou depois de importar?
Antes, na folha de cálculo, sempre. Fundir duplicados e corrigir valores inconsistentes é muito mais fácil num ficheiro que pode ordenar e filtrar do que numa base de dados com relações já construídas. Limpar depois significa ainda que os registos maus existem nos relatórios durante todo o tempo que a limpeza demorar.