Como fazer uma ficha de cliente no Excel

Para fazer uma ficha de cliente no Excel, use uma linha por cliente e uma coluna por campo, com quatro grupos de campos: identificação, comercial, operacional e a data do último contacto. Cada campo tem de servir para decidir alguma coisa: a quem ligar, o que oferecer, quanto crédito dar. Todo o campo que não entra numa dessas decisões é trabalho a preencher e ruído a ler.

Que campos deve ter uma ficha de cliente?

Identificação: nome da empresa, pessoa de contacto, telemóvel, email. O nome da empresa tem de ser escrito exatamente da mesma forma em todo o lado, porque é por ele que tudo o resto liga.

Comercial: como chegou até si, o que comprou, quando comprou pela última vez.

Operacional: o que for específico do seu negócio e que muda o que faz. Numa oficina é a matrícula; num escritório de contabilidade é o regime fiscal. Este é o campo que ninguém consegue copiar de um modelo, e normalmente é o mais útil da ficha.

Data do último contacto. Se só puder ter um campo além do nome, é este.

Que campos parecem úteis e não são?

Notas em texto livre sem data. Ao fim de um ano são um bloco impossível de ler e ninguém sabe o que ainda é verdade. O histórico pertence a uma segunda tabela onde cada linha é uma interação com a sua data, não a uma célula que cresce.

Campos que repetem o que já está noutro sítio. Se a morada está na faturação, copiá-la para aqui garante que as duas vão divergir.

Campos "para o futuro". Um campo vazio durante um ano é um campo que se apaga.

As duas listas num só sítio:

Campo	Na ficha?
Identificação: nome da empresa, pessoa de contacto, telemóvel, email	Sim, com o nome da empresa escrito exatamente da mesma forma em todo o lado, porque é por ele que tudo o resto liga
Comercial: como chegou até si, o que comprou, quando comprou pela última vez	Sim
Operacional: o que for específico do seu negócio, como a matrícula numa oficina ou o regime fiscal num escritório de contabilidade	Sim, e normalmente é o campo mais útil da ficha
Data do último contacto	Sim: se só puder ter um campo além do nome, é este
Notas em texto livre sem data	Não: o histórico pertence a uma segunda tabela, uma linha por interação com a sua data
O que repete dados que já estão noutro sítio, como a morada na faturação	Não: as duas cópias vão divergir
Campos "para o futuro"	Não: um campo vazio durante um ano é um campo que se apaga

Que teste tem de passar um campo novo?

Uma pergunta: quem lê isto, e o que muda por causa disso? Se não houver resposta, o campo não está subutilizado, está injustificado. É o mesmo critério que decide que tipos de campo fazem sentido, e é o que separa uma ficha de dez campos que está sempre preenchida de uma de trinta que está sempre a meio.

Uma ficha de cliente deve parecer um formulário?

Uma ficha desenhada como formulário, com caixas e cores e células unidas, lê-se bem e não se consegue filtrar, ordenar nem contar. As células unidas inutilizam qualquer tabela dinâmica, e o próprio guia de tabelas dinâmicas da Microsoft diz para as evitar. A cor não diz nada a uma fórmula. Em Excel a ficha que funciona é uma linha por cliente, com uma coluna por campo. Se quiser ver um cliente isolado num formato agradável, isso é uma vista construída por cima dos dados, nunca a forma como os dados estão guardados. Vale a pena montar a tabela de base primeiro e só depois pensar no aspeto.

Quando é que uma folha de clientes deixa de chegar?

Quando duas pessoas precisam de escrever ao mesmo tempo, quando precisa de saber o que estava na ficha há seis meses, ou quando alguém tem de ser avisado numa data. Nenhum desses se resolve com mais campos, e nenhum depende do número de clientes. Até lá, uma ficha curta e mantida em condições ganha com folga a um formulário completo que ninguém atualiza.

Perguntas frequentes

Para que serve uma ficha de cliente?

Para decidir alguma coisa, não para guardar tudo. A quem ligar, o que oferecer, quanto crédito dar. É esse o propósito todo, e é o que faz com que uma ficha seja curta: cada campo que não entra numa dessas decisões é trabalho a preencher e ruído a ler. Uma ficha de dez campos sempre preenchida vale mais do que uma de trinta sempre a meio.

Quando é que um campo está injustificado e não apenas subutilizado?

Decide-o uma pergunta: quem lê isto, e o que muda por causa disso? Se não houver resposta, o campo não está à espera de que alguém comece a usá-lo, nunca esteve justificado. O mesmo critério também retira campos, e não só os acrescenta. Um campo vazio durante um ano é um campo que se apaga, e um campo "para o futuro" é um que vai apagar daqui a um ano.

Que campos valem quase sempre a pena?

Quatro grupos. Identificação: nome da empresa, pessoa de contacto, telemóvel, email. Comercial: como chegou até si, o que comprou, quando comprou pela última vez. Operacional: o que for específico do seu negócio e que muda o que faz. E a data do último contacto, que é o campo a manter se só puder manter um além do nome.

Que campo de uma ficha nunca se copia de um modelo?

O operacional, e é normalmente o mais útil de todos. Uma oficina regista a matrícula; um escritório de contabilidade regista o regime fiscal. Nenhum modelo sabe qual dos dois, porque esse campo existe para mudar o que se faz a seguir, e o que se faz a seguir é próprio do ofício. Tudo o que um modelo consegue dar é exatamente a parte que menos importa.

Uma ficha deve repetir dados que já estão na faturação?

Não. Copiar a morada garante que as duas versões vão divergir e, a partir daí, nenhuma é de confiança, porque nada diz qual foi editada por último. Deixe o campo onde o trabalho acontece e ligue por algo estável. É para isso que serve o nome da empresa, e é por isso que tem de ser escrito exatamente da mesma forma em todo o lado e não por aproximação.

Uma ficha de cliente deve ter ar de formulário?

A versão guardada não. Uma ficha desenhada como formulário, com caixas, cores e células unidas, lê-se bem e não se consegue filtrar, ordenar nem contar: as células unidas inutilizam qualquer tabela dinâmica e a cor não diz nada a uma fórmula. A forma que funciona é uma linha por cliente e uma coluna por campo. Uma vista agradável constrói-se por cima disso.

É o número de clientes que decide quando deixar a folha de cálculo?

Não, e essa é a parte útil. Os três limites chegam independentemente da dimensão: duas pessoas a precisarem de escrever ao mesmo tempo, precisar de saber o que estava na ficha há seis meses, e precisar que alguém seja avisado numa data. Nenhum se resolve com mais campos e nenhum espera por um número de linhas.