Como encontrar contactos duplicados num CRM

Encontre os duplicados ordenando pelo campo que devia ser único e não pelo nome. Primeiro o email, porque é o único campo que quase toda a gente preenche da mesma maneira. Depois o telefone, sem a formatação. Depois empresa mais apelido, que apanha os casos em que uma ficha tem o endereço do trabalho e a outra o pessoal. O nome é o pior sítio para começar, porque a mesma pessoa aparece como Zé, José e J. Silva e essas três não ficam juntas.

Cada passagem apanha uma coisa

O email apanha a maioria e quase não gera falsos positivos. Duas fichas com um endereço são uma pessoa.

O telefone apanha as fichas criadas a partir de uma chamada ou de um cartão, onde ninguém escreveu um email. Retire espaços, traços e indicativos antes de comparar, ou o mesmo número em dois formatos não se reconhece a si próprio.

Empresa mais apelido apanha o resto e é a passagem que precisa de olhos humanos, porque duas pessoas podem partilhar apelido na mesma empresa.

Decida qual a ficha que sobrevive

Escolha a ficha que fica pelo histórico que transporta e não pela que parece mais arrumada. Uma ficha escassa com três anos de atividade vale mais do que uma completa criada na semana passada.

E junte sempre numa só direção. Juntar A em B e depois B em A deixa uma ficha cujos valores vêm da última execução, e ninguém sabe qual foi.

Juntar raramente tem volta

Verifique antes de começar se o seu CRM consegue desfazer uma junção. Muitos não conseguem, e os que conseguem costumam devolver a ficha sem as suas relações.

Exporte antes as linhas afetadas. São dois minutos que transformam uma operação irreversível numa recuperável, e é a mesma razão pela qual um ficheiro CSV se revê antes de importar e não depois.

Depois, corrija a entrada

Desduplicar é manutenção até mudar o que cria duplicados. As origens habituais são uma importação sem chave de correspondência, um formulário que não verifica fichas existentes e duas pessoas a introduzir o mesmo contacto por vias diferentes.

Dê ao CRM um campo único pelo qual comparar e o problema reduz-se aos casos que exigem mesmo critério. Caso contrário repetirá estas passagens no trimestre seguinte, e é por isso que a limpeza vai para o calendário e que o que se guarda e por quanto tempo se decide uma vez.

Perguntas frequentes

Como se encontram contactos duplicados num CRM?

Ordenando pelo campo que devia ser único e não pelo nome. O email apanha a maioria quase sem falsos positivos. O telefone, sem espaços nem indicativos, apanha as fichas criadas a partir de chamadas. Empresa mais apelido apanha o resto e precisa de revisão, porque duas pessoas podem partilhar apelido na mesma empresa de forma legítima.

Porque é que procurar pelo nome funciona mal?

Porque a mesma pessoa foi introduzida como Zé, José e J. Silva, e isso não fica ordenado junto. Os nomes variam ainda por acentos, apelidos compostos e transcrições. Ordenar por nome encontra os duplicados que já eram evidentes e deixa passar os que custam dinheiro, criados com meses de diferença por pessoas distintas.

Que ficha se deve conservar?

A que transporta o histórico e não a que parece mais completa. Atividade, negócios e notas são caros de recriar; campos vazios são baratos de preencher. Uma ficha escassa com três anos de correspondência vale mais do que uma arrumada criada na semana passada. Junte sempre na mesma direção para o resultado não depender da ordem.

Pode desfazer-se uma junção?

Muitas vezes não, e onde é possível a ficha recuperada volta frequentemente sem as suas relações. Verifique na sua ferramenta antes de começar e não depois. Exportar as linhas afetadas leva dois minutos e transforma uma operação irreversível numa recuperável, o que compensa mesmo quando a ferramenta afirma ter opção de desfazer.

Como se evita que voltem?

Mudando o que os cria. As origens habituais são importações sem chave de correspondência, formulários que não verificam fichas existentes e duas pessoas a introduzir o mesmo contacto por vias diferentes. Dê ao CRM um campo pelo qual comparar de forma fiável, normalmente o email, e restam apenas os casos que exigem uma decisão humana.