Convenções de nomes no CRM que sobrevivem a uma equipa

Uma convenção de nomes não é uma questão de arrumação. É o que decide se procurar por uma empresa a encontra, e se um relatório conta um cliente ou três.

Não se trata de escolher um nome para o seu sistema de CRM, que é uma questão de marca. São quatro decisões, escritas uma vez, que impedem duas pessoas de registarem o mesmo facto de maneiras diferentes.

Como se escrevem os nomes de empresa num CRM?

O problema que se repete é uma empresa com vários nomes. Acme, Acme Lda, ACME Lda. e Acme, S.A. são quatro fichas, quatro pedaços de um histórico e um relatório de faturação que fica curto precisamente na sua maior conta.

A regra que funciona: guarde a empresa como as pessoas lhe chamam, sem a forma jurídica. Acme, não Acme Lda. Deixe a firma num campo à parte se fatura a partir do CRM, que é onde ela faz mesmo falta. A pesquisa, os relatórios e o reconhecimento humano assentam todos na forma curta, e o sufixo é justamente a parte que muda conforme quem escreveu.

Pela mesma razão, deixe cair os artigos iniciais ("O Grupo Acme" fica arquivado no O) e mantenha as maiúsculas que a própria empresa usa.

Como se dá nome aos campos personalizados de um CRM?

Os campos ganham nome de pergunta durante a configuração e depois são lidos como etiquetas para sempre. "Têm armazém?" lê-se mal em todas as fichas e não ordena por sítio nenhum útil. "Armazém" é o mesmo campo e lê-se como cabeçalho de uma coluna, que é o que é.

Três regras que evitam quase toda a dor:

Nada de abreviaturas que só quem as criou percebe. "VAM" é irrecuperável daqui a oito meses. "Valor anual" não é.

A palavra partilhada primeiro quando os campos andam juntos. "Contrato início" e "Contrato fim" ficam lado a lado numa lista alfabética de campos. "Início do contrato" e "Fim do contrato" não ficam, e todos os seletores de campo do produto são alfabéticos.

Não meta o tipo no nome. "Data de renovação data" acontece mais do que se pensa, e um campo chamado "Notas texto" não diz a quem lê nada que o campo já não dissesse.

O que faz um bom nome de fase?

O nome de uma fase tem de permitir que duas pessoas a olhar para o mesmo negócio concordem sobre onde ele está. Isso funciona quando o nome descreve algo que aconteceu e não uma sensação sobre como está a correr.

"Proposta enviada" é verificável. Ou foi enviada ou não foi. "Morno" não é verificável, e dois comerciais vão colocar o mesmo negócio em sítios diferentes, o que transforma o relatório de pipeline numa medida de otimismo em vez de uma medida de posição.

Curtas, no passado sempre que der, e numeradas só se o seu sistema já não preservar a ordem delas.

Como se devem nomear as etiquetas de um CRM?

As etiquetas são o campo mais livre de qualquer CRM e o que se degrada mais depressa, porque costumam ser uma caixa de texto que cria o que quer que escreva. Seis meses depois tem "grandes contas", "Grandes Contas", "gc" e "grandes-contas-2026", e nenhuma merece confiança num filtro.

Duas regras, tomadas uma vez:

Minúsculas, uma forma só. Escolha minúsculas e mantenha-se nelas, porque a maioria dos campos de etiqueta distingue maiúsculas ao filtrar mesmo quando no ecrã parecem iguais.

Uma etiqueta é uma categoria, não uma nota. Se uma etiqueta só alguma vez se aplicasse a uma ficha, é uma nota. As etiquetas ganham o seu lugar por serem reutilizadas, e uma lista onde quase todas aparecem uma vez é uma lista pela qual ninguém filtra.

Esta é a mais difícil de corrigir depois. Mudar o nome de um campo atualiza uma etiqueta. Arrumar as tags obriga a abrir todas as fichas que carregam a errada, e a confusão só se vê quando já é grande.

Onde deve ficar escrita a convenção de nomes?

Quatro decisões são um documento curto, e um documento que ninguém encontra é o mesmo que documento nenhum. Ponha-o onde a equipa já olha: uma nota fixada, a lista de integração, ou a descrição do próprio campo se o seu CRM o permitir. Uma convenção funciona quando uma pessoa nova a segue sem que lho digam, e isso só acontece se estiver à vista no momento em que ela está a escrever.

Perguntas frequentes

O que é uma convenção de nomes num CRM?

Um conjunto curto de regras sobre como se dá nome a fichas, campos, fases e etiquetas, para que duas pessoas a registar o mesmo facto cheguem ao mesmo resultado. Importa porque a pesquisa e os relatórios dependem ambos de valores idênticos, e pequenas diferenças partem um cliente em vários.

O nome da empresa deve incluir Lda, S.A. ou Unipessoal?

Normalmente não no campo de nome principal. Guarde a forma curta que as pessoas dizem mesmo e deixe a firma num campo à parte se fatura a partir do CRM. O sufixo é a parte que mais varia conforme quem escreve, portanto é a parte que cria duplicados.

Como se devem nomear os campos personalizados de um CRM?

Como etiquetas e não como perguntas, sem abreviaturas, e com a palavra partilhada à frente quando os campos formam um grupo. "Contrato início" e "Contrato fim" ficam agrupados num seletor alfabético, que é como a maioria dos produtos os apresenta. Dê ao campo o nome do que ele guarda e não do relatório que quer tirar dele, porque o relatório muda e o campo não, e um campo chamado "Campanha Q3" sobrevive ao trimestre que lhe deu o nome.

O que faz um bom nome de fase do pipeline?

Um que duas pessoas consigam verificar no mesmo negócio e sobre o qual concordem. As fases que descrevem um acontecimento já ocorrido, como "Proposta enviada", são decidíveis. As que descrevem um sentimento, como "Morno", não são, e transformam o relatório de pipeline numa medida de estado de espírito.