Escolher os tipos de campo certos para os seus dados de vendas

O erro mais comum ao configurar um CRM é usar campos de texto livre para tudo. "Status: ativo" num registo, "Ativo" noutro, "cliente ativo" num terceiro. Três registos, três valores e zero capacidade de filtrar ou gerar relatórios. Os tipos de campo existem precisamente para evitar este tipo de caos de dados.

O problema: os campos de texto livre criam entropia de dados

Sempre que um utilizador digita um valor em vez de o selecionar, introduz variação. Um estudo da Harvard Business Review concluiu que apenas 3% dos dados das empresas cumprem padrões básicos de qualidade. Num CRM, dados de má qualidade significam negócios perdidos: não consegue filtrar por "todos os clientes ativos" se o campo de estado tiver 12 grafias diferentes de "ativo".

Tipos de campo que impõem estrutura

Os CRMs modernos oferecem tipos de campo concebidos para limitar a entrada a valores válidos. Eis os mais importantes:

• Seleção (única e múltipla): Opções predefinidas como "Lead", "Qualificado", "Ganho". Os utilizadores escolhem de uma lista, por isso os valores são sempre consistentes. Use para estado, setor, origem ou qualquer dado categórico.
• Data: Guarda objetos de data reais, não cadeias de texto. "5 de abril" e "05/04/2026" passam a ser o mesmo valor. Pode ordenar, filtrar por intervalo e calcular o tempo entre datas.
• Telefone (com indicativo de país): Valida o formato e guarda o indicativo separadamente. Sem mais dúvidas sobre se "+351 912 345 678" e "912345678" são o mesmo número.
• Moeda: Guarda o montante e o código da moeda em conjunto. 5.000 EUR e 5.000 USD são valores diferentes. Essencial para equipas de vendas internacionais.
• E-mail: Valida o formato na entrada. Deteta "joao@gmial.com" antes de se tornar um e-mail devolvido na sua próxima campanha.
• Relação: Liga registos entre tabelas. Um contacto pertence a uma empresa. Um negócio pertence a um contacto. As relações permitem navegar pelos seus dados como um grafo interligado, e não como linhas isoladas.

Como desenhar o esquema de campos

Comece de forma simples. Ao configurar o CRM pela primeira vez, defina apenas os campos de que precisa hoje, não os que talvez venha a precisar dentro de seis meses. Um bom esquema inicial para uma tabela de contactos:

• Nome (texto)
• Empresa (relação com a tabela de empresas)
• E-mail (e-mail)
• Telefone (telefone com indicativo de país)
• Estado (seleção: Lead, Ativo, Perdido)
• Último contacto (data)
• Valor do negócio (moeda)

Pode sempre adicionar campos mais tarde. Adicionar um campo é barato; limpar seis meses de dados não estruturados num campo de texto é caro.

Exemplos reais de tipos de campo a evitar dados errados

Pense num campo "Data de fecho do negócio". Como texto livre, a sua equipa escreve "próxima sexta", "Q2", "lá para junho" e "2026-06-15". Nada disto pode ser ordenado ou filtrado de forma fiável. Como campo de data, existe exatamente um formato, e o seu relatório de pipeline mostra uma cronologia rigorosa.

Ou veja "Origem do lead". Como texto livre: "Google", "google ads", "Google Ad", "pesquisa paga". Como campo de seleção com opções predefinidas: "Google Ads", "Pesquisa orgânica", "Referência", "Contacto a frio". Agora o seu relatório de atribuição de marketing significa mesmo alguma coisa. Quando apenas 3% dos dados das empresas cumprem padrões básicos de qualidade, um mau desenho de campos é muitas vezes a causa de raiz, e a principal razão pela qual as pequenas empresas abandonam o CRM em poucos meses.

Os tipos de campo certos não se limitam a organizar os seus dados: tornam o seu CRM fiável. E quando a sua equipa confia nos dados, usa mesmo a ferramenta.