Escolher os tipos de campo certos no CRM

O erro mais comum ao configurar um CRM é usar campos de texto livre para tudo. "Estado: ativo" num registo, "Ativo" noutro, "cliente ativo" num terceiro. Três registos, três valores e zero capacidade de filtrar ou gerar relatórios. Os tipos de campo existem precisamente para evitar este tipo de caos de dados.

O problema: os campos de texto livre criam entropia de dados

Sempre que um utilizador digita um valor em vez de o selecionar, introduz variação. Um estudo da Harvard Business Review concluiu que apenas 3% dos dados das empresas cumprem padrões básicos de qualidade. Num CRM, dados de má qualidade significam negócios perdidos: não consegue filtrar por "todos os clientes ativos" se o campo de estado tiver 12 grafias diferentes de "ativo".

Tipos de campo que impõem estrutura

Os CRMs modernos oferecem tipos de campo concebidos para limitar a entrada a valores válidos. Eis os mais importantes:

Seleção (única e múltipla): Opções predefinidas como "Lead", "Qualificado", "Ganho". Os utilizadores escolhem de uma lista, por isso os valores são sempre consistentes. Use para estado, setor, origem ou qualquer dado categórico.
Data: Guarda objetos de data reais, não cadeias de texto. "5 de abril" e "05/04/2026" passam a ser o mesmo valor. Pode ordenar, filtrar por intervalo e calcular o tempo entre datas.
Telefone (com indicativo de país): Valida o formato e guarda o indicativo separadamente. Sem mais dúvidas sobre se "+351 912 345 678" e "912345678" são o mesmo número.
Moeda: Guarda o montante e o código da moeda em conjunto. 5.000 EUR e 5.000 USD são valores diferentes. Essencial para equipas de vendas internacionais.
E-mail: Valida o formato na entrada. Deteta "joao@gmial.com" antes de se tornar um e-mail devolvido na sua próxima campanha.
Relação: Liga registos entre tabelas. Um contacto pertence a uma empresa. Um negócio pertence a um contacto. As relações permitem navegar pelos seus dados como um grafo interligado, e não como linhas isoladas.

Como desenhar o esquema de campos

Comece de forma simples. Ao configurar o CRM pela primeira vez, defina apenas os campos de que precisa hoje, não os que talvez venha a precisar dentro de seis meses. Um bom esquema inicial para uma tabela de contactos:

Nome (texto)
Empresa (relação com a tabela de empresas)
E-mail (e-mail)
Telefone (telefone com indicativo de país)
Estado (seleção: Lead, Ativo, Perdido)
Último contacto (data)
Valor do negócio (moeda)

Pode sempre adicionar campos mais tarde. Adicionar um campo é barato; limpar seis meses de dados não estruturados num campo de texto é caro.

Exemplos reais de tipos de campo a evitar dados errados

Pense num campo "Data de fecho do negócio". Como texto livre, a sua equipa escreve "próxima sexta", "Q2", "lá para junho" e "2026-06-15". Nada disto pode ser ordenado ou filtrado de forma fiável. Como campo de data, existe exatamente um formato, e o seu relatório de pipeline mostra uma cronologia rigorosa.

Ou veja "Origem do lead". Como texto livre: "Google", "google ads", "Google Ad", "pesquisa paga". Como campo de seleção com opções predefinidas: "Google Ads", "Pesquisa orgânica", "Referência", "Contacto a frio". Agora o seu relatório de atribuição de marketing significa mesmo alguma coisa. Quando apenas 3% dos dados das empresas cumprem padrões básicos de qualidade, um mau desenho de campos é muitas vezes a causa de raiz, e a principal razão pela qual as pequenas empresas abandonam o CRM em poucos meses.

Os tipos de campo certos não se limitam a organizar os seus dados: tornam o seu CRM fiável. E quando a sua equipa confia nos dados, usa mesmo a ferramenta.

Perguntas frequentes

Quais são os principais tipos de campo de um CRM?

Seis fazem quase todo o trabalho: seleção (simples e múltipla) para valores categóricos como estado, setor ou origem; data para tudo o que vá ordenar ou medir entre dois pontos; telefone com o indicativo do país guardado à parte; moeda, que guarda o montante e o código da divisa juntos; email, que valida o formato logo na escrita; e relação, que liga um contacto a uma empresa ou um negócio a um contacto. O texto livre é o sétimo e é o que menos convém usar.

Porque é que os campos de texto livre são um problema num CRM?

Porque de cada vez que alguém escreve um valor em vez de o escolher introduz variação. Não consegue filtrar «todos os clientes ativos» se o campo de estado guarda doze maneiras de escrever ativo. Um estudo da Harvard Business Review concluiu que apenas 3 por cento dos dados das empresas cumpre padrões básicos de qualidade, e num CRM a causa costuma ser o desenho dos campos e não o descuido.

O que é um campo de seleção e quando se deve usar?

Um campo de seleção oferece uma lista fixa e a pessoa escolhe, por isso o valor guardado é sempre o mesmo. Use-o para tudo o que é categórico: fase do negócio, origem do contacto, setor, estado do cliente. O teste é se alguma vez vai querer filtrar ou agrupar por esse campo. Se vai, é uma seleção e não uma caixa de texto.

O que é um campo de relação num CRM?

Uma relação liga registos entre tabelas: um contacto pertence a uma empresa, um negócio pertence a um contacto. É o que transforma um conjunto de linhas soltas num grafo por onde se pode navegar. Sem ela acaba a reescrever o nome da empresa em cada contacto, que é o mesmo problema de entropia um nível acima.

Os números de telefone devem ser guardados como texto?

Não. Um campo de telefone valida o formato e mantém o indicativo à parte, para que «+34 612 345 678» e «612345678» sejam o mesmo número em vez de parecerem dois contactos. O mesmo argumento vale para o email, onde validar o formato apanha uma gralha como «gmial.com» antes de se tornar uma devolução na campanha seguinte.

Com que campos deve começar uma ficha de contacto?

Sete chegam no primeiro dia: nome como texto, empresa como relação à tabela de empresas, email, telefone com indicativo, estado como seleção entre contacto, ativo e perdido, último contacto como data e valor do negócio como moeda. Esse esquema responde às perguntas que uma equipa pequena faz mesmo nos primeiros meses.

Quantos campos deve ter um CRM no início?

Só os de que precisa hoje, e não os de que talvez venha a precisar daqui a seis meses. Acrescentar um campo mais tarde é barato. Limpar seis meses de valores sem estrutura acumulados num campo de texto é caro, e é o trabalho que a maioria das equipas nunca chega a fazer.

O que acontece se escolher o tipo de campo errado?

Paga-o na limpeza e não na configuração. Uma data de fecho guardada como texto livre acumula «na próxima sexta», «Q2», «lá para junho» e «2026-06-15», e nada disso se ordena nem se filtra; converter depois é à mão. É por isso que vinte minutos de desenho de campos valem a pena no início: é o momento mais barato que alguma vez vai ter.