Como gerir contactos de empresa num CRM

Guarde a empresa e a pessoa como duas fichas ligadas e não como uma ficha com o nome da empresa escrito num campo. Uma pessoa muda de emprego e uma empresa continua a existir, e uma base de dados que trate a empresa como texto na pessoa não sobrevive a nenhum dos dois casos. Depois de separadas, a pergunta interessante passa a ser o que guarda na ligação e não em cada lado.

Porque é que a empresa precisa de ficha própria

Se escrever o nome em cada pessoa, acaba o ano com quatro grafias da mesma empresa. Acme, Acme Lda, Acme Lda. e ACME não agrupam, e nenhum relatório as consegue contar.

A ficha de empresa guarda também o que pertence à organização e não a ninguém em concreto: o responsável pela conta, o contrato, a data de renovação, o valor total do trabalho feito. Uma empresa ganha ficha com a mesma prova que uma pessoa: se alguma decisão comercial vier a depender dela.

O cargo fica na relação

O que interessa não é normalmente nem a pessoa nem a empresa, mas a ligação: esta pessoa decide o orçamento aqui, aquela é o contacto do dia a dia, uma terceira revê a parte técnica.

Guardar isso como campo na pessoa parte-se assim que ela muda de empresa, porque o cargo ali não é o cargo em qualquer lado. Guardado na ligação, mantém as duas coisas verdadeiras.

Uma pessoa, uma ficha

Quando alguém aparece em duas empresas, é uma ficha de pessoa ligada duas vezes e não duas pessoas. Duplicá-la parte o histórico ao meio e garante que a metade que o próximo colega abrir é a errada.

É a mesma regra que torna tratável encontrar duplicados: a pessoa é o que é único e a empresa é contexto.

Decida quem é responsável pelo quê

A responsabilidade ao nível da empresa e ao nível da pessoa respondem a perguntas diferentes, e ambas são feitas. O responsável pela conta é quem responde pela relação; o do contacto é quem falou com aquela pessoa pela última vez.

Uma equipa pequena pode juntar as duas, mas escreva qual quer dizer. É o campo mais preenchido de forma inconsistente, e a responsabilidade inconsistente é o que devolve uma base limpa à desarrumação em dois trimestres. As agências têm aqui uma nuance adicional, porque a relação com o cliente dura mais do que o negócio.

Perguntas frequentes

Como se guardam empresas e pessoas num CRM?

Como fichas separadas com uma ligação entre elas. Uma pessoa muda de empregador e a empresa continua sem ela, portanto um desenho que guarde a empresa como texto na pessoa não sobrevive a nenhum dos dois casos. Separá-las evita ainda que a mesma organização apareça com quatro grafias, o que impossibilita qualquer contagem por empresa.

Onde fica o cargo de uma pessoa?

Na relação entre pessoa e empresa, não na pessoa. Um cargo só é verdadeiro no contexto de uma organização: quem decide o orçamento aqui não diz nada sobre a posição na seguinte. Guardado na ligação, mantém exatas tanto a ficha da pessoa como a da empresa quando ela mudar de emprego mais tarde.

E se alguém trabalha com duas empresas?

Uma ficha de pessoa, ligada às duas. Criar uma segunda parte o histórico, e a metade que o seu colega abrir será precisamente a que lhe faltava. A ligação é o que transporta o detalhe próprio de cada empresa, como o cargo e a data de início, portanto duas ligações descrevem a situação sem duplicar ninguém.

Quem deve ser responsável por uma ficha de empresa?

Quem responde pela relação no seu conjunto, que nem sempre é quem falou mais recentemente com um contacto específico. São duas perguntas diferentes e ambas são feitas, portanto decida se regista um responsável ou dois e escreva a definição. A responsabilidade inconsistente é das formas mais rápidas de uma base arrumada deixar de ser fiável.

O que fica na ficha da empresa e não na da pessoa?

Tudo o que seja verdade da organização e não de um indivíduo: o contrato, a renovação, o responsável pela conta, o valor total faturado, o setor e a dimensão. Se um campo tivesse de ser repetido igual em cada pessoa daquela empresa, fica na empresa, porque campos repetidos afastam-se e depois contradizem-se.